Dokumentbibliothek

Übersicht über die Dokumentbibliothek

Die Dokumentbibliothek ermöglicht es Administratoren, wichtige Dokumente, Dateien und Videos mit bestimmten Teams, Abteilungen oder Standorten in einer einfach zu navigierenden Ordnerstruktur zu teilen, welche die Nutzer unter „Mehr“ in der mobilen App oder in der Toolbox in der Web-App finden. Dokumente können manuell hochgeladen oder dank der SharePoint-Integration mit SharePoint synchronisiert werden.

Kunden können sämtliche Dateiformate mit einer Größe von bis zu 500MB hochladen. Die folgenden Dateiformate können hochgeladen werden: pdf, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, mp4. Pro 100 Lizenzen erhalten Kunden 10GB Speicherkapazität in ihrer Dokumentbibliothek. 

So richtest Du Deine Dokumentbibliothek ein:

• Wenn Du den Bereich „Toolbox“ in der seitlichen Navigation Deines Admin-Bereichs nicht sehen kannst, wende Dich an Deinen Customer Success Manager oder reiche unten eine Anfrage ein, um den Bereich aktivieren zu lassen.
• Gehe zum Admin-Bereich und klicke auf „Toolbox“, dann auf „Dokumentbibliothek“.
  
• Wenn Du noch keine Ordner oder keine Dateien hinzugefügt hast, kannst Du als erstes durch Klicken auf „Neuen Ordner erstellen“ einen ersten Ordner erstellen oder durch Klicken auf „Dateien hochladen“ einzelne Dateien hochladen.
  
  
• Klicke auf „Neuen Ordner erstellen“.
  
  
• Gib Deinem Ordner einen Namen und wähle die Standorte und Gruppen aus, die darauf Zugriff haben sollen.
  
• Wenn Admins einer oder mehrerer dieser Gruppen bzw. Standorte diesen Ordner bearbeiten können sollen, schiebe die Ein-/Aus-Taste neben „Bearbeitung durch Admins“ nach rechts.

• Speichere, indem Du auf „Neuen Ordner erstellen“ klickst.

• Es ist möglich, Unterordner zu erstellen. Zurzeit sind die Zugriffs- und Bearbeitungseinstellungen für die Unterordner aber die gleichen wie für den übergeordneten Ordner.

• Klicke auf „Neu hinzufügen“, um weitere Ordner zu erstellen oder Dateien hinzuzufügen.
  
  
  
  
• Um einen Link zu einer Datei oder einem Ordner freizugeben, klicke auf das Zahnradsymbol neben der Datei oder dem Ordner und dann auf "Link kopieren".
  
  
  

So lädst du Dokumente hoch:

• Klicke auf „Neu hinzufügen“, dann auf „Dateien hochladen“ und ziehe die Dateien mit Maus ins Upload-Fenster oder durchsuche Deinen Computer nach den entsprechenden Dateien.
  
  
• Überprüfe die Anzeigen neben den einzelnen Dateien, um den Status des Hochladens zu sehen. Du kannst Dateien auch wieder aus dem Upload-Fenster entfernen, indem Du rechts neben dem zu entfernenden Element auf „x“ klickst.
  
  
• Benenne Dateien bei Bedarf direkt im Upload-Fenster neu.
  
  
• Klicke auf „Weitere Dateien hinzufügen“, um weitere Dateien hochzuladen.
  
  
• Bestätige den Upload durch Klicken auf „Hochladen“.
  
  
  
  
• Du kannst Zugriffs- und Bearbeitungsrechte nur auf der obersten Ebene festlegen. Alle Unterordner und Dateien unter dieser Ebene übernehmen die Zugriffs- und Bearbeitungseinstellungen des übergeordneten Ordners.

Integrationen

Es gibt eine Handvoll Optionen zur Integration von SharePoint mit Beekeeper. Eine davon ist die Marketplace-Integration mit der Dokumentbibliothek. Mehr dazu findest Du im folgenden Artikel.

Einschränkungen

• Kunden können Dateien bis zu 500 MB hochladen.

• Es ist möglich, die folgenden Dateitypen hochzuladen: pdf, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx und mp4.

• Für jeweils 100 Lizenzen erhalten Kunden 10 GB Speicherplatz in ihrer Dokumentbibliothek.

• Bitte beachte, dass wir nicht mehr als 50 untergeordnete Ordner unterstützen. Diese Einschränkung gilt nicht, wenn die Ordnerstruktur in einem SharePoint-Verzeichnis liegt.