Die Top 10 wichtigsten Anwendungsfälle für Workflows

Beekeeper ist eine leistungsstarke Plattform, mit der viele wichtige Arbeitsabläufe optimiert werden können. Dieser Artikel hebt zehn wichtige Anwendungsfälle hervor, die zeigen, wie Sie die Workflows und Formulare von Beekeeper nutzen können, um die Kommunikation, Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Sie eine konsistente Datenerfassung, schnellere Durchlaufzeiten und eine bessere Transparenz gewährleisten.

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über jeden Anwendungsfall und wie Sie ihn mit den Workflows und Formularen von Beekeeper einrichten können:

1. Abwesenheitsantrag

• Überblick: Mitarbeiter können Anträge auf Abwesenheit, wie Urlaubstage, Elternzeit oder persönliche Tage, direkt über Beekeeper einreichen.
• Einrichtung: Erstellen Sie einen Workflow mit einem Formular, das Felder für die Art der Abwesenheit, Start- und Enddatum sowie optionale Kommentare enthält. Leiten Sie die Anfrage zur Genehmigung an den zuständigen Manager weiter. Verwenden Sie Workflow-Aktionen, um Chat-Nachrichten und relevante Aufgaben für die Personalabteilung bereitzustellen.

2. Ärztliches Attest

• Überblick: Mitarbeiter können digitale Kopien von ärztlichen Bescheinigungen für Krankschreibungen einreichen, um eine ordnungsgemäße Dokumentation und Aktenführung zu gewährleisten.
• Einrichtung: Entwerfen Sie ein Formular mit einem Datei-Upload-Feld für die Bescheinigung, das Felder für den Namen des Mitarbeiters und die Daten der Abwesenheit enthält. Konfigurieren Sie den Workflow so, dass das eingereichte Attest an die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung gesendet wird und eine Chat-Bestätigung darüber erfolgt, dass das Dokument an den entsprechenden Kollegen weitergeleitet wurde.
  
  
   

3. Vorfallsbericht

• Überblick: Mitarbeiter können Schäden und Defekte an Infrastruktur, Ausrüstung und Fahrzeugen schnell melden, um schnelles Handeln und eine ordnungsgemäße Dokumentation zu gewährleisten.
• Einrichtung: Erstellen Sie ein umfassendes Formular, das Felder für die Eingabe der Maschinen-, Infrastruktur- oder Fahrzeugnummer, das Hochladen eines Fotos des Schadens und eine detaillierte Beschreibung des Problems enthält. Leiten Sie Übermittlungen automatisch an das zuständige Reparaturpersonal weiter und senden Sie eine Bestätigung an den meldenden Mitarbeiter.

• Fügen Sie Felder für Fotos oder Videos hinzu. Leiten Sie den Bericht zur Überprüfung an Sicherheitsbeauftragte und zuständige Manager weiter. Generieren Sie automatische Aufgaben für Sicherheitsbeauftragte als Aufforderung zum Handeln.

  

4. Meldung über menschliche Zwischenfälle (Vorfallsberichte)

• Überblick:  Mitarbeiter können Vorfälle, Unfälle oder Beinaheunfälle am Arbeitsplatz schnell melden und so wichtige Informationen für die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften liefern.
• Einrichtung:  Entwickeln Sie ein umfassendes Formular mit Feldern für Datum, Uhrzeit, Ort, Beschreibung des Vorfalls, beteiligte Personen und etwaige Zeugen. Fügen Sie optionale Felder für Fotos oder Videos hinzu. Leiten Sie den Bericht zur Überprüfung an Sicherheitsbeauftragte und zuständige Manager weiter. Generieren Sie automatische Aufgaben für Sicherheitsbeauftragte als Aufforderung zum Handeln.
  
  

5. Feedback und Verbesserungsvorschläge

• Überblick: Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, indem Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Rückmeldungen, Vorschläge und innovativen Ideen mitzuteilen.
• Einrichtung: Entwerfen Sie ein einfaches Formular mit offenen Textfeldern, in denen die Mitarbeiter ihr Feedback oder ihre Ideen beschreiben können. Sie können das Feedback mit Dropdown-Menüs kategorisieren (z. B. Prozessverbesserung, Produktvorschlag, Arbeitsplatzumgebung). Leiten Sie die Eingaben an die entsprechenden Abteilungen oder ein spezielles Verbesserungsteam weiter. Um sicherzustellen, dass diese Verbesserungen bearbeitet werden, erstellen Sie Aufgaben und Genehmigungsprozesse sowie zusätzliche Bestätigungen, sobald eine Verbesserung umgesetzt wurde.
   

