Anmerkungen in exportierten PDF-Formularen anzeigen

Mit dieser neuen Funktion können Vorgesetzte jetzt Anmerkungen zu Mitarbeiteraufgaben hinzufügen und wichtige Informationen in der generierten PDF-Datei exportieren, was die Transparenz und Dokumentation verbessert. Die Anmerkungen können ganz einfach beim Genehmigen oder Ablehnen einer Anfrage hinzugefügt werden. Sie sind dann direkt innerhalb der Aufgabe ersichtlich, wie im folgenden Beispiel zu sehen ist:

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du Anmerkungen in der zu exportierenden PDF-Datei eines Formulars sichtbar machen kannst. So können alle Details eines Genehmigungsprozesses festgehalten werden. 

1. Gehe zum Admin-Bereich und navigiere zu „Toolbox“ > „Workflows“.
2. Gehe zum Workflow, in dem Du eine Genehmigung über eine der „Anfrage senden“-Aktionen beantragt hast („Anfrage senden und auf Genehmigung warten“ oder „Anfrage senden und bei Genehmigungsstatus verzweigen“).
3. Füge nach der Aktion „Anfrage senden“ einen weiteren Schritt hinzu. Wähle die Aktion „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“.
4. In der Seitenleiste rechts findest Du verschiedene Einstellungen und Optionen, um die Umwandlung in ein PDF zu bearbeiten. Um die Anmerkung zu einer Genehmigung sichtbar zu machen, stelle sicher, dass Du das Feld „Profildaten des Genehmigenden“ mit der magischen Variabel „Genehmigende“ ausfüllst. Die magische Variabel „Genehmigende“ ruft automatisch die folgenden Informationen ab:
   1. Namen der Genehmigenden
   2. Genehmigungsstatus (genehmigt oder abgelehnt)
   3. Die Anmerkung oder Erklärung der/des Vorgesetzten

Teste abschließend den Workflow, um sicherzustellen, dass die Anmerkung oder Erklärung in der exportierten PDF-Datei korrekt angezeigt wird. Die Anmerkung erscheint in der oberen rechten Ecke des Dokuments.