Ein Jira-Ticket aus einer Beekeeper-Formulareingabe über Zapier erstellen

Voraussetzungen:

• Zugriff auf Beekeeper mit Admin-Berechtigung zur Erstellung von Formularen.
• Ein Jira-Konto mit den erforderlichen Berechtigungen zur Erstellung von Tickets.
• Ein Zapier-Konto, um Beekeeper mit Jira zu verbinden.

Folge diesen Schritten, um einen automatisierten Workflow einzurichten, der bei jeder Formulareinsendung in Beekeeper automatisch ein Jira-Ticket erstellt:

Schritt 1: Formular in Beekeeper erstellen

1. Melde Dich im Beekeeper-Admin-Bereich an.
2. Navigiere zu „Toolbox“ > „Formulare“.
3. Klicke auf „Neu hinzufügen“ und gestalte Dein Formular:
   • Füge die erforderlichen Felder hinzu (z. B. Name, Problembeschreibung, Priorität).
   • Stelle sicher, dass die Felder den Daten entsprechen, die Du im Jira-Ticket berücksichtigen möchtest.
4. Speichere und veröffentliche das Formular.

Schritt 2: Zap in Zapier einrichten

1. Melde Dich bei Zapier an.
2. Klicke auf „Zap erstellen“.
3. Wähle die Webhooks-App:
   • Suche nach und wähle „WebHooks by Zapier“ als Trigger-App.
   • Wähle das Trigger-Event „Catch Hook“.
   • Zapier stellt Dir eine einzigartige WebHook-URL bereit.
4. Kopiere die Webhook-URL und gehe zu den Formulareinstellungen in Beekeeper:
   • Füge die Webhook-URL in das Feld „WebHook-URL“ der Formulareinstellungen ein.
   • Speichere die Änderungen.
5. Teste den Trigger, um sicherzustellen, dass Zapier eine aktuelle Formulareingabe erkennt.

Schritt 3: Beekeeper-Nutzer finden

1. Füge einen neuen Aktions-Schritt zu Deinem Zap hinzu.
2. Wähle die Beekeeper-App:
   • Suche nach und wähle „Beekeeper“ als Aktions-App.
   • Wähle das Aktions-Event „Find User“.
   • Verbinde Dein Beekeeper-Konto und autorisiere Zapier.
3. Konfiguriere die Suchkriterien:
   • Ordne dem Suchfeld eine eindeutige Kennung (z. B. E-Mail-Adresse) aus der Formulareingabe zu.
4. Teste die Aktion, um sicherzustellen, dass die korrekten Nutzerdaten abgerufen werden.

Schritt 4: Nutzer in Jira finden

1. Füge einen weiteren Aktions-Schritt zu Deinem Zap hinzu.
2. Wähle die Jira-App:
   • Suche nach und wähle „Jira Software Cloud“ (oder die entsprechende Jira-Version).
   • Wähle das Aktions-Event „Find User“.
   • Verbinde Dein Jira-Konto und autorisiere Zapier.
3. Konfiguriere die Suchkriterien:
   • Ordne die E-Mail-Adresse aus dem vorherigen Beekeeper-Suchschritt der Jira-Nutzersuche zu.
4. Teste die Aktion, um sicherzustellen, dass die korrekten Jira-Nutzerdaten abgerufen werden.

Schritt 5: Jira-Aktion konfigurieren

1. Füge einen neuen Aktions-Schritt zu Deinem Zap hinzu.
2. Wähle die Jira-App:
   • Suche nach und wähle „Jira Software Cloud“ (oder die entsprechende Jira-Version).
   • Wähle das Aktions-Event „Create Issue“.
   • Verbinde Dein Jira-Konto und autorisiere Zapier.
3. Konfiguriere die Jira-Ticket-Felder:
   • Ordne die Formularfelder aus Beekeeper den Jira-Feldern zu (z. B. Formularname zum Ticket-Titel, Problembeschreibung zur Ticket-Beschreibung).
   • Falls erforderlich, füge Nutzerdaten aus den vorherigen Schritten hinzu.
   • Bestimme das Projekt, den Ticket-Typ und die Priorität.
4. Teste die Aktion, um sicherzustellen, dass ein Ticket in Jira erstellt wird.

Schritt 6: Zap aktivieren

1. Benenne Deinen Zap (z. B. „Beekeeper-Formular zu Jira-Ticket“).
2. Schalte den Zap auf „ON“.

Schritt 7: Workflow testen

1. Reiche ein Testformular in Beekeeper ein.
2. Überprüfe Dein Jira-Projekt, um sicherzustellen, dass ein Ticket mit den korrekten Details erstellt wurde.

Fehlerbehebung

• Formulareingaben lösen den Zap nicht aus: Stelle sicher, dass die WebHook-URL korrekt in den Beekeeper-Formulareinstellungen eingefügt wurde und dass Einsendungen protokolliert werden.
• Jira-Ticket wird nicht erstellt: Überprüfe die Authentifizierung im Jira-Schritt und stelle sicher, dass die erforderlichen Felder korrekt zugeordnet sind.
• Fehlermeldungen bei der Feldzuordnung: Stelle sicher, dass alle Pflichtfelder in Jira eine entsprechende Eingabe aus dem Beekeeper-Formular haben.