6. Materialbestellungen und Ersatzbeschaffungsanträge

• Überblick: Optimieren Sie den Ablauf der Bestellung neuer Materialien oder der Anforderung von Ersatz für beschädigte oder verbrauchte Artikel.
• Einrichtung: Erstellen Sie ein Formular mit Feldern für den Artikelnamen, die Menge, die Einheit, den Grund für die Bestellung/den Ersatz und den Standort. Fügen Sie bei Bedarf Optionen für das Anhängen von Fotos hinzu. Leiten Sie die Anfrage zur Erfüllung an das zuständige Beschaffungs- oder Wartungsteam weiter. Sie können auch Bestätigungen generieren, sobald das Material bestellt wurde und zur Verwendung bereit ist.

7. Mitarbeiterdaten

• Überblick: Auch wenn es sich nicht um einen direkten Antrag der Mitarbeiter handelt, können Workflows und Formulare intern von der Personalabteilung verwendet werden, um Mitarbeiterdaten effizient zu verwalten und zu aktualisieren.

• Einrichtung: Erstellen Sie interne Workflows mit Formularen für die Aktualisierung von Kontaktinformationen, Notfallkontakten oder anderen relevanten Mitarbeiterdaten. Implementieren Sie Genehmigungsschritte und stellen Sie die Datenintegrität durch Validierungsregeln sicher.

  

8. Registrierung von Veranstaltungen (Events)

• Überblick: Vereinfachen Sie den Anmeldeprozess für Firmenveranstaltungen, Schulungen oder Workshops.
• Einrichten: Entwerfen Sie ein Anmeldeformular mit Feldern für den Namen des Mitarbeiters, die Abteilung, die bevorzugte Schulungssitzung, diätetische Einschränkungen und besondere Anforderungen. Verwenden Sie Workflows, um Anmeldungen zu verfolgen, Bestätigungs-E-Mails zu versenden und Anwesenheitslisten zu verwalten.
• Tipp: Die Veranstaltungsregistrierung ist jetzt auch mit der Veranstaltungsfunktionalität (Events) verfügbar! Probieren Sie es aus.
  
  

9. Onboarding

• Überblick: Schaffen Sie ein strukturiertes und ansprechendes Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter, indem Sie die wichtigsten Schritte und den Informationsaustausch digitalisieren.
• Einrichtung: Entwickeln Sie Workflows, die neue Mitarbeiter durch die wichtigsten Aufgaben leiten, z. B. das Ausfüllen von HR-Formularen, den Zugriff auf Schulungsmaterialien und die Vorstellung im Team. Verwenden Sie Formulare, um die notwendigen Informationen zu sammeln und den Fortschritt zu verfolgen, zusammen mit Aufgaben, die für bestimmte Tage erstellt werden, um Transparenz und einen reibungslosen Onboarding-Prozess zu gewährleisten.
   

10. Willkommen bei Beekeeper

• Überblick: Bieten Sie neuen Benutzern eine willkommene und informative Einführung in die Beekeeper-Plattform.
• Einrichtung: Erstellen Sie einen Workflow, der für neue Benutzer ausgelöst wird und ihnen die wichtigsten Informationen über die Funktionen von Beekeeper, Aufgaben zur Navigation auf der Plattform, wie z. B. das Hochladen eines Profilbildes oder das Verfassen der ersten Chat-Nachricht, und die Adressen von Hilfeseiten präsentiert. Dies kann Links zu Tutorials, FAQs und Kontaktinformationen für den Support beinhalten.
   

Durch die Umsetzung dieser Anwendungsfälle mit gut durchdachten Workflows und Formularen kann Ihr Unternehmen die Kommunikation erheblich verbessern, die betriebliche Effizienz steigern und Ihre Mitarbeiter befähigen. Ermutigen Sie Ihre Teams, diese Möglichkeiten zu erforschen und auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden.