Einen Workflow mit einer Wartefrist aufsetzen

Diese Anleitung hilft Dir dabei, einen Workflow mit einer Wartefrist aufzusetzen, z. B. „Aufgabe erstellen und auf Fertigstellung warten“, oder einfach die Aktion „Warten“ zum Workflow hinzuzufügen, um die folgenden Schritte zu verzögern.

⚠️ Bitte beachte, dass die maximale Dauer eines Workflows 100 Tage beträgt ab dem Zeitpunkt, an dem er ausgelöst wird. Nach Ablauf dieser Zeit läuft der Workflow ab und jede nicht abgeschlossene Aktion schlägt fehl. Das bedeutet, dass jede Aktion mit Wartefrist (z. B. eine Aufgabe erstellen und auf Fertigstellung warten) innerhalb dieses Workflows innerhalb von 35 Tagen abgeschlossen werden muss.

Schritte zur Erstellung dieses Workflows

24. 1. Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
                                                                    
    2. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
                                                                                                           
    3. Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
       
       
    4. Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
         
       
       
    5. Wähle „Erstes Nutzer-Login“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
                                                       
    6. Klicke dann auf die „Aktion hinzufügen“.
                                                                                                              
    7. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ aus und klicke auf „Hinzufügen“.
       
       Mit dieser Aktion kannst Du weitere Informationen aus dem Profil des ausgewählten Nutzers abrufen wie z. B. Vor- und Nachname, Funktion, Nutzer-E-Mail, Benutzername, Anzahl der Kommentare, Anzahl der Likes, Anzahl der Beiträge, Datum der letzten Aktivität, Datum der Profilerstellung, usw. Du kannst in weiteren Schritten eines Workflows auf diese Felder verweisen, z. B. um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail einzugeben.
       
       
       
    8. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:                                                                                                  Nutzer – wähle die Person aus, deren Profildaten Du abrufen möchtest. Um die Person auszuwählen, die sich eingeloggt hat, wähle die entsprechende magische Variable aus der Drop-down-Liste. Um eine bestimmte Person auszuwählen, gib den Vornamen ein und wähle sie aus der Liste aus.
       
       
       
    9. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
       
    10. Wähle die Aktion „Eine Chat-Nachricht senden“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
        
        
        
    11. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
        
        1. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist, z. B. auf den Nutzer, der sich eingeloggt hat. In diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an den Nutzer senden, der sich eingeloggt hat und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.
        2. Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein.
        3. Anhang/-anhänge – Du kannst ein in ein PDF konvertiertes Formular anhängen, sofern Du in einem der vorherigen Schritte einen Auslöser oder eine Aktion ausgewählt hast, die ein Formular enthält. Dieses Beispiel enthält kein Formular, daher überspringen wir dieses Feld.
        
        
        
    12. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
        
        
    13. Wähle die Aktion „Einen bestimmten Zeitpunkt abwarten“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
        
        
        
    14. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
        
        1. Tage hinzufügen – gib die Anzahl der Tage ein, um die Du die nächste Aktion verzögern möchtest. Lasse das Feld leer, wenn Du die nächste Aktion nicht um Tage verzögern möchtest.
        2. Stunden hinzufügen – gib die Anzahl Stunden ein, um die Du die nächste Aktion verzögern möchtest. Lasse das Feld leer, wenn Du die nächste Aktion nicht um Stunden verzögern möchtest.
        3. Minuten hinzufügen – gib die Anzahl Minuten ein, um die Du die nächste Aktion verzögern möchtest. Lasse das Feld leer, wenn Du die nächste Aktion nicht um Minuten verzögern möchtest.
        
        
        
    15. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
        
        
    16. Wähle die Aktion „Datum und Uhrzeit berechnen“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
        
        
        
    17. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
        
        1. Referenzdatum – gib das Datum ein, zu dem Du Tage/Stunden/Minuten hinzufügen möchtest. Lasse das Feld leer, wenn Du das aktuelle Datum verwenden möchtest.
        2. Tage hinzufügen – gib die Anzahl der Tage ein, die Du zum Referenzdatum hinzufügen möchtest. Lasse das Feld leer, wenn Du die nächste Aktion nicht um Tage verzögern möchtest.
        3. Stunden hinzufügen – gib die Anzahl Stunden ein, die Du zum Referenzdatum hinzufügen möchtest. Lasse das Feld leer, wenn Du die nächste Aktion nicht um Stunden verzögern möchtest.
        4. Minuten hinzufügen – gib die Anzahl Minuten ein, die Du zum Referenzdatum hinzufügen möchtest. Lasse das Feld leer, wenn Du die nächste Aktion nicht um Minuten verzögern möchtest.
        
        
        
    18. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
        
        
    19. Wähle die Aktion „Eine Aufgabe erstellen und auf Fertigstellung warten“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
        
        
        
    20. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
        
        1. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Aufgabe bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist, z. B. auf den Nutzer, der sich eingeloggt hat. In diesem Beispiel möchten wir die Aufgabe dem Nutzer zuweisen, der sich eingeloggt hat, und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.
        2. Titel/Beschreibung — gib den Titel und die Aufgabenbeschreibung ein. Du kannst einen statischen Text eingeben oder die magischen Variablen verwenden, um auf Felder aus vorangegangenen Schritten zu verweisen, z. B. den Formularnamen, den Zeitpunkt der Übermittlung, usw.
        3. Erledigen bis - wähle das zuvor berechnete Datum über das Feld magische Variablen auf der linken Seite aus.
        
        
        
    21. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
        
        
    22. Wähle die Aktion „Eine Chat-Nachricht senden“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
        
        
        
    23. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
        
        1. Senden an – in diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an ein Teammitglied der Personalabteilung senden, um die Erledigung der Aufgabe zu bestätigen. Wir wählen den spezifischen Nutzer aus, der diese Chat-Nachricht erhalten soll.
        2. Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein.
        3. Anhang/-anhänge – Du kannst ein in ein PDF konvertiertes Formular anhängen, sofern Du in einem der vorherigen Schritte einen Auslöser oder eine Aktion ausgewählt hast, die ein Formular enthält. Dieses Beispiel enthält kein Formular, daher überspringen wir dieses Feld.
        
        
        
    24. Prüfe und speichere Deinen Workflow.
        
        Nun, da der gesamter Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist.                                      Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet:
        
        Auslöser oder Aktionen, bei denen etwas fehlt oder die inkorrekt eingegeben wurden, sind an einem roten X erkennbar und das entsprechende Feld auf der rechten Seite wird rot hervorgehoben:
         
25. Wenn der Auslöser und alle Aktionen mit einem grünen Häkchen versehen sind, kann der Workflow gespeichert werden.
    
    
    
26. Danach kannst Du den Workflow aktivieren.