Hinzufügen eines Entscheidungsschritts in einem Workflow

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Diese Anleitung erklärt, wie man einen Workflow mit einem Entscheidungsschritt erstellt, der je nach Entscheidung in zwei Sequenzen mit jeweils unterschiedlichen Aktionen aufgeteilt wird. Die Entscheidung wird auf der Grundlage der Antwort auf eine Frage im Formular getroffen.

Problembeschreibung

Martina

• Personalleiterin einer großen Hotelkette
• Erhält täglich viele Urlaubsanträge und muss diese je nach Abteilung des Mitarbeiters an den richtigen Vorgesetzten weiterleiten
• Derzeitiger Prozess für Urlaubsanträge ist auf Papier

Martina ist manchmal frustriert, weil ...

• ... sie jede Woche 3 Stunden damit verbringt, auf Papier eingereichte Urlaubsantragsformulare zu bearbeiten.
• ... die Bewilligung der Anträge und die Abwesenheitsplanung selbst bei rechtzeitig eingegangenen Anträge zu lange dauert.
• ... ungeplante Abwesenheiten Probleme bei der Einsatzplanung verursachen.

Schritte zur Erstellung dieses Workflows

1. Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
   
   
   
2. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
    
   
   
3. Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
   
   
   
   
4. Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
   
   
   
5. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
   
   
   
6. Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll.
   
   
   
   
7. Klicke dann auf die „Aktion hinzufügen“.
   
   
   
8. Wähle die Aktion „Verzweigung bei“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
   
   
   
9. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
   Unsere Bedingung ist folgende:
   Wenn die Abteilung gleich „Reinigung“ ist, senden wir die Chat-Nachricht an Anne, andernfalls senden wir die Chat-Nachricht an Martina.
   
   1. Magische Variable – hier fügen wir das Feld hinzu, das die Verzweigung auslöst. In diesem Fall verzweigen wir bei der Formularantwort, also wählen wir „Antwort“ aus dem Schritt „Antwort eines Formulars abrufen“.
   2. Regel – hier wählen wir die Regel für den Entscheidungsschritt aus. Für die verschiedenen Informationen, anhand derer wir verzweigen wollen, gelten unterschiedliche Regeln. In diesem Fall verzweigen wir anhand der Abteilung (was als Text in ein Textfeld eingetragen wird), weshalb sich die folgenden Regeln am besten eignen: „Enthält“ oder „Gleich wie“. Wählen wir „Gleich wie“.
   3. Wert – dies ist der letzte Teil der Bedingung. Hier müssen wir den Namen der Abteilung „Reinigung“ eingeben.
   
   
   
   
10. Jetzt müssen wir definieren, was geschieht, wenn die Abteilung „Reinigung“ ist, und auch, was geschieht, wenn es eine andere ist.
    
    
11. Klicke auf das + für den Ja-Zweig.
    
    
    
12. Klicke dann auf die Aktion „Chat-Nachricht senden“ und fülle die Details im Feld auf der rechten Seite aus.
    
    1. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist. In unserem Beispiel möchten wir eine Chat-Nachricht an Anne senden, darum suchen wir nach ihr und wählen sie aus der Liste aus.
    2. Nachricht – Gib die Chat-Nachricht ein.
    3. Dateianhänge – Über die magischen Variablen kannst Du das eingereichte Formular im PDF-Format anhängen. Um das zu tun, muss zuerst der Schritt „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ hinzugefügt werden.
    
    
    
    
13. Klicke bei nein auf das + für den Nein-Zweig und setze die Chat-Nachricht für Martina auf.
    
    
14. Als Letztes musst Du überprüfen, ob alle Aktionen korrekt aufgesetzt sind. Korrekt eingegebene Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet: Aktionen, bei denen etwas fehlt oder die inkorrekt eingegeben wurden, sind an einem roten X erkennbar und das entsprechende Feld auf der rechten Seite wird rot hervorgehoben:
    
    
15. Sobald der Workflow überprüft ist, kannst Du ihn speichern und aktivieren.