Création de workflows avec le déclencheur « Date »

Le déclencheur « Date » dans les Workflows Beekeeper offre une solution native et puissante pour automatiser des actions importantes basées sur des dates spécifiques dans le profil d’un utilisateur. Il s’agit d’une capacité de Workflow de premier ordre, basée sur la date, conçue pour lancer automatiquement les workflows exactement au moment où une date clé apparaît dans le profil d’un employé, éliminant ainsi le besoin de suivis manuels.

Les principaux avantages de cette fonctionnalité incluent :

• Fonctionne avec tout champ de date personnalisé : fonctionne avec tout champ de profil de type date, qu’il soit public ou privé.
• Planification flexible : prend en charge des décalages précis (par exemple X jours/semaines/mois avant/après, même jour) et peut être configuré pour des événements récurrents (par exemple annuels) ou ponctuels.
• Conforme à la confidentialité : permet des actions ciblées basées sur des dates sensibles tout en respectant la vie privée en gardant les dates de profil cachées à la base d’utilisateurs générale.

Exemples d’utilisation

Le déclencheur polyvalent peut être appliqué à un large éventail de cas d’usage liés aux célébrations, aux opérations et à la conformité :

• Célébration : déclencher un rappel pour le manager et les collègues afin de préparer un message personnalisé à l’occasion de l’anniversaire d’un employé.
• Reconnaissance : proposer une mise à l’honneur de l’équipe et une récompense pour une date d’anniversaire d’ancienneté.
• Intégration : générer une liste de tâches pré-onboarding pour les RH et le manager en fonction de la date de début.
• Sortie : lancer une checklist de sortie/offboarding et la révocation des accès basée sur la date de fin de contrat.
• Conformité : notifier les RH et l’employé pour commencer le processus de renouvellement à l’approche de l’expiration d’un visa.

• Gestion : inviter le manager à compléter une évaluation de performance à la date de fin de période d’essai.

   

🔧 Comment configurer le déclencheur « Date »

1. Ajoutez le déclencheur « Date» à votre workflow.
2. Sélectionnez un champ de profil de type date dans le menu déroulant. Ce déclencheur fonctionne uniquement avec des champs de profil de type date. Exemple : sélectionnez « Date de naissance » pour déclencher aux anniversaires des utilisateurs.
3. Choisissez quand le workflow doit être déclenché par rapport à la date sélectionnée.

• À cette date précise – déclenche à la date exacte. Exemple : un message d’anniversaire le jour même de l’anniversaire de l’utilisateur.
• Jour avant / Jour après – déclenche un jour avant ou après la date. Exemple : un rappel la veille de la date de début de contrat.
• Semaine avant / Semaine après – déclenche le lundi de la semaine avant ou après la date. Exemple : si un anniversaire tombe un mercredi, le workflow se déclenche le lundi précédent.
• Mois avant / Mois après – déclenche exactement un mois avant ou après la date sélectionnée.
• Un certain nombre des jours avant / Un certain nombre des jours  après – définissez un nombre exact de jours avant ou après la date. Exemple : 5 jours avant une date de début signifie que le workflow se déclenche 5 jours à l’avance.

4. Choisissez la récurrence : sélectionnez si ce workflow doit être déclenché une seule fois ou chaque année.

🧩 Comment cela s’intègre dans un workflow

Le déclencheur « Date » exécute un workflow distinct pour chaque personne qui répond aux critères. Par exemple, si cinq personnes ont leur anniversaire aujourd’hui, le workflow s’exécute cinq fois, chaque exécution faisant référence à une personne à la fois. Vous ne pouvez pas référencer toutes les personnes répondant aux critères du déclencheur dans la même exécution de workflow.

Une fois que le déclencheur est activé :

• Vous pouvez récupérer des données de profil pour personnaliser vos messages ou actions.

• Vous pouvez calculer de nouvelles dates (par ex. ajouter 7 jours).

• Vous pouvez attendre jusqu’à un moment précis avant de continuer.

• Vous pouvez envoyer des messages, attribuer des tâches ou notifier des membres de l’équipe.

Toutes ces étapes sont configurables dans le créateur de workflow par glisser