Hier zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du Zapier nutzen kannst, um die Aktion, die auf eine Formulareingabe in Beekeeper folgt, anzupassen. In diesem Beispiel geben wir die Formularinformationen zusammen mit den Informationen des Formularübermittlers in eine Google-Sheets-Tabelle ein.

Voraussetzungen

• Das Preispaket Deines Unternehmen enthält das Employee-Experience-Zusatzpaket mit der Formularfunktion, um diesen Workflow zu erstellen (hier findest Du unsere Dokumentation dazu).
• Du verfügst über ein kostenpflichtiges Premium-Zapier-Konto, da diese Einrichtung die WebHooks-Funktion und Multi-Step-Zaps erfordert.
• Du hast ein Konto bei der Zielanwendung (hier verwenden wir Google Sheets).

Anleitung

Für diese Einrichtung verwenden wir ein einfaches Formular mit drei Fragen wie im Beispiel unten.

Der komplette Ablauf erfordert mehrere Schritte, wenn Du jedoch den Vorgängen in den Screenshots folgst, wird Dein Workflow im Nu einsatzbereit sein.

Schritt 1: Eine WebHook-URL in Zapier generieren

1. Gehe zum Beekeeper-Admin-Bereich und befolge die folgenden Instruktionen, um Dein Formular zu erstellen. 

2. Melde Dich bei Zapier an und erstelle einen Zap zwischen Webhooks by Zapier und Google Sheets. Dabei lautet die Aktion für WebHooks Catch Hook und die Aktion für Google Sheets Create Spreadsheet Row.

Wir werden zu gegebener Zeit einen Zwischenschritt hinzufügen, der einen Nutzer von Beekeeper abruft, aber im Moment wird dies ausreichen, um loszulegen.

3. Nachdem Du Use Zap ausgewählt hast, solltest Du zu Choose App & Event gelangen, wo Dir eine Custom Webhook URL angezeigt wird. Kopiere diese URL in Deine Ablage.

4. Gehe zurück zur Formularerstellungsseite im Beekeeper-Admin-Bereich und klicke auf das Zahnradsymbol Deines Formulars.

5. Klicke auf Eingaben verbinden > Mit WebHook verbinden. 

6. Darauf öffnet sich das Dialogfeld Eingaben an WebHook senden, wo Du die kopierte URL von vorhin im Textfeld einfügen musst. Klicke danach auf Speichern.

7. Bevor Du mit der Konfiguration des Zaps weiterfahren kannst, musst Du zuerst eine Testeingabe erstellen.

• Klicke dazu erneut auf das Zahnradsymbol und dann auf Formular teilen > Link erhalten. 

• Öffne den kopierten Link in einem neuen Fenster oder einer neuen Registerkarte.
• Fülle das Formular aus, das geladen wurde, und klicke auf Senden.

8. Sobald Du auf Senden geklickt hast und den Button Fertig siehst, kehre zu Zapier zurück und klicke auf Continue und dann auf Test Trigger. Dies sollte Daten aus dem gerade übermittelten Formular abrufen und wie im untenstehenden Screenshot anzeigen. Klicke auf Continue und fahre mit Schritt 2 fort.

Schritt 2: Nutzerinformationen von Beekeeper abrufen

Während das von uns verwendete Urlaubsantragsformular Informationen zum Nutzer benötigt, der es gesendet hat, braucht es manchmal noch andere Informationen zu diesem Nutzer, z. B. Benutzername, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder andere wichtige Informationen aus Beekeeper.

1. Um diese Informationen abzurufen, fügen wir dem Zap einen weiteren Schritt hinzu, indem wir auf das Plus (+) zwischen den vorhandenen Zap-Schritten klicken. Wähle die Beekeeper-App und dann die Option Find User.

2. Klicke auf Continue und wähle Deinen Mandanten aus, falls dieser bereits verbunden ist, oder klicke auf Add a New Account , um Deinen Beekeeper-Mandanten zu verbinden. Dazu musst Du einen Bot erstellen, falls Du dies noch nicht getan hast.

3. Fahre auf dieser Seite fort bis zum Fenster Customize User. Hier gibt es ein Pflichtfeld namens Search Query. Klicke dazu auf die Drop-down-Liste, um alle Felder anzuzeigen, nach denen gesucht werden kann. Wähle Payload Submitted By aus und klicke auf Continue, um die Daten zu testen.

4. Sobald der Test ausgeführt wurde, sollten die Beekeeper-Profilinformationen des Formularübermittlers abgerufen werden. Wenn dies erfolgreich war, solltest Du direkt zu Create Spreadsheet Row in Google Sheets gelangen und Schritt 2 dieser Workflow-Einrichtung damit abschließen können.

Schritt 3: Formular- und Nutzerdaten in Google Sheets anzeigen

Um den gesamten Workflow abzuschließen, müssen die gesammelten Daten schließlich noch in die Tabellendatei übertragen werden. Dies setzt voraus, dass Du bereits ein Google-Konto zur Nutzung von Google Sheets hast, wo Du die Daten erfassen möchtest. Verwende Zeile 1, um zu definieren, was von Zapier (wie unten abgebildet) importiert werden soll. Für das vorliegende Beispiel importieren wir lediglich Daten für vier Felder, obwohl mit dem Formular viele weitere Daten erfasst werden. Nutze diesen Schritt, um festzulegen, welche Daten wirklich in der Tabelle angezeigt werden sollen.

Wir werden den WebHook zum Anzeigen von Frage 1, Frage 2, und Frage 3 und die Beekeeper-Benutzersuche zum Abrufen von Benutzername und Nachname verwenden.

1. Klicke auf den Schritt Create Spreadsheet Row in Google Sheets, was Dich zu Choose Account führt. Verwende das Drop-down-Menü des Google Sheet account und wähle Dein Google-Konto aus (oder verbinde es), in dem Du die Tabelle zur Erfassung der Formularantworten erstellt hast.

2. Klicke auf Continue und verwende in der Customize Spreadsheet Row die Drop-down-Listen Spreadsheet und Worksheet, um die richtige Tabelle und die richtige Seite auszuwählen, an die die Daten weitergeleitet werden sollen.

3. Nachdem Du die Tabelle und das Arbeitsblatt ausgewählt hast, in der bzw. in dem Du die Daten anzeigen möchtest, sollte die Seite aktualisiert werden, um Dir eine Überschriftenliste der Spalten anzuzeigen, an die Du Daten senden kannst.

4. Für jede dieser Drop-down-Listen hast Du die Möglichkeit, Daten aus den Schritten Catch Hook oder Find User in Beekeeper auszuwählen, die in der Tabellenzeile angezeigt werden sollen. Verwende für die Fragen 1, 2 und 3 die Werte aus Catch Hook. In diesem Schritt weisen die Zellennamen einen zufällig erstellten ID-Wert auf, was auf den ersten Blick etwas unübersichtlich wirken kann. Aber keine Angst, überprüfe einfach den Label am Ende der ID, um sicherzustellen, dass es sich um die gewünschte Frage handelt, bevor Du den Wert zur Übertragung in die Tabelle auswählst. Im Beispiel unten überprüfen wir also, dass es sich um Frage 1 (Question 1) handelt, danach wählen wir den entsprechenden ID-Wert (Value 1) aus, der in die entsprechende Zelle der Tabelle eingefügt werden soll. 

5. Nachdem Du die Felder wie gewünscht zugeordnet hast, klicke auf Continue und dann auf Test & Continue. Überprüfe in Deiner Tabelle, ob die Daten korrekt eingefügt wurden.

6. Sobald der letzte Test abgeschlossen ist, sollte die Option Zap is ready - now turn it on! angezeigt werden. Wenn Du diesen Workflow aktivieren möchtest, schiebe den Toggle auf ON und passe die Berechtigungen in Beekeeper für die Verknüpfung an.

Damit sollte alles für Deinen Zap eingerichtet sein. Wenn Du dennoch Fragen, Kommentare oder Bedenken hast, kontaktiere Deinen CSM oder CSE oder Support.

Weitere Verwendungen für per WebHooks verbundene Formulare

Nachdem Du den vollständigen Ablauf eines per WebHook verbundenen Formulars verstanden hast, kann der letzte Schritt mithilfe der von Zapier unterstützten Apps an jeden gewünschten Anwendungsfall angepasst werden.

Hier haben wir Google Sheets verwendet, aber Zapier bietet eine Microsoft Office 365-Integration, die eine direkte Verbindung zu Excel herstellen kann, eine Gmail-Integration, die eine E-Mail mit Informationen aus Formulareingaben senden kann, und sogar eine Twitter-Integration, die Formulareingaben twittern kann.