In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du Workflows erstellen kannst, die sich gezielt auf Standorte oder Gruppen in Deinem Unternehmen beziehen. Dies kann dann besonders nützlich sein, wenn Du einen Ablauf (z. B. einen Einarbeitungs- oder Wartungsprozess) erstellen möchtest, der nur für einen bestimmten Standort oder eine bestimmte Gruppe gilt.
Basierend auf Gruppe oder Standort eines Nutzers standortspezifische Einarbeitungsabläufe erstellen
- Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
- Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
- Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
- Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
- Wähle „Erstes Nutzer-Login“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
- Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
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Wähle aus der Liste der Aktionen die gewünschte Verzweigung aus.
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Wähle den Nutzer und die Gruppen oder Standorte aus, von denen er/sie Mitglied sein soll. Dadurch wird der Workflow nur fortgesetzt, wenn der Nutzer Mitglied der von Dir ausgewählten Gruppe oder des ausgewählten Standorts ist.
- Füge alle weiteren Schritte hinzu, die Du in Deinem Workflow haben möchtest. Dabei kann es sich um Aufgaben handeln, die für einen neuen Mitarbeitenden erstellt wurden (spezifisch für Deine Gruppe oder Deinen Standort), oder um Nachrichten oder Dokumente, die Du dem Nutzer per Chat schicken möchtest.
- Speichere und aktiviere Deinen Workflow.
Als Teil eines Workflows eine Kampagne an eine Nutzergruppe senden
- Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
- Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
- Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
- Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
- Wähle den Auslöser „Täglich“, „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
- Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
- Wähle die Aktion „Kampagne senden“ und dann die Gruppen und/oder Standorte, an die Du die Kampagne senden möchtest.
- Speichere und aktiviere Deinen Workflow.
Nutzer zu lokalen Streams hinzuzufügen oder sie von ihnen entfernen (z. B., um Mitarbeitenden während eines Besuchs Zugang zu standortrelevanten Informationen zu gewähren
- Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Formulare“, um ein Formular einzurichten, mit dem Nutzer den Zugang zu einem bestimmten Stream beantragen können.
- Gehe zurück zur „Toolbox“ und dann zu „Workflows“.
- Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
- Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
- Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
- Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
- Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
- Wähle die Aktion „Einen Nutzer zu einer Gruppe/einem Standort hinzufügen“ und dann den Nutzer, der hinzugefügt werden soll, sowie den ausgewählten Standort. Auf diese Weise erhält der Nutzer automatisch alle Berechtigungseinstellungen für diesen bestimmten Standort. Wenn also ein Stream nur für diesen Standort sichtbar ist, hat der Nutzer Zugriff auf diesen Stream.
- Speichere und aktiviere Deinen Workflow.
Weiter Ideen, wie Du diese Aktionen einsetzen kannst, zeigen wir Dir in diesem Video.
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