Erstellen und Bearbeiten von Workflows

• Einleitung: 00:00 - 1:26
• Workflow Schritt für Schritt erklärt: 1:27 - 10:30
• Vorführung des Workflows: 10:31 - 11:48
• Unterstützung zur Einrichtung der Workflows: 11:49 - 12:34

Wie erstelle ich einen Workflow?

1. Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
   
   
   
2. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
        
   
   
3. Gib Deinem Workflow unter den Workflow-Einstellungen einen Namen und eine Beschreibung (optional).
   
   
   
4. Du kannst auch einen benutzerdefinierten Bot aus der Auswahlliste „Delivery Bot“ im Haupteinstellungsfenster auswählen. Vergewissere Dich, dass der Bot im Admin-Bereich > Erweiterungen > Bot-Konten bereits erstellt wurde und dass die Admin-Berechtigungen für den Bot aktiviert sind. Dein neu erstellter Bot wird nun alle Nachrichten, Beiträge und Aufgaben unter dem Namen dieses neuen Bots zustellen.
   
   
   
   Klicke dann auf „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
   
   
5. Wähle einen Auslöser aus der Liste aus und klicke auf „Hinzufügen“.
   
   
   
6. Klicke dann auf das Auslöser-Kästchen und gib auf der rechten Seite die benötigten Angaben ein, z. B. einen Formularnamen.
   
   Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“, um eine Aktion hinzuzufügen.
   
   
7. Wähle eine Aktion aus der Liste aus und klicke auf „Hinzufügen“.
   
   
   
8. Klicke auf das Aktions-Kästchen und gib auf der rechten Seite die benötigten Angaben ein.
   
   Wenn bei allen Auslösern und Aktion(en) die benötigten Angaben eingegeben wurden, erscheint ein grünes Kontrollhäkchen im jeweiligen Kästchen.
   
   
   Wenn Informationen fehlen, erscheint ein rotes X und die fehlende Information wird auf der rechten Seite in rot hervorgehoben.
   
   
   Tipp 1: Um sich auf Informationen des vorherigen Schritts zu beziehen, nutze die „Magischen Variablen“ auf der linken Seite. 
   
   Tipp 2: Du wirst feststellen, dass einige der magischen Variablen ein Fragezeichen enthalten. Das kann daran liegen, dass sie möglicherweise nicht für das Kästchen geeignet sind, das Du ausfüllen möchtest.
   
   
9. Füge weitere Schritte hinzu, um den gesamten Ablauf zu erfassen.
   
   
10. Solltest Du einen Schritt vergessen haben, kannst Du ihn einfach mithilfe des + zwischen zwei Schritten einfügen. Du kannst die Schritte jedoch nicht neu anordnen. Sollte das nötig sein, musst Du den falsch platzierten Schritt löschen und ihn an der korrekten Stelle des Ablaufs neu einfügen.
    
    
    
    
11. Während Du weitere Schritte zu Deinem Workflow hinzufügst, wirst Du feststellen, dass sich die Liste der magischen Variablen erweitert. Das ermöglicht Dir eine größere Flexibilität bei den weiteren Schritten.
    
    
    
    
12. Sobald Du alle Schritte zu Deinem Workflow hinzugefügt hast, speichere ihn, um die Konfiguration zu bestätigen.
    
    
13. Sobald der Workflow gespeichert und einsatzbereit ist, aktiviere ihn, indem Du den Status auf „Aktiv“ setzt.
    
    

Wie bearbeite ich meinen Workflow?

1. Um Deinen Workflow zu bearbeiten, gehe zum Admin-Bereich, klicke auf „Toolbox“ und wähle „Workflows“.
   
   
   
   
2. Klicke dann auf den Workflow, den Du bearbeiten möchtest.
   
   
   
3. Führe dazu dieselben Schritte aus, wie beim Erstellen eines neuen Workflows.

Häufige Fragen:

F: Wenn in einem bestimmten Workflow Vorgänge „in Bearbeitung“ sind, was passiert mit ihnen, wenn ich etwas im Workflow ändere? Würden sie entsprechend dem Entwurf zum Zeitpunkt des Aufsetzens fortgesetzt?
A: Änderungen an der Workflow-Struktur wirken sich nicht auf bestehende (laufende) Ausführungen aus, d. h., er wird entsprechend der vorherigen Einstellung fortgesetzt. 

F: Wenn für einen bestimmten Workflow Vorgänge „in Bearbeitung“ sind, was passiert mit ihnen, wenn ich den Workflow deaktiviere? Wird er trotzdem wie geplant bis zum Ende ausgeführt?

A: Ja, er wird trotzdem wie geplant ausgeführt und abgeschlossen.