Dieses Tutorial dient als schrittweise Anleitung für die Einrichtung eines Beekeeper-Chatbot, der zum Abruf von Dateien von Google Drive verwendet werden kann.
Nach Abschluss dieses Tutorials kannst du deinen Beekeeper-Tenant für den nahtlosen Zugriff auf alle deine wichtigsten Dokumente und Dateien über einen einfachen Beekeper Chat konfigurieren.
Anfangskenntnisse und Ressourcen
Dieses Tutorial nimmt an, dass du unsere Seite Beekeeper Zapier besucht und Folgendes erledigt hast:
- Ein Admin-aktivierter, für Nutzer sichtbarer Beekeeper Bot
- Ein Premium-Abonnement für dein Zapier-Konto (für diesen Chatbot sind Zaps mit mehreren Schritten erforderlich)
- HINWEIS: Wenn du diese Funktionalität gerne testen möchtest, bevor du ein Premium Zapier-Konto abonnierst, beachte bitte das 14-Tage-Demoversion-Angebot mit Premium-Funktionen
- Ein Google Drive-Konto, das Du zum Speichern von nützlichen Dateien verwendest
Chat Trigger Setup
1.) Öffne Zapier und beginne mit der Erstellung eines neuen Zap. Klicke dafür auf Einen Zap erstellen! in der oberen rechten Ecke des Fensters. Das öffnet die Zapier-Setup-Seite und du wirst gebeten, App & Ereignis zu wählen.
Für unseren Chatbot soll dieser Zap ausgelöst werden, wenn jemand eine Nachricht in Beekeeper an den Bot sendet. Daher wählst du im öffnenden Dialogfeld die Beekeeper-App und das Auslöseereignis (Sofort) Neue Chat-Nachricht.
2.) Wenn du auf der Seite Konto wählen ankommst, verbindest du den Zap mit deinem eigenen Beekeeper-Tenant mithilfe deiner Domäne und deines Bot-Token.
Es wird dringend empfohlen, einen dedizierten Beekeeper-Bot zu erstellen, da die Wiederverwendung bestehender Bots zu Problemen bei der bestehenden Funktionalität führen kann. In diesem Beispiel haben wir einen Bot mit dem Namen Google Drive Chatbot erstellt.
3.) Dann bist du auf der Seite Daten finden. Vor Auswahl einer der Testoptionen (erfolgt dies mit einem brandneuen Bot schlägt der Test fehl und gibt keine Daten aus), öffnest du deinen Beekeeper-Tenant.
4.) In Deinem Beekeeper-Tenant erstellst Du eine neue Direktnachricht mit dem in Schritt 2 gewählten Bot und sendest dem Bot eine Nachricht. Zum Beispiel: Hallo Google Drive Chatbot:
5.) Gehe zu Zapier zurück und (wenn Deine Nachricht noch nicht ausgefüllt wurde,) wählst du eine der zwei Test-Optionen. Sobald eine Nachricht im Abschnitt Daten finden erscheint, bestätigst du, dass der Bot neue Chats registriert, indem du das Feld Text überprüfst. Wie du siehst, lautet der Text in Nachricht A unten Hello Google Drive Chatbot.
6.) Klicke auf Bearbeitung erledigt und fahre mit der Einrichtung von Google Drive fort!
Google Drive-Verbindung
1.) Für die nächste Aktion musst du eine andere App und anderes Action Event wählen. Wähle dafür die Google Drive-App und die Option Eine Datei finden im Abschnitt Suche.
Jetzt bietet sich auch die Gelegenheit, durch die anderen Google Drive Action Events zu scrollen, um die Einsatzflexibilität zu sehen, welche die Integration von Google Drive bieten kann! Bei diesem Tutorial geht es nur um den einfachen Abruf einer bestimmten Datei, aber man kann mit Zapier auch Dateien hochladen, Ordner erstellen, Genehmigungen bearbeiten und vieles mehr.
2.) Auf der Seite Konto wählen wählst du das Google Drive-Konto, aus dem du Dokumente abrufen möchtest, oder Neues Konto hinzufügen, wenn das gewünschte Drive-Konto nicht im Dropdown-Menü ist.
3.) Auf der Seite Datei benutzerdefinieren beginnen wir mit der Einrichtung der Kernfunktionalität unseres Datei-Retrievers. Von den vier verfügbaren Feldern ist nur Dateiname ein Pflichtfeld. Die Schaltfläche zum Einfügen eines Felds auf der rechten Seite verwenden, um die von Beekeeper-Chat generierten Daten anzuzeigen.
4.) Dieser Chatbot soll ermöglichen, dass ein Nutzer eine Datei anfordern kann, indem er einfach den Namen der Datei in eine Chat-Nachricht mit dem Bot eingibt. Zum Aufbau dieser Funktion wollen wir das Feld Nachrichtentext aus dem Abschnitt (Sofort) Neue Chat-Nachricht in Beekeeper wählen.
HINWEIS: Dieser Bot verlangt zwingend, dass Nutzer den Namen der gesuchten Datei kennen. Daher habe ich in diesem Zap das Feld Ordner gewählt, um einen Ordner in meinem Google Drive anzugeben, der nur die Dateien enthält, deren Namen der Nutzer erstens kennt und zweitens, auf die der Nutzer zugreifen muss. (In diesem Beispiel haben wir diesen Ordner Zapier-Dateien genannt)
5.) Auf der Seite Daten senden musst du überprüfen, dass sich der anfängliche Test-Chat-Text im Feld Dateiname befindet und alle sonstigen Benutzerdefinitionen in den Daten zu sehen sind. Bei dieser Gelegenheit solltest du dir noch einen Moment Zeit nehmen, um zu Google Drive zu wechseln und eine Datei mit einem Namen zu erstellen, der exakt der anfänglichen Testnachricht entspricht.
Außer es existiert eine Datei mit diesem Namen, ruft eine der Schaltflächen Test & Prüfung bzw. Test & Fortsetzen Google Drive erfolgreich ab, aber keine davon wird eine tatsächliche Datei zurückgeben.
6.) Wenn du diese Datei erstellt hast, testest du die Daten erneut und prüfst, ob eine Datei ausgegeben wird.
HINWEIS: Bei der Suche nach einer Datei ignoriert Google ausgelassene Endungen (testDateigibt testDatei.pdf aus) und beachtet keine Groß- und Kleinschreibung (TeStDatei gibttestDatei.pdf aus).
7.) Nachdem die Datei jetzt erfolgreich identifiziert ist, bearbeitest du den zweiten Schritt von Zapier fertig und fügst einen endgültigen Schritt hinzu, indem du auf das Plus-Zeichen direkt unter dem Schritt Eine Datei in Google Drive finden klickst.
Daten zurück in Beekeeper geben
1.) Richte diesen Schritt genau wie den Chat Trigger Setup ein, außer dass du für Action Event wählen Antwort an Chat senden wählst.
2.) Stelle sicher, dass das Beekeeper-Konto, das du für Konto wählen wählst, derselbe Bot ist, den du im Chat Trigger Setup erstellt hast.
3.) Wenn die Vorlage Nachricht benutzerdefinieren ausgefüllt wird, muss zuerst das Feld Chat-Konversation ausgefüllt werden. Verwende die Schaltfläche zum Einfügen eines Felds, um den Nutzer zu wählen (und damit die Chat-ID), von dem aus du den Test-Chat gesendet hast, damit der Chatbot auf den korrekten Chat antwortet.
Wenn es mehrere Optionen gibt und du nicht weißt, welche du wählen sollst, wähle die Option Benutzerdefinierten Wert verwenden (erweitert), und im neuen Feld Benutzerdefinierter Wert für Chat-Konversation-ID wählst du Konversations-IDvom Abschnitt (Sofort) Neue Chat-Nachricht in Beekeeper. (Das ist auch eine gute Methode für eine Plausibilitätsprüfung des Werts für Personen, die nicht die Option mit benutzerdefiniertem Wert verwenden.)
4.) Kombiniere deinen eigenen Text frei mit verfügbaren Datenfeldern vom Beekeeper-Schritt sowie vom Google Drive-Schritt. In meiner Vorlage habe ich folgende Felder verwendet: den Displaynamen des Senders von Beekeeper, den Titel von Google Drive und den Alternativen Link von Google Drive.
5.) Gehe zum Schritt Daten senden und teste den Bot.
6.) Wenn dies erfolgreich war, prüfst du den anfänglichen Beekeeper-Chat auf eine Antwort!
7.) Wenn Zapier einen erfolgreichen Test protokolliert hat, sollte unten auf der Seite eine Registerkarte mit der Option zum Einschalten von Zap erscheinen. Verwende diese Registerkarte oder schalte Zap oben rechts auf der Seite an bzw. aus und mache dich vertraut mit der Power von Chatbots auf Zapier-Basis!
HINWEIS: Der Aktionsname lässt zwar vermuten, dass der Chatbot sofort bereit ist, doch für kostenlose Zapier-Konten kann es zu Verzögerungen von bis zu 15 Minuten kommen.
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