Die Funktion im Workflows-Editor für das Hinzufügen von Anhängen ermöglicht es Dir, Deinen Workflows Dateien und Dokumente anzuhängen. In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie's geht.

Anhänge hinzufügen

Im Workflow-Editor kannst Du verschiedensten Aktionen über die Option „Anhänge hinzufügen“ Deine Anhänge hinzufügen, z. B.:

• Beitrag erstellen
• Chat-Nachricht senden und Nachricht an Gruppen-Chat senden
• Aufgabe erstellen und andere aufgabenbezogene Blöcke, einschließlich Genehmigungsanfragen
• E-Mail senden
• In die Dokumentbibliothek hochladen

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, Anhänge hinzuzufügen:

1. Anhang über die magischen Variablen hinzufügen

Mit dieser Option kannst Du Dateien berücksichtigen, die vom Workflow selbst generiert wurden, z. B. PDF-Dateien, die aus einem eingereichten Formular generiert wurden, und Dateien, die bereits in Beekeeper gespeichert sind, wie z. B. Bilder, die an ein Formular angehängt sind, oder den Avatar eines Nutzers. Um diese Option zu verwenden:

1. Klicke beim entsprechenden Workflow-Schritt rechts auf „Anhänge hinzufügen“.
2. Wähle die Option „Von magischen Variablen“.
3. Wähle die entsprechende magische Variable auf der linken Seite aus, die die gewünschte Datei enthält.
   
   

2. Anhang vom Computer hochladen

Mit dieser Option kannst Du Dateien direkt von Deinem Computer hochladen und in Deinen Workflow integrieren. Und so geht's:

1. Klicke beim entsprechenden Workflow-Schritt rechts auf „Anhänge hinzufügen“.
2. Wähle die Option „Von Deinem Computer“.
3. Füge eine oder mehrere Dateien hinzu, indem Du sie markierst und ins Fenster ziehst oder Deinen PC danach durchsuchst. Klicke auf „Hochladen“, um die Dateien anzuhängen. Die maximale Dateigröße für Videos beträgt 50 MB und 10 MB für andere Dateien.

3. URL/Link hinzufügen

Die Eingabeoption für URLs bzw. Links, ermöglichen es Dir, Anhänge als internen Beekeeper-URLs hinzuzufügen. Diese URLs sollten das Element „/artifacts/“ oder „/api/2/files/key“ enthalten. Befolge zum Hinzufügen diese Schritte:

1. Klicke beim entsprechenden Workflow-Schritt rechts auf „Anhänge hinzufügen“.
2. Wähle die Option „Von URL/Link“.
3. Füge die interne Beekeeper-URL (also den Link zu einer Ressource) ein oder nutze die magischen Variablen.

Es ist möglich, magische Variablen für die Eingabe von URLs/Links zu verwenden, was für die Erstellung von dynamischen URLs/Links hilfreich ist.

Du kannst keine Dateien aus externen Quellen anhängen, d. h. keine Dateien aus einer anderen Domain als eurer Beekeeper-Domain. Dies gilt auch für Dateien aus der Dokumentbibliothek, welche über SharePoint integriert wurden.

Zum Einsatz kommt diese Option, wenn Du Dateien aus der Dokumentbibliothek (ohne integrierte SharePoint-Dateien) hinzufügen möchtest. Der Link kann dann aus der Kolonne „Aktionen“ kopiert und im Anhang-Feld eingefügt werden:

Einschränkungen

Auch wenn Anhänge den Einsatz Deiner Workflows erweitern können, solltest Du über bestimmte Einschränkungen Bescheid wissen:

• Anzahl der Anhänge: Die Anzahl der Anhänge ist begrenzt. Du kannst einer einzelnen Aufgabe nur einen Anhang hinzufügen und über einen Block kann nur eine einzige Datei in die Dokumentbibliothek hochgeladen werden. Für andere Blöcke ist die Anzahl der Anhänge auf 50 begrenzt.
• Einschränkungen der Quellen: Wie bereits oben erwähnt, ist das Anhängen aus externen Quellen nicht möglich. Diese Einschränkung gilt auch für Dateien aus der Dokumentbibliothek, welche über SharePoint integriert wurden.
• Dateigröße: Für die Aktion „E-Mail senden“ darf die Gesamtgröße aller Anhänge 10 MB nicht überschreiten.
• Leistungseinschränkung: Große Anhänge können die Leistung des Workflows beeinträchtigen, daher sollte bei Anhängen die Dateigröße berücksichtigt werden.