Verschlankung von Workflows zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit

Wir wissen, dass es mit zunehmender Größe und Komplexität Deiner Workflows zu einer Herausforderung werden kann, diese effizient zu verwalten. Außerdem können Leistungsprobleme auftreten, die die Produktivität beeinträchtigen. Mit diesem Artikel möchten wir Dir helfen, solche Hindernisse zu umgehen, und Dir Lösungen aufzeigen, die ein reibungsloses Aufsetzen Deiner Workflows ermöglichen.

Aufteilen eines Workflows in mehrere kleinere Workflows

Wir empfehlen, Workflows mit höchstens 50 Blöcken zu erstellen. Der Workflow-Editor wird Dich während des Aufsetzens an diese optimale Obergrenze erinnern.

Wenn Du diese Meldung erhältst, hast Du den Punkt erreicht, an dem die Größe des Workflows sowohl die Leistung des Editors als auch die Fähigkeit, den Workflow effizient zu konfigurieren, beeinträchtigt, da er zu groß und zu komplex geworden ist, um ihn zu verwalten.

Versuche in Deinem bestehenden Workflow die Stellen zu identifizieren, wo er in kleinere zusammenhängende Abschnitte aufgeteilt werden könnte. Überlege Dir den Ablauf der Aufgaben und lege fest, welche Bereiche unabhängig voneinander funktionieren. Durch das Unterteilen Deines Workflows in unabhängige, logische Abschnitte entstehen mehrere Vorteile:

• Bessere Übersicht: Das Aufteilen eines komplexen Workflows in kleinere Bestandteile sorgt für mehr Übersichtlichkeit und ermöglicht es Dir, Dich auf jeden einzelnen Abschnitt zu konzentrieren. Das sorgt für weniger Komplexität und erleichtert die Fehlerbehebung, wenn Probleme auftreten.
• Verbesserte Editor-Leistung: Kleinere Workflows sind in der Regel effizienter und verringern das Risiko von Verzögerungen im Editor. Dadurch profitierst Du von reibungsloserer Navigation, schnellerer Reaktionszeit und einer allgemein besseren Anwendung.
• Bessere Nachverfolgung und Einhaltung von Vorschriften: Durch das Aufteilen Deiner Workflows in mehrere kleinere Workflows vereinfacht sich die Nachverfolgung und Einhaltung interner oder behördlicher Vorgaben an den verschiedenen Standorten. So siehst Du beispielsweise einfacher, welche Mitarbeitenden an jedem Standort eingearbeitet wurden, und kannst detailliertere Daten abrufen. Diese Trennung von Informationen ermöglicht eine genauere Kontrolle und sorgt für ein besseres Compliance-Management über verschiedene Regionen hinweg, was die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Wahrung der Datenintegrität erleichtert.

Beispiel:

Verzweigung nach Standort
Einer der häufigsten Anwendungsfälle für Workflows ist das Versenden von maßgeschneiderten Nachrichten an neue Mitarbeitende basierend auf deren jeweiligem Standort. Mit einer steigenden Anzahl von Standorten kann es verlockend wirken, einen einzigen Workflow mit einer Reihe von Verzweigungen zu erstellen.

Für eine weniger komplexe Struktur lohnt es sich jedoch, die Standorte in zwei oder mehr Kategorien aufzuteilen, z. B.: Europa (alle europäischen Standorte), USA (alle US-amerikanischen Standorte) und bei Bedarf weitere Kategorien, jede davon abgebildet in einem separaten Workflow.