Verwendung von Schichten in Workflows

Folgende Blöcke, die Shifts unterstützen, sind in Workflows verfügbar:

Wie funktionieren Auslöser und Aktionen in Workflows?

Auslöser Verfügbare Schicht übernommen

Der Auslöser „Verfügbare Schicht übernommen“ ermöglicht es, einen Workflow zu starten, sobald ein Mitarbeiter eine Schicht ohne zugewiesenen Mitarbeiter beansprucht. Dies kann sehr nützlich sein, um sicherzustellen, dass offene Schichten ordnungsgemäß besetzt werden.

Als Beispiel richten wir einen Workflow ein, bei dem ein Mitarbeiter eine offene Schicht beansprucht und eine Genehmigungsaufgabe für einen Manager erstellt wird, um zu überprüfen, ob der Mitarbeiter berechtigt ist, die Schicht zu beanspruchen.

1. Fügen Sie einen Trigger „Verfügbare Schicht übernommen“ hinzu – dieser Auslöser erfordert keine Eingabe. In den folgenden Schritten erhalten Sie Zugriff auf alle Details einer übernommenen verfügbaren Schicht als magische Variablen.
2. Fügen Sie die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ hinzu – rufen Sie anhand der Nutzer-ID aus dem vorherigen Schritt das Profilfeld eines Mitarbeiters ab, der die Schicht übernommen hat.
3. Fügen Sie den Verzweigungsknoten „Anfrage senden und bei Genehmigungsstatus verzweigen“ hinzu – weisen Sie einfach eine Aufgabe einer Person zu, die für die Planung verantwortlich ist. Wenn es sich um den Vorgesetzten des Mitarbeiters handelt, rufen Sie die Nutzer-ID des Vorgesetzten aus dem vorherigen Schritt ab. Füllen Sie alle erforderlichen Angaben für die Genehmigung aus. Legen Sie gegebenenfalls ein Fälligkeitsdatum fest, das vor der Startzeit der Schicht liegt.
4. Verzweigen Sie bei „Abgelehnt“ – standardmäßig werden offene Schichten einem Mitarbeiter zugewiesen, ohne dass eine Genehmigung durch den Vorgesetzten erforderlich ist. In Workflows können Sie dieses Standardverhalten berücksichtigen und eine solche Anfrage ablehnen. Die Genehmigung ändert nichts an der Anfrage des Mitarbeiters.
5. Fügen Sie die Aktion „Eine Schicht aktualisieren“ hinzu – wenn der Manager beschließt, eine Anfrage für eine offene Schicht abzulehnen, aktualisieren Sie die Schicht, die diesen Workflow ausgelöst hat, indem Sie den zugewiesenen Mitarbeiter daraus entfernen. Dadurch wird die Schicht wieder zum Pool der „offenen Schichten“ hinzugefügt.

Beispiel für einen Workflow mit dem Auslöser „Verfügbare Schicht übernommen“ und der Aktion „Eine Schicht aktualisieren.“

Auslöser  Neue verfügbare Schicht hinzugefügt

Mit dem Auslöser „Neue verfügbare Schicht hinzugefügt“ kann ein Workflow gestartet werden, wenn eine Schicht ohne zugewiesene Person zu einem Zeitplan hinzugefügt wird oder eine bestehende Schicht zu einer offenen Schicht wird (die zugewiesene Person wird aus der Schicht entfernt). Betrachten wir ein Workflow-Beispiel, bei dem Sie Mitarbeiter über eine neue Arbeitsmöglichkeit informieren möchten, indem Sie ihnen eine Kampagne senden.

1. Fügen Sie den Auslöser „Neue verfügbare Schicht hinzugefügt“ hinzu – dieser Auslöser erfordert keine Eingabe. In den folgenden Schritten erhalten Sie Zugriff auf alle Details dieser offenen Schicht als magische Variablen.
2. Fügen Sie die Aktion „Kampagne senden“ hinzu – achten Sie bei der Konfiguration der Kampagne darauf, dass Sie sie an Personen senden, die eine offene Schicht beanspruchen können. Die Zielgruppe einer Kampagne muss mit den Mitgliedern des Zeitplans übereinstimmen (Standorte und Gruppen, die zu einem Zeitplan hinzugefügt wurden).

Berücksichtigen Sie die spezifische Situation des Kunden. Wenn ein hochgeladener Zeitplan mehrere offene Schichten enthält, löst jede dieser Schichten diesen Workflow aus, wodurch möglicherweise alle Mitglieder des Zeitplans mit einer Kampagne zugespammt werden.

Aktion Schicht hinzufügen

Mit der Aktion „Schicht hinzufügen” können Sie eine neue Schicht zu einem Dienstplan hinzufügen. Betrachten wir einen Workflow, bei dem Formularübermittlungen in Schichten umgewandelt werden. Auf diese Weise müssen Sie nicht den gesamten Prozess des Dienstplan-Uploads mit dem Beekeeper Excel-Add-on oder der Schichtvorlage durchlaufen, wenn Sie Ad-hoc-Änderungen an einem Dienstplan vornehmen müssen.

1. Erstellen Sie ein Formular, das alle für eine Schicht erforderlichen Informationen erfasst.
2. Fügen Sie den Auslöser „Formular gesendet“ hinzu und wählen Sie ein im ersten Schritt definiertes Formular aus.  Fügen Sie die Aktion „Schicht hinzufügen“ hinzu – erstellen Sie eine Schicht auf der Grundlage des Formulars. Verwenden Sie entweder magische Variablen oder fixe Werte.  

Bitte beachten Sie die allgemeinen Hinweise zum Erstellen von Schichten in Beekeeper weiter unten.

Erstellen der Schichten in Beekeeper – allgemeine Hinweise    

Um eine Schicht in Beekeeper zu erstellen, benötigen Sie mindestens:  

• eine Schicht-ID (diese kann in den Workflows zugeordnet werden)  
• das Datum der Schicht  
• den Titel der Schicht  
• eine Benutzer-ID (optional, aber wenn diese nicht angegeben wird, wird dem Dienstplan eine offene Schicht hinzugefügt)  

Schichten können viele weitere nützliche Informationen für Manager und Mitarbeiter enthalten. Erwägen Sie, das Formular oder den Workflow zu erweitern, um diese Informationen zu einer Schicht hinzuzufügen:

• Start- und Endzeiten – wenn keine Angaben gemacht werden, wird eine Ganztagsschicht erstellt.
• Symbol oder Farbe – hebt Schichten bestimmter Art visuell hervor.
• Labels – fügt einer Schicht Kontext hinzu.
• Standort – eine Bezeichnung, die angibt, wo eine Schicht stattfindet.
• Typ – zusätzliche anpassbare Informationen zur Schicht, die in der Regel verwendet werden, um die Tageszeit anzugeben, zu der die Schicht stattfindet, ohne dass genaue Start- und Endzeiten angegeben werden müssen, z. B.: morgens, nachmittags, abends, nachts.
• Beschreibung einer Schicht – Text, der Details einer Schicht beschreibt
• shiftManagersIds – Obwohl diese in der Schichtkalenderansicht nicht sichtbar sind, können Sie beim Erstellen einer Schicht Informationen zum Manager hinzufügen. Dies kann nützlich sein, um ihn über Änderungen an den von ihm verwalteten Schichten zu informieren.

Schichtdaten, Start- und Endzeiten

Es gibt einige wichtige Hinweise zur Funktionsweise von Daten, Start- und Endzeiten für Schichten. Die Art und Weise, wie Sie diese Informationen erfassen, wirkt sich auf die Komplexität des Workflows und das Endergebnis aus.

Mit den Aktionsknoten „Schicht hinzufügen” und „Schicht aktualisieren” können Sie das Datum, die Start- oder Endzeit einer Schicht angeben, wobei nur das Datum erforderlich ist.

Dies ist ein anderer Ansatz als bei unserer API, bei der sowohl das Start- als auch das Enddatum und die Endzeit erforderlich sind. Der Ansatz mit getrennten Daten, Start- und Endzeiten erleichtert die Umsetzung realer Szenarien, in denen:  

• Start- und Endzeiten keine Rolle spielen, da die Mitarbeiter immer zu denselben Zeiten arbeiten und daher nur Informationen darüber benötigen, wann sie arbeiten. Durch die Angabe des Datums erstellen wir in Beekeeper eine Ganztagsschicht.
• Durch die Angabe von Start- und Endzeit gewährleisten wir die Flexibilität, die Frontline-Manager und Mitarbeiter für eine angemessene Personalbesetzung während des gesamten Tages benötigen. Durch die Angabe dieser Informationen erstellen wir eine Schicht mit einer bestimmten Start- und Endzeit.

Hinweis: Wenn Sie Start- und Endzeiten in Workflows angeben und die Endzeit vor der Startzeit liegt, handelt es sich um eine Nachtschicht. Sie beginnt zur Startzeit und endet zur Endzeit des folgenden Tages.

Wenn Sie Informationen zu einer Schicht aus einem Formular erfassen, sollten Sie überlegen, ob Sie nach der Endzeit oder der Dauer einer Schicht fragen. Wenn Sie sich für die Dauer entscheiden, müssen Sie im Workflow Berechnungen durchführen, um die Dauer in eine tatsächliche Endzeit im Format HH:MM umzuwandeln.

Aktion  Eine Schicht aktualisieren

Sie verwenden Workflows, um bereits vorhandene Schichten zu aktualisieren. Dazu benötigen Sie zwei IDs:

• Schichtnutzer – ID eines Benutzers, der einer Schicht zugewiesen ist.
• Schicht-ID – ID einer Schicht, der ein Benutzer zugewiesen ist.

Sie können Schichtfelder wie die folgenden aktualisieren:

• Nutzer – wenn Sie den zugewiesenen Benutzer ändern oder die Schicht durch Entfernen eines zugewiesenen Benutzers offen lassen möchten
• Start – Startdatum und -zeit einer Schicht
• Ende – Enddatum und -zeit einer Schicht
• Titel
• Beschreibung
• Standort
• Typ

Mit diesem Node können Sie den Wert eines einzelnen Schichtattributs aktualisieren oder löschen. Wenn Sie mehr als ein Attribut einer Schicht aktualisieren möchten, müssen Sie mehrere “Schicht aktualisieren“-Nodes hinzufügen.

Nicht alle Schichtattribute sind erforderlich (beispielsweise ist eine Schicht ohne zugewiesene Person eine offene Schicht). Wenn Sie den Wert eines erforderlichen Feldes löschen möchten, schlägt der Workflow fehl (beispielsweise beim Löschen eines Titels).

Beachten Sie die Einschränkungen für jeden Attributtyp, z. B. darf die Länge des Titels nicht mehr als 80 Zeichen betragen.

Als Beispiel richten wir einen Workflow ein, bei dem ein Mitarbeiter eine offene Schicht beansprucht und eine Genehmigungsaufgabe für einen Manager erstellt wird, um zu überprüfen, ob der Mitarbeiter berechtigt ist, die Schicht zu beanspruchen.

1. Fügen Sie einen Trigger „Verfügbare Schicht übernommen“ hinzu – dieser Trigger erfordert keine Eingabe. In den folgenden Schritten erhalten Sie Zugriff auf alle Details einer beanspruchten offenen Schicht als magische Variablen.
2. Fügen Sie die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ hinzu – basierend auf der Benutzer-ID aus dem vorherigen Schritt rufen Sie das Profilfeld eines Mitarbeiters ab, der die Schicht beansprucht.
3. Fügen Sie den Verzweigungsnode „Anfrage senden und bei Genehmigung verzweigen“ hinzu – weisen Sie einfach eine Aufgabe einer Person zu, die für die Planung verantwortlich ist. Wenn es sich um den Manager der Mitarbeiter handelt, rufen Sie die Nutzer-ID des Managers aus dem vorherigen Schritt ab. Füllen Sie alle erforderlichen Angaben für die Genehmigung aus. Legen Sie gegebenenfalls ein Fälligkeitsdatum fest, das vor der Startzeit der Schicht liegt.
4. Verzweigen Sie bei „Abgelehnt“ – standardmäßig werden offene Schichten einem Mitarbeiter zugewiesen, ohne dass eine Genehmigung durch den Manager erforderlich ist. In Workflows können Sie dieses Standardverhalten berücksichtigen und eine solche Anfrage ablehnen. Die Genehmigung ändert nichts an der Anfrage des Mitarbeiters.
5. Fügen Sie die Aktion „Schicht aktualisieren“ hinzu – wenn der Manager beschließt, eine Anfrage für eine offene Schicht abzulehnen, aktualisieren Sie die Schicht, die diesen Workflow ausgelöst hat, indem Sie den zugewiesenen Mitarbeiter daraus entfernen. Dadurch wird die Schicht wieder zum Pool der „offenen Schichten“ hinzugefügt.