Verwenden eingehenden Webhook-Trigger zum Verbinden von Workflows mit Software von Drittanbietern

Übersicht

Mit eingehenden Webhook-Auslöser kannst Du Beekeeper mit anderen Systemen —wie eure HR-, Lern- oder Anerkennungstools — verbinden, sodass Du Aufgaben automatisieren und wichtige Updates in Echtzeit mit Ihren Frontline-Teams teilen kannst.

Anstatt manuell nach Updates zu suchen oder Datendateien hochzuladen, kann Beekeeper auf Ereignisse aus Eurem externen System warten (z. B. einen in Eurem LMS abgeschlossenen Kurs oder einen neuen Mitarbeiter, der in Eurem HR-Tool hinzugefügt wurde) und einen Workflow auslösen, um innerhalb von Beekeeper automatisch Maßnahmen zu ergreifen.

Beispiele für Automatisierungen sind:

• Senden einer Chat-Nachricht, wenn in Eurem LMS ein neues Training zugewiesen wird 🎓
• Benachrichtigung eines Managers, wenn sein Teammitglied einen Kurs abschließt 👏
• Automatisches Deaktivieren eines Benutzers, wenn er das Unternehmen verlässt 🏢
• Posten von Anerkennungsnachrichten in einem Stream, wenn jemand eine Auszeichnung erhält 🎁

Diese Funktion hilft Dir:

• Manuelle Aktualisierungen und Admin-Arbeit zu reduzieren
• Echtzeitbenachrichtigungen an die richtigen Personen zu liefern
• Eure Systeme synchron und auf dem neuesten Stand zu halten. 

Bevor du anfängst

Um eingehende Webhook-Trigger zu verwenden, stelle sicher, dass Du Folgendes hast:

• Zugriff auf den Workflow-Editor (Verfügbar in Core- und Premium-Preispakete)
• Ein Drittanbietersystem das das Senden von Webhooks unterstützt
• Das Beispiel-JSON oder Ereignisschema von diesem System (Euer IT- oder Lieferantenteam kann dies bereitstellen)
   

Schritt 1: Erstelle einen eingehenden Webhook-Trigger in Beekeeper

1. Gehe in Deinem Beekeeper-Admin-Dashboard zu Toolbox → Workflows.
2. Klicke auf Workflow erstellen.
3. Wähle unter „Triggertyp“ die Option „Eingehender Webhook“ aus.
4. Füge im Feld „Beispiel-JSON“ das Payload ein, die Du von Eurem externen Tool erhalten hast.

Beekeeper erstellt automatisch „magische Variablen“ basierend auf diesem JSON — diese stellen die Datenfelder dar (wie Benutzername, Kurstitel usw.), die Du in späteren Workflow-Schritten verwenden kannst.

💡 Tip: Wenn Ihr JSON verschachtelte Attribute enthält (wie "Benutzer → Name"), konvertiert Beekeeper diese automatisch in verwendbare Variablen wie user name.

5. Nach dem Speichern generiert Beekeeper eine eindeutige Webhook-URL für Deinen Auslöser. Kopiere diese URL — Du benötigt sie, um Dein Drittanbieter-Tool zu konfigurieren.

Schritt 2: Verbinde Euer Drittanbietersystem

Teile als Nächstes Eurem externen System mit, wohin die Webhook-Ereignisse gesendet werden sollen.

Dieser Vorgang variiert je nach verwendetem Tool leicht, die allgemeinen Schritte sind jedoch dieselben:

1. Auf Eurer Drittanbieterplattform (z.B. HRIS, LMS, Zapier usw.), finde den Abschnitt „Webhooks oder Integrationen“.
2. Wähle die Veranstaltung aus, die Du an Beekeeper senden möchtest (zB „Neuer Kurs abgeschlossen“ oder „Schicht zugewiesen“).
3. Füge die URL des Beekeeper-Webhooks in das Zielfeld ein.
4. Stelle das Datenformat auf JSON ein und stelle sicher, dass es mit der Struktur Eures Beispiel-JSON übereinstimmt.

Schritt 3: Erstelle die Workflow-Aktionen

Nachdem Ihr Auslöser eingerichtet ist, definiere, was passieren soll, wenn Beekeeper das Ereignis empfängt.

Zum Beispiel:

• Sende eine Chat-Nachricht an den Benutzer oder seinen Manager
• Posten ein Update in einem Stream
• Erstelle eine Aufgabe
• Erstelle eine Kampagne

1. Klicke in Eurem Workflow auf + Schritt hinzufügen.
2. Wähle die Aktion aus, die Du automatisieren möchtest.
3. Verwende die magischen Variablen aus Deiner Webhook-Nutzlast, um Nachrichten oder Aktionen zu personalisieren (z. B. Benutzername, Kurstitel oder Ereignistyp angeben).

Schritt 4: Teste die Integration 

Bevor Du live gehst, ist es eine gute Idee, einen Test durchzuführen.

1. Sende von Ihrem Drittanbietersystem aus ein Testereignis an die Beekeeper Webhook-URL.
2. Öffne Deinen Workflow in Beekeeper und überprüfe die Registerkarte Ausführungsverlauf, um zu bestätigen, dass das Ereignis empfangen und verarbeitet wurde.
3. Bei Erfolg wird Dein Workflow als abgeschlossen markiert und alle damit verbundenen Aktionen (z. B. Chat-Nachricht oder Aufgabe) werden in Beekeeper erstellt.

Fehlerbehebung und FAQs

Unterstützt ankommender Webhook Auslöser verschachtelte Attribute?

✅ Ja. Verschachtelte JSON-Attribute (wie user.name) werden automatisch in magische Variablen umgewandelt.

Was passiert, wenn die eingehende Payload mehr Felder enthält als mein Beispiel-JSON?

Kein Problem! Beekeeper ignoriert zusätzliche Attribute und verwendet nur die in Deinem definierten Beispiel-JSON .

Was passiert, wenn die Payload nicht mit dem Beispiel-JSON übereinstimmt?

Der Workflow wird nicht ausgelöst — Stelle sicher, dass Deine Ereignisdaten der gleichen Struktur folgen wie Dein definiertes Beispiel-JSON.

Unterstützt es Listen oder Reihen?

❌ Nicht direkt. Wenn Dein Webhook Listen enthält (z. B. mehrere Benutzer), wende Dich an Euren Customer Success Engineer — er kann Euch beim Analysieren der Daten über Workato helfen.

Was passiert, wenn meine Veranstaltung keine von Beekeeper erkannte Benutzer-ID enthält?

Du benötigst eine gemeinsame Kennung (z. B. eine E-Mail-Adresse oder eine externe ID), damit Beekeeper weiß, auf welchen Benutzer oder welches Objekt sich die Daten beziehen.

Kann ich dies anstelle von Benutzer- oder Shift-Synchronisierungen verwenden?

⚠️ Nein. Webhooks eignen sich am besten für Events, nicht für laufende Synchronisierungen. Verwende für große Datensynchronisierungen dedizierte Benutzer- oder Shift-Sync-Mechanismen.

Die möglichen Anwendungsfällen

Verfügbarkeit

Eingehende Webhook-Trigger stehen allen Kunden mit Zugriff auf den Workflow-Editor (Core- und Premium-Pläne) zur Verfügung.
Wenn Ihr einen älteren Preispaket ohne diesen Zugriff habt, wendet euch für Upgrade-Optionen an Euren Beekeeper Customer Success Manager.