Senden einer Bestätigung an den Formularsender

Beschreibung

In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie Du einen Workflow einrichtest, mit dem Du dem Sender eines Formulars eine Bestätigung schicken kannst. Bestätigungen können auf mehrere Arten gesendet werden. Wir zeigen Dir, wie Du eine Bestätigung via Chat-Nachricht oder via E-Mail sendest.

Bestätigung via Chat-Nachricht                              Bestätigung via E-Mail

Schritte zur Erstellung dieses Workflows

1. Gehen Sie zum „Admin-Bereich“, klicken Sie auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
   
   
   
2. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
   
   
   
3. Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein. 
   
   
4. Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
   
   
   
5. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
   
6. Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll.
   
   
   
7. Klicke dann auf die „Aktion hinzufügen“.
   
                                       
8. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
   Dieser Schritt ermöglicht Dir, weitere Informationen aus dem Profil des ausgewählten Nutzers abzurufen, wie z. B. Vor- und Nachname, Funktion, Nutzer-E-Mail-Adresse, Benutzername, Anzahl Kommentare, Anzahl Likes, Anzahl Beiträge, Zeitpunkt der letzten Aktivität, Datum der Profilerstellung, etc. Du kannst in weiteren Schritten dieses Workflows auf diese Felder verweisen, z. B. um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail einzugeben.
   
   
   
9. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
1. Beekeeper-Nutzer-ID – Gib die ID der Person ein, die die Chat-Nachricht erhalten soll. Um die ID des Senders auszuwählen, verwende die magischen Variablen auf der linken Seite.
   
   
10. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
    
11. Wähle die Aktion „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
    
12. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:

1. Eingereichtes Formular – Verwende die magischen Variablen, um das eingereichte Formular einzugeben.
2. Profildaten des Senders – in diesem Feld kannst Du dem generierten PDF Senderinformationen wie vollständiger Benutzername und Avatar-Bild hinzufügen.
3. Seitenformat – Wähle A4- oder Briefformat.
4. Dateiname – Du kannst einen statischen Namen eingeben oder die magischen Variablen verwenden. Wenn Du das Feld leer lässt, wird als Dateiname die ID der Formulareingabe angezeigt. Denk daran, dass der Name der Datei für ein Hochladen in die Dokumentbibliothek einmalig sein muss. 
   
   

13. Wähle die Aktion „Eine Chat-Nachricht senden“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
       

14. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:

1. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist. In diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an den Nutzer senden, der das Formular eingereicht hat und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.
2. Nachricht – Gib die Chat-Nachricht ein.
3. Anhänge – wähle aus den magischen Variablen „Generierter PDF-Dateischlüssel“ aus dem vorhergehenden Schritt aus, um der Chat-Nachricht das eingereichte Formular im PDF-Format anzuhängen.
   
   
   

15. Um die Bestätigung per E-Mail statt per Chat-Nachricht zu senden, wähle die Option „E-Mail senden“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.   
    
                                                                                                                             
16. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:

1. Senden an – um die E-Mail-Adresse des Formularsenders auszuwählen, verwende die magischen Variablen auf der linken Seite und wähle „Nutzer-E-Mail-Adresse“ aus dem Bereich „Nutzerprofildaten abrufen“. In diesem Feld können mehrere E-Mail-Adressen eingegeben werden. Falls dies zutrifft, müssen sie jeweils durch ein Komma getrennt werden.
2. Betreff/Nachricht – gib den Betreff und den Text der E-Mail ein. Verwende die magischen Variablen, um sie benutzerspezifisch anzupassen.
3. E-Mail-Format – Du kannst die E-Mail als reinen Text oder im HTML-Format verfassen, um die Nachricht ansprechender zu gestalten. Bitte beachte, dass Du für HTML einen externen HTML-Editor benötigst und den HTML-Code in den Workflow-Editor einfügen musst.
4.  Anhänge – wähle aus den magischen Variablen „Generierter PDF-Dateischlüssel“ aus dem vorhergehenden Schritt aus, um der E-Mail das eingereichte Formular im PDF-Format anzuhängen.
   
   
17. Prüfe und speichere Deinen Workflow.
    
    Nun, da der gesamter Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist.
    
    Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet:
    
    
    Auslöser oder Aktionen, bei denen etwas fehlt oder die inkorrekt eingegeben wurden, sind an einem roten X erkennbar und das entsprechende Feld auf der rechten Seite wird rot hervorgehoben:
    
18. Wenn der Auslöser und alle Aktionen mit einem grünen Häkchen versehen sind, kann der Workflow gespeichert werden.
    
    
    
19. Danach kannst Du den Workflow aktivieren.