Uploads in die Dokumentbibliothek automatisieren

Wichtige Schritte, um korrekt funktionierende automatische Uploads sicherzustellen

1. Falls Du eine Datei in einen Ordner mit Zugangsbeschränkung hochladen möchtest, musst Du der Gruppe zuerst den Workflows-Automatisierungs-Bot hinzufügen.
2. Der Dateiname muss eindeutig sein.
3. Dein Unternehmen muss über die volle Version der Dokumentbibliothek verfügen.

Und so geht's

⚠️ Du musst zuerst die Aktion „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ zu Deinem Workflow hinzufügen, damit Du auf die erzeugte PDF-Datei verweisen kannst.

☝️ Wir empfehlen außerdem, die Aktion „Nutzerprofil abrufen“ hinzuzufügen, mit der Du auf die Profilfelder wie Vor- und Nachname in den Feldern „Dateiname“ oder „Ordnerpfad“ verweisen kannst. 

Verwendung der Felder

Dateiname – dies ist der Name Deines Dokuments, der in der Dokumentbibliothek sichtbar sein wird. Du kannst entweder auf den Namen verweisen, den Du Deiner Datei im Schritt „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ gegeben hast, indem Du die magische Variable „Dateiname“ verwendest, oder Du kannst einen anderen Namen mit Hilfe der magischen Variablen vergeben, z. B. Formularname_Anzeigename des Nutzers_Eingabezeit.

⚠️ Ein Dateiname muss einmalig sein, daher wird im Falle eines Konflikts mit einem vorhandenen Dokument eine Zahl an das Ende des Dateinamens angehängt. Wenn der Workflow beispielsweise mehrmals ausgeführt wird und ein gegebener Dateiname „Beispiel“ lautet, wird im ersten Durchlauf eine Datei mit dem Namen „Beispiel“ erstellt, im zweiten Durchlauf die Datei „Beispiel (1)“ und im dritten Durchlauf „Beispiel (2)“ usw.

⚠️ Einige Sonderzeichen werden aus dem Dateinamen entfernt (z. B. Zeilenumbrüche, Tabulatoren).

Ordnerpfad – Du kannst einen Unterordner oder einen Pfad von Unterordnern innerhalb des übergeordneten Ordners erstellen und Deine Datei dort hochladen. Du kannst beispielsweise einen Unterordner pro Mitarbeiter oder pro Eingabezeit erstellen. Wenn der Unterordner bereits existiert, wird die Datei dorthin hochgeladen. Verwende dazu die magischen Variablen: 

Beispiel für die Erstellung eines Unterordners: Vorname_Nachname oder Eingabezeit

Beispiel für die Erstellung eines Pfads von Unterordnern: Formularname/Anzeigename des Nutzers

Und so sieht das Ergebnis aus, wenn ein Pfad mit magischen Variablen erstellt wird:

Ordner-ID – dies ist die ID des Ordners, in den Du die Datei hochladen möchtest. Du kannst die ID aus der URL im Admin-Bereich kopieren. Klicke hier, um zu erfahren, wie Du die Ordner-ID findest.

Anhänge – verwende die magische Variable „Generierter PDF-Dateischlüssel“ aus der Aktion „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“.

Die Ordner-ID finden

1. Gehe zum Admin-Bereich > Toolbox > Dokumentbibliothek.

2. Klicke auf den Ordner, in den Du die Datei hochladen möchtest, und kopiere die ID aus der URL (das ist der Teil nach „documents/“).

3. Um die ID des Ordners „Dokumentbibliothek“ zu kopieren, klicke auf einen beliebigen Unterordner und dann auf „Dokumentbibliothek“ im Ordnerpfad. Kopiere dann die ID aus der URL (das ist der Teil nach „documents/“).

Tipp: Um die Ordner-ID zu kopieren, musst Du das Fenster zur Erstellung des Workflows nicht verlassen. Du kannst den Admin-Bereich in einem neuen Fenster erneut öffnen und zum Abschnitt Dokumentbibliothek navigieren.

Einschränkungen

Bitte mache Dich mit den folgenden Einschränkungen aus dem Artikel „Dokumentbibliothek“ vertraut, da sich diese auch auf den Workflow-Block beziehen.