Erstellen von Workflows mit Auslöser „Am Datum“

Der „Am-Datum“-Auslöser in Beekeeper Workflows bietet eine leistungsstarke, native Lösung zur Automatisierung wichtiger Aktionen basierend auf bestimmten Datumsangaben im Benutzerprofil. 
Es handelt sich um eine erstklassige, datumsbasierte Workflow-Funktion, die Workflows automatisch genau dann startet, wenn ein relevantes Datum im Mitarbeiterprofil eintritt – ganz ohne manuelle Nachverfolgung.

Wichtige Vorteile der Funktion sind:

• Funktioniert mit jedem benutzerdefinierten Datumsfeld: Kann mit jedem Profilfeld vom Typ Datum verwendet werden – unabhängig davon, ob das Feld öffentlich oder privat ist.
• Flexible Zeitplanung: Unterstützt präzise Versätze (z. B. X Tage/Wochen/Monate vorher oder nachher, am selben Tag) und kann für wiederkehrende (z. B. jährlich) oder einmalige Ereignisse konfiguriert werden.
• Datenschutzkonform: Ermöglicht gezielte Aktionen auf Basis sensibler Datumsangaben und wahrt gleichzeitig die Privatsphäre, da die Profil-Daten für die allgemeine Nutzerbasis verborgen bleiben.

Beispiele für Einsatzmöglichkeiten

Der vielseitige Auslöser kann für eine Vielzahl von Anwendungsfällen in den Bereichen Feierlichkeiten, Betrieb und Compliance genutzt werden:

• Feierlichkeiten: Eine Erinnerung an Führungskraft und Kolleg:innen auslösen, um eine persönliche Gratulation zum Geburtstag eines Mitarbeiters zu verfassen
• Anerkennung: Einen Team-Shout-out und eine Belohnung zum Dienstjubiläum für das Datum des Arbeitsjubiläums vorschlagen.
• Onboarding: Eine Preboarding-Aufgabenliste für HR und die Führungskraft basierend auf dem Eintrittsdatum generieren.
• Offboarding: Eine Exit-/Offboarding-Checkliste sowie den Entzug von Zugriffsrechten basierend auf dem Austrittsdatum starten.
• Compliance: HR und den Mitarbeiter benachrichtigen, um die Verlängerung eines Visums zu starten.

• Management: Die Führungskraft daran erinnern, zum Ende der Probezeit eine Leistungsbeurteilung durchzuführen.

   

🔧 So richtest du den „Am-Datum“-Auslöser ein

1. Füge den „Am-Datum“-Auslöser zu deinem Workflow hinzu.
2. Wähle ein Profilfeld vom Typ Datum aus dem Dropdown-Menü aus. Dieser Auslöser funktioniert nur mit Profilfeldern vom Typ Datum. Beispiel: Wähle „Geburtsdatum“, um an den Geburtstagen der Nutzer auszulösen.
3. Wähle aus, wann der Workflow in Bezug auf das ausgewählte Datum ausgelöst werden soll.

• Am exakten Datum – Wird am exakten Datum ausgelöst. Beispiel: Eine Geburtstagsnachricht am Geburtstag des Nutzers.
• Tag vorher / Tag später – Wird einen Tag vor oder nach dem Datum ausgelöst. Beispiel: Eine Erinnerung am Tag vor Vertragsbeginn.
• Woche vorher / Woche später – Wird am Montag der Woche vor oder nach dem Datum ausgelöst. Beispiel: Fällt ein Geburtstag auf einen Mittwoch, wird der Workflow am Montag davor ausgelöst.
• Monat vorher / Monat später – Wird genau einen Monat vor oder nach dem ausgewählten Datum ausgelöst.
• Benutzerdefinierte Tage vorher / Benutzerdefinierte Tage nachher – Lege eine exakte Anzahl an Tagen vor oder nach dem Datum fest. Beispiel: 5 Tage vor dem Eintrittsdatum bedeutet, dass der Workflow 5 Tage im Voraus ausgelöst wird.

4. Wähle die Wiederholung – Lege fest, ob dieser Workflow einmalig oder jedes Jahr ausgelöst werden soll.

🧩 Wie es in einen Workflow passt

Der „Am-Datum“-Auslöser führt für jede Person, die die Kriterien erfüllt, einen separaten Workflow aus. Wenn zum Beispiel heute fünf Personen Geburtstag haben, wird der Workflow fünfmal ausgeführt – jede Ausführung bezieht sich jeweils auf eine einzelne Person. Es ist nicht möglich, in derselben Workflow-Ausführung auf alle Personen zu referenzieren, die die Auslöser-Kriterien erfüllen.

Sobald der Auslöser aktiviert wird:

• Du kannst Profildaten abrufen, um Nachrichten oder Aktionen zu personalisieren.

• Du kannst neue Daten berechnen (z. B. 7 Tage hinzufügen).

• Du kannst bis zu einer bestimmten Uhrzeit warten, bevor der Workflow fortgesetzt wird.

• Du kannst Nachrichten senden, Aufgaben zuweisen oder Teammitglieder benachrichtigen.

All diese Schritte sind im Drag-and-Drop-Workflow-Builder konfigurierbar.

Datacenter-spezifische Auslöser-Zeit

Der Auslöser wird um 03:00 Uhr in der Zeitzone des Rechenzentrums ausgeführt, in dem dein Account gehostet wird, mit einer kleinen zufälligen Verzögerung (bis zu 30 Minuten), um einen reibungslosen Systembetrieb sicherzustellen.

Der „Am-Datum“-Auslöser wird täglich basierend auf der Zeitzone des Rechenzentrums ausgewertet:

• EU/DE/CH: CET (Mitteleuropäische Zeit)

• US: PST (Pacific Standard Time)
  Das bedeutet folgende lokale Zeiten in den verschiedenen US-Zeitzonen:Hawaii: 01:00 Uhr
  - Alaska: 02:00 Uhr
  - Los Angeles (PST): 03:00 Uhr
  - Denver: 04:00 Uhr
  - Dallas: 05:00 Uhr
  - New York: 06:00 Uhr

Die oben genannten Zeiten gelten für die Normalzeit (Winterzeit). Während der Sommerzeit werden Auslöser eine Stunde später ausgeführt.

Häufig gestellte Fragen

• Funktioniert der „Am-Datum“-Auslöser für gesperrte Benutzer?
  
  Nein. Der „Am-Datum“-Auslöser findet alle Benutzer, die die Kriterien erfüllen und nicht gesperrt sind. Dazu zählen sowohl aktive Benutzer als auch Benutzer, die sich noch nie angemeldet haben.
   

• Kann ich mehrere Personen in einem Geburtstagsbeitrag erwähnen, der durch einen „Am-Datum“-Workflow erstellt wird?
  
  Nein. Der „Am-Datum“-Auslöser führt für jede Person, die die Kriterien erfüllt, einen separaten Workflow aus. Wenn zum Beispiel heute fünf Personen Geburtstag haben, wird der Workflow fünfmal ausgeführt – jede Ausführung bezieht sich jeweils auf eine einzelne Person. Es ist nicht möglich, alle Personen, die die Auslöser-Kriterien erfüllen, in derselben Workflow-Ausführung zu referenzieren, z. B. um sie gemeinsam in einem Feierlichkeitsbeitrag zu erwähnen.
   

• Wie stelle ich sicher, dass Nachrichten während der Geschäftszeiten gesendet werden?
  
  Auch wenn du weißt, zu welcher Uhrzeit der „Am-Datum“-Auslöser ausgeführt wird, kannst du die Aktion „Warten bis“ verwenden, um jede Aktion in deinem Workflow nach Bedarf zu verzögern.