Formulareingaben als E-Mail weiterleiten (mit Zapier)

Mithilfe der Beekeeper-Formularfunktion können eingereichte Formulare an einen Stream oder einen Chat weitergeleitet werden. Wenn Formulareingaben an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden sollen, ist das mithilfe von Zapier möglich. Dafür benötigt man ein gültiges Zapier-Konto.

Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie der Zap aufgesetzt wird.

Die erste App: Webhooks von Zapier

In diesem Schritt rufen wir die Daten des eingereichten Formulars in Zapier ab.

1. Beginne in Zapier.
2. Wähle "App & Event"
   Setze den Zap auf, indem Du die App "Webhooks by Zapier" und den Trigger-Event "Catch Hook" verwendest.
   
   
3. Benutzerspezifische Anpassung (Customize Request)
   Kopiere die Custom Webhook URL
   
   
   
4. Gehe zurück zum Formular im Beekeeper-Admin-Bereich, klicke auf "Webhook festlegen" und füge die Custom Webhook URL im entsprechenden Feld im eingeblendeten Fenster "Webhook festlegen" ein.
   
5. Fülle das Formular einmal aus, um sicherzustellen, dass die Daten richtig generiert werden.
   
   
6. Gehe zurück zu Zapier, prüfe, ob eine Anfrage (Request) generiert wurde und klicke dann auf "Continue".

Die zweite App: Beekeeper

In diesem Schritt rufen wir die eingetragene E-Mail-Adresse des Formularsenders ab. Du kannst diesen Schritt überspringen, wenn Du die Einsendung an eine statische E-Mail-Adresse senden möchtest.

1. Wähle "App & Event"
   Setze Deine zweite App in Zapier auf. Wähle die App "Beekeeper" und den Action-Event "Find User".
   
   
   
2. Wähle das Konto (Choose Account)
   Erstelle einen Bot in Deinem Beekeeper-Konto (in Deinem Admin-Bereich unter Erweiterungen > Bot-Konten) und gehe zurück zu Zapier, um ihn einzurichten.
   
   
   
3. Benutzerspezifische Angaben (Customize User)
   Starte eine Suchanfrage (Search Query). Dafür können jegliche von der App übermittelte Daten aus Punkt 1 verwendet werden. Klicke in das "Search-Query"-Feld, um die Optionen zu sehen, oder beginne "Payload Submitted By: {{User_ID}}" einzutippen. Das ermöglicht es Dir, nach dem Sender des Formulars anhand seiner Nutzer-ID zu suchen.
   
   
   
4. Sende die Daten
   Teste Deine Aktion, indem Du auf "Test & Continue" klickst.
   

Die dritte App: Dein E-Mail-Anbieter

In diesem Schritt versenden wir die E-Mail mit Google Mail.

1. Wähle "App & Event"
   Wähle Deine App, z. B. Gmail or Email by Zapier und den entsprechenden Action-Event, z. B. "Send Email".
   
   
   
2. Wähle ein Konto (Choose Account)
   Verbinde Dein E-Mail-Konto mit Zapier.
   
   
   
3. Benutzerdefinierte E-Mail-Einstellungen (Customize Email)
   Passe Deine E-Mail-Einstellungen an und klicke auf "Continue", wenn Du soweit bist:
   • To: Bestimme, an wen die E-Mail mit den Formulareingaben geschickt werden soll.
   • Cc: Bestimme, wer eine Kopie erhalten soll. Du kannst die Kopie an die Person schicken, die das Formular eingereicht hat, da Du in Schritt 2 ja bereits nach ihr gesucht hast (z. B. "2. Email Address: daniele.steiger@beekeeper.io").
   • From: Bestimme die E-Mail-Adresse des Senders.
   • Subject: Formuliere einen Betreff.
   • Body: Bestimme den Inhalt der E-Mail:
     ... Du kannst festgelegte Informationen verwenden (z. B. "Die erste Idee:"),
     … bestimmen, welche Informationen aus dem eingereichten Formular wiedergegeben werden sollen, z. B. den "Display name" des Formularsenders (im Beispiel ist das "2. Display Name: Danièle Steiger")
     … und die Antworten auf dem Formular wählen. Stelle sicher, dass Du die Antworten und nicht die Fragen aus dem Formular wählst: Im Beispiel unten ist die Frage "What is your idea?" (Was ist Deine Idee?). Es muss aber die Antwort "My idea is to buy bee hives." (Meine Idee ist es, Bienenstöcke zu kaufen.) ausgewählt werden.
     
     
     
     
4. Klicke auf "Continue".
   
   
5. Sende die Daten
   Teste Deine Aktion und aktiviere dann Deinen Zap über die Taste "Turn on Zap", wenn Du damit zufrieden bist.
   
   
6. Klicke am Ende noch auf "Done Editing".
   
   
   
7. Gratuliere! Du hast Deinen Zap erfolgreich aufgesetzt 🎉 !