Zoom-Chatbot (mit Zapier)

Dieses Tutorial dient als schrittweise Anleitung für die Einrichtung eines Beekeeper-Chatbot, der verwendet werden kann, um Zoom-Meetings zu erzeugen. Mit diesem Chatbot kann ein Nachrichten-Brainstorming schnell zu einem Strategiemeeting per Videokonferenz werden.

Nach dem Abschluss können alle Nutzer den Zoom Chatbot zu einer Direktnachricht oder Gruppennachricht hinzufügen und durch einfache Eingabe eines Aktivierungsbefehls eine komplett neue Videokonferenz erzeugen. Wir nutzen hier den Aktivierungsbefehl /zoom.

Anfangskenntnisse und Ressourcen

Dieses Tutorial geht davon aus, dass du unsere Seite Beekeeper Zapier besucht und Folgendes erledigt hast:

• Ein Admin-aktivierter, für Nutzer sichtbarer Beekeeper Bot
• Ein Premium-Abonnement für dein Zapier-Konto (für diesen Chatbot sind Zaps mit mehreren Schritten erforderlich)
  • HINWEIS: Wer diese Funktionalität gerne testen möchten, bevor ein Premium Zapier-Konto abonniert wird, sollte unser Angebot der 14-Tage-Demoversion mit Premium-Funktionen in Betracht ziehen.
• Ein Zoom-Konto zur Integration mit

Chat Trigger Setup

1.) Öffne Zapier und beginne mit der Erstellung eines neuen Zap. Klicke dafür auf Einen Zap erstellen! in der oberen rechten Ecke des Fensters. Dies öffnet die Zapier-Setup-Seite und du wirst gebeten, App und Ereignis zu wählen.

Für unseren Chatbot soll dieser Zap ausgelöst werden, wenn jemand eine Nachricht in Beekeeper an den Bot sendet. Daher sind im Dialogfeld, das sich öffnet, die Beekeeper-App und das Auslöseereignis (Sofort) Neue Chat-Nachricht auszuwählen.  

2.) Wenn du auf der Seite Konto wählen ankommst, verbindest du den Zap mit deinem eigenen Beekeeper-Tenant mithilfe deiner Domäne und deines Bot-Tokens.

Es wird dringend empfohlen, einen speziellen Beekeeper-Bot zu erstellen, da die Wiederverwendung bestehender Bots zu Problemen mit der bestehenden Funktionalität führen kann. In diesem Beispiel haben wir einen speziellen Bot mit dem Namen Zoom Chatbot erstellt.

3.) Als nächstes erscheint die Seite Daten finden. Vor Auswahl einer der Testoptionen ist der Beekeeper-Tenant zu öffnen. (Bei einem brandneuen Bot schlägt der Test fehl und gibt keine Daten aus.)

4.) In Deinem Beekeeper-Tenant erstellst Du eine neue Direktnachricht mit dem in Schritt 2 gewählten Bot und sendest dem Bot eine Nachricht. Unser Ziel lautet, dass unser Chatbot auf einen bestimmten Befehl reagiert. Hier nutzen wir den Befehl /zoom als Testnachricht:

5.) Es geht zurück zu Zapier und dann (wenn Deine Nachricht noch nicht ausgefüllt wurde) erfolgt die Wahl einer der zwei Test-Optionen. Sobald eine Nachricht im Abschnitt Daten finden erscheint, bestätigst du, dass der Bot neue Chats registriert, indem du das Feld Text überprüfst. Der Text in Nachricht A unten lautet jetzt /zoom.

6.) Nun auf Bearbeitung erledigt klicken und mit der Einrichtung des Aktivierungsfilters fortfahren.

Aktivierungsfilter

Dieser Zap wird jedes Mal ausgelöst, wenn eine Nachricht in einer Gruppe versendet wird, welche den Zoom-Chatbot enthält. Da nicht gewünscht ist, dass jede Nachricht ein neues Zoom-Meeting erzeugt, muss der Großteil der Nachrichten ausgefiltert werden.

1.) Zwischen Neue Chat-Nachricht in Beekeeper und Ausführen muss das kleine Plus-Zeichen ausgewählt werden, um eine weitere Zap-Komponente hinzuzufügen.

2.) Die Filter-Komponente im Bereich Helfer auswählen.

3.) In Filter-Setup und Test für den ersten Block Nachrichtentext auswählen, für den zweiten Block (Text) Inhalt und im dritten Block /zoom eingeben.

Dies zwingt den Zap, den Text einer Nachricht zur Kenntnis zu nehmen, und den Zap nur fortzusetzen, wenn das Schlüsselwort /zoom gefunden wird. 

Erzeugen des Zoom-Meetings

Der Zap hat jetzt den Filter durchlaufen und es gilt, ein Zoom-Meeting zu erzeugen.

1.) Jetzt zur nächsten Komponente des Zapier fortfahren und die Zoom-App auswählen. Wurde diese ausgefüllt, muss unter Action Event wählen aus den zwei verfügbaren Optionen Meeting erstellen ausgewählt werden.

2.) Nach Klicken auf Weiter eröffnet sich die Option zur Auswahl eines Zoom-Kontos zur Verknüpfung. Hier kann ein bereits verknüpftes Konto genutzt werden oder es kann mit der Option Neues Konto hinzufügen und Befolgen der Aufforderungen ein neues Konto verknüpft werden.

3.) Die Vorlage Meeting erstellen anpassen sollte sich öffnen. Dort wird das zu erzeugende Meeting definiert. Es gibt vier Pflichtfelder und wir müssen uns nur auf Typ des Meetings und Wann konzentrieren.

4.) Für Typ des Meetings ist die Option Meeting auszuwählen und für das Feld Wann ist die Schaltfläche "Ein Feld einsetzen" zu nutzen, um die Datenoptionen anzusehen, die Beekeeper in der ersten Phase erfasst hat. Da dieser Chatbot jederzeit aufgerufen werden kann, ist Sendedatum der Nachricht im Bereich Beekeeper zu verwenden, um festzulegen, wann das Meeting beginnen sollte.

5.) Die restlichen Felder sind nicht so entscheidend. Für Zwecke dieses Tutorials nutzen wir das Datenfeld Anzeigename des Senders, um ein individuelles  Thema zu setzen, und 15 als Dauer des Meetings.

6.) Als nächstes folgt der Schritt Daten senden und Test des Zap. Ist dies erfolgreich, wurde der Zap vollständig realisiert und verfügt jetzt über die Option, aktiviert zu werden. Wir könnten den Zap jetzt zwar aktivieren, aber es gibt einen letzten Schritt, bevor der Chatbot die gewünschten Funktionen besitzt.

Zoom-Meeting an den Chat zurückgeben

Damit Nutzer Zugriff auf das Meeting erhalten, muss mit Zapier eine automatische Antwort an den Chat gesendet werden, an die das Meeting angehängt ist.

1.) Eine weitere Komponente kann dem Ende des Zap hinzugefügt werden. Dazu auf das Plus-Zeichen unter der Zoom-Komponente klicken. Hier ist Beekeeper als App auszuwählen und der Action Event Antwort an Chat senden.

2.) Jetzt ist dein Beekeeper-Konto zu verknüpfen. Bitte darauf achten, dass derselbe Bot ausgewählt wird, der im ersten Schritt der Einrichtung des Triggers verwendet wurde.

3.) Wird die Vorlage Nachricht anpassen aufgefüllt, muss zunächst das Feld Chat-Konversation belegt werden. Die Option Benutzerdefinierten Wert verwenden (erweitert) ist auszuwählen. Im neuen Feld Benutzerdefinierter Wert für Chat-Konversations-ID wird Konversations-ID im Bereich Neue Chat-Nachricht in Beekeeper ausgewählt.

4.) Im Feld Nachrichtentext muss nur die URL zum Beitritt aus dem Bereich Meeting in Zoom erstellen eingegeben werden.

5.) Jetzt geht es weiter zum Bereich Daten senden und einem Test des Zap mit einer der Testoptionen. Ist der Test abgeschlossen, geht es zurück zum Beekeeper-Tenant und in den Chat, dem die ursprüngliche /zoom-Nachricht gesendet wurde. Eine Antwort des Bots sollte zu sehen sein, mit dem Zoom-Meeting als Anhang, das in Abschnitt 3 dieses Tutorials erzeugt wurde.

6.) Der letzte Schritt für diesen Zap ist die Aktivierung. Dies geschieht über den Tab, der unten auf dem Bildschirm erscheint, oder den Umschalter rechts oben im Zapier.

Wir gratulieren! Du hast jetzt einen Zoom-Chatbot erzeugt, der das Veranstalten von Meetings automatisieren kann. Jetzt muss der Zoom-Chatbot nur noch zu einem Beekeeper-Chat hinzugefügt und das /zoom Schlüsselwort hinzugefügt werden und alles steht bereit.