Events

Die Events-Funktion in Beekeeper vereinfacht die Planung, Freigabe und Nachverfolgung von Unternehmensveranstaltungen - egal, ob es sich um eine Trainingssitzung, ein All-Hands-Meeting oder eine Teamfeier handelt. Globale Admins können Events erstellen und verwalten, während Mitarbeiter Einladungen einsehen und beantworten können. Diese Funktion ist sowohl im Web als auch auf dem Handy verfügbar und ermöglicht einen nahtlosen Zugriff.

Ein Event erstellen

1. Gehe zum Abschnitt Events in der Toolbox.
2. Klicke auf + Event hinzufügen.
3. Gib die Details des Events ein:
   - Event-Name
   - Start- und Enddatum/-zeit
   - Veranstaltungsort (optional)
4. Klicke auf Event speichern.
   Anmerkung: Das Event wird nicht sofort sichtbar sein. Admins müssen erst Teilnehmer einladen, bevor es für Benutzer sichtbar wird.
   

Event bearbeiten

Admins können die Details eines Events jederzeit bearbeiten. Beachte dabei die folgenden Anforderungen:

• Event-Name: Maximal 255 Zeichen.
• Veranstaltungsort: Maximal 255 Zeichen.
• Beschreibung: Unterstützt die in den Steuerelementen oben verfügbare Untermenge.
• Foto-Upload: Erfüllt dieselben Anforderungen wie das Hinzufügen von Streams. Einzelheiten dazu findest Du im Artikel Streams hinzufügen.

Teilnehmer einladen

Nachdem Du ein Event erstellt hast, kannst Du bestimmte Benutzer oder Gruppen einladen:

1. Klicke auf Zielgruppe bearbeiten.
2. Wähle alle, bestimmte Standorte, Gruppen oder Einzelpersonen.
3. Bestätige Deine Auswahl.

Neu hinzugefügte Personen erhalten automatisch eine sofortige Einladung per Chat mit dem Titel und Link zum Event.

Wenn Du alle Benutzer für eure Veranstaltung ansprechen möchtest, hast Du eine der folgenden Optionen:

• Kunden mit Organisationseinheiten können Einladungen an alle Benutzer senden, indem sie das Feld Global im Standort auswählen.
• Kunden ohne Organisationseinheiten können zu Organisationseinheiten upgraden oder eine Gruppe erstellen, die ihren Bedürfnissen entspricht.

Bitte beachte, dass die Einladungen zu Events auf Englisch verschickt werden. Wenn ein Nutzer sie in seiner eigenen Sprache lesen möchte, muss er auf die Schaltfläche „Übersetzen“ klicken.

Teilnahme anzeigen

Admins können die Event-Antworten in Echtzeit verfolgen:

1. Öffne das Event.
2. Klicke auf Antworten, um bestätigte und abgesagte Teilnehmer zu sehen.

Berechtigungen

Globale Admins können:

• Event-Details jederzeit bearbeiten.
• Den Event-Link kopieren, um ihn über andere Kanäle zu teilen.
• Antworten (Bestätigt, Abgesagt) von eingeladenen Personen verfolgen.

Benutzer, die zu einem Event eingeladen wurden, können:

• Event-Details im Web und auf dem Handy ansehen.
• Als teilnehmend oder nicht teilnehmend rückbestätigen.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Beekeeper stellt sicher, dass die Teilnehmer durch automatische Push-Benachrichtigungen informiert bleiben:

• Event-Erinnerungen (für bestätigte Teilnehmer): 24 Stunden vor Beginn des Events
• RSVP-Erinnerungen (für diejenigen, die nicht geantwortet haben): 2 Wochen vor Beginn des Events

Automatisierungen

Mit Hilfe von Workflows können Admins Aktionen auf der Grundlage von Event-Antworten automatisieren. Mit den eventbasierten Auslösern „Nimmt teil“ und „Nimmt nicht teil“ lassen sich automatisierte Abläufe erstellen. Zum Beispiel:

• Senden eines Folgeformulars an Teilnehmer, die daran teilnehmen, um Ernährungseinschränkungen oder -vorlieben zu erfassen.
• Benachrichtigung des HR-Teams, wenn ein Mitarbeiter ein Pflichttraining ablehnt.
• Versenden einer Umfrage nach dem Event, um Feedback zu sammeln und zukünftige Events zu verbessern.
• Benachrichtigung von Managern, wenn ihre direkten Mitarbeiter zu einem obligatorischen Firmenevent zusagen.

Zeitzonen

Events in Beekeeper berücksichtigen Zeitzonen, aber bitte beachte:

• Wenn ein Nutzer ein Event in Zeitzone A erstellt und ein anderer Nutzer in Zeitzone B den Namen oder den Ort des Events bearbeitet, wird die neue Zeitzone B gespeichert und in den Einladungen verwendet.
• Dies kann zu unerwarteten Zeitzonenverschiebungen bei den Teilnehmern führen. Um dies zu vermeiden, muss die Übereinstimmung der Zeitzonen bei der Bearbeitung von Events beibehalten werden.

Häufige Fragen

• Wer kann Events erstellen?
  Nur Globale Admins können Events erstellen und verwalten.
• Können Mitarbeiter ihre eigenen Events erstellen?
  Nein, aber sie können Events, zu denen sie eingeladen sind, sehen und ihnen zusagen.
• Wo kann ich meinen RSVP-Status (meine Antwort) sehen?
  Im Abschnitt „Events“ in der Beekeeper-App.
• Warum sehe ich bestimmte Optionen (Funktionen) nicht?
  Einige Optionen können in Deinem aktuellen Tarif nicht verfügbar sein. Wenn Dir bestimmte Optionen fehlen, wende Dich bitte an Deinen Account Manager, um weitere Informationen zum Upgrade zu erhalten.