Les 10 plus importants cas d'utilisation des workflows

Beekeeper est une plateforme efficace qui permet de rationaliser de nombreux processus de travail essentiels. Cet article met en avant dix cas d'utilisation clés qui démontrent comment vous pouvez utiliser les workflows et les formulaires de Beekeeper pour améliorer la communication, l'efficacité et la collaboration au sein de votre organisation. En digitalisant ces processus, vous pouvez assurer une collecte de données cohérente, des délais d'exécution plus courts et une meilleure visibilité.

Voici un bref aperçu de chaque cas d'utilisation et de la façon dont vous pouvez le mettre en place en utilisant les workflows et les formulaires de Beekeeper : 

1. Demande d'absence

• Aperçu : Les employés peuvent facilement soumettre des demandes de congés, tels que des jours de vacances, des congés parentaux ou des jours personnels, directement à travers Beekeeper.
• Configuration : Créez un workflow avec un formulaire qui comprend des champs pour le type d'absence, les dates de début et de fin, et des commentaires optionnels. Transmettez la demande au responsable approprié pour approbation. Utilisez les actions du workflow pour fournir des messages de chat et des tâches pertinentes pour le département RH.

2. Certificat Médical

• Aperçu : Les employés peuvent soumettre des copies numériques des certificats médicaux pour les congés de maladie, garantissant ainsi une documentation et une tenue de dossiers appropriées.
• Configuration : Concevez un formulaire avec un champ de téléchargement de fichier pour le certificat, y compris des champs pour le nom de l'employé et les dates d'absence. Configurez le workflow pour envoyer le certificat soumis au personnel RH concerné et une confirmation par chat que le document a été fourni au collègue approprié.
  
  

• Aperçu : Les employés peuvent rapidement signaler les dommages et les défauts dans l'infrastructure, l'équipement et les véhicules, ce qui garantit une action rapide et une documentation appropriée.
• Configuration : Créez un formulaire complet comprenant des champs pour saisir le numéro de la machine, de l'infrastructure ou du véhicule, télécharger une photo du dommage et fournir une description détaillée du problème. Acheminez automatiquement les soumissions au personnel de réparation responsable et envoyez une confirmation à l'employé qui a signalé le problème.
• Ajoutez des champs facultatifs pour les photos ou les vidéos. Transmettez le rapport aux responsables de la sécurité et aux responsables concernés pour examen. Générez des tâches automatiques pour les responsables de la sécurité en guise d'appel à l'action.
  
  

• Aperçu :  Les employés peuvent rapidement signaler des incidents, des accidents ou des incidents évités de justesse sur le lieu de travail, fournissant ainsi des informations cruciales pour la sécurité et la conformité.
• Configuration :  Élaborez un formulaire complet avec des champs pour la date, l'heure, l'emplacement, la description de l'incident, les personnes impliquées et les éventuels témoins. Inclure des champs facultatifs pour les photos ou les vidéos. Transmettez le rapport aux responsables de la sécurité et aux responsables concernés pour qu'ils l'examinent. Générez des tâches automatiques pour les responsables de la sécurité en tant qu'appel à l'action.
  
  
  

5. Feedback et idées d'amélioration

• Aperçu : Encouragez une culture d'amélioration continue en offrant aux employés un moyen de partager leur avis, leurs suggestions et leurs idées novatrices.
• Configuration : Concevez un formulaire simple avec des champs de texte ouverts pour que les employés décrivent leur retour d'information ou leurs idées. Vous pouvez classer les commentaires dans des catégories à l'aide de menus déroulants (par exemple, amélioration des processus, suggestion de produit, environnement de travail). Acheminez les soumissions aux services concernés ou à une équipe d'amélioration spécialisée. Pour vous assurer que ces améliorations sont traitées, créez des tâches et des processus d'approbation, ainsi que des confirmations supplémentaires une fois qu'une amélioration a été appliquée.

6. Commandes de matériel et demandes de remplacement

• Aperçu : Rationalisez le processus de commande de nouveaux matériaux ou de demande de remplacement d'articles endommagés ou épuisés.
• Configuration : Créez un formulaire avec des champs pour le nom de l'article, la quantité, l'unité, la raison de la commande/du remplacement et l'emplacement. Ajoutez des options pour joindre des photos si nécessaire. Transmettez la demande à l'équipe d'approvisionnement ou de maintenance concernée pour qu'elle l'exécute. Vous pouvez également générer des confirmations une fois que le matériel a été commandé et qu'il est prêt à être utilisé.
   

7. Données sur les employés

• Aperçu : Bien qu'il ne s'agisse pas d'une demande directement soumise par l'employé, les workflows et les formulaires peuvent être utilisés en interne par les RH pour gérer et mettre à jour les données des employés de manière efficace.

• Configuration : Créez des workflows internes avec des formulaires pour mettre à jour les coordonnées, les contacts en cas d'urgence ou d'autres informations pertinentes sur les employés. Mettez en place des étapes d'approbation et assurez l'intégrité des données grâce à des règles de validation.
  
  

   

8. Enregistrement des événements

• Aperçu : Simplifiez le processus d'inscription aux événements de l'entreprise, aux sessions de formation ou aux ateliers.
• Configuration : Concevez un formulaire d'inscription avec des champs pour le nom de l'employé, le département, la session de formation préférée, les restrictions alimentaires et toute autre exigence particulière. Utilisez des workflows pour suivre les inscriptions, envoyer des courriels de confirmation et gérer les listes de présence.
• Conseil : l'inscription à un événement est désormais également disponible avec la fonctionnalité d'événement ! Découvrez-le.
  
  

9. Embarquement des employés

• Aperçu : Créez une expérience d'embarquement structurée et attrayante pour les nouveaux employés en digitalisant les étapes clés et le partage d'informations.
• Configuration : Développez des workflows qui guident les nouveaux employés à travers les tâches essentielles, telles que remplir les formulaires RH, accéder au matériel de formation et se présenter à l'équipe. Utilisez des formulaires pour collecter les informations nécessaires et suivre les progrès, ainsi que des tâches générées pour des jours spécifiques afin de fournir une visibilité et un processus d'embarquement sans heurts.

10. Bienvenue à Beekeeper

• Aperçu : Présentez la plateforme Beekeeper aux nouveaux utilisateurs de manière accueillante et informative.
• Configuration : Créez un workflow déclenché pour les nouveaux utilisateurs qui leur présente les informations clés sur les fonctionnalités de Beekeeper, les tâches à accomplir pour naviguer sur la plateforme, telles que le téléchargement d'une photo de profil ou la rédaction de leur premier message de chat, et où trouver de l'aide. Cela peut inclure des liens vers des tutoriels, des FAQs, et des informations de contact pour le support.

En appliquant ces cas d'utilisation avec des workflows et des formulaires bien conçus, votre organisation peut améliorer de beaucoup la communication, l'efficacité opérationnelle et l'autonomie de vos employés. Encouragez vos équipes à explorer ces possibilités et à les adapter à vos besoins spécifiques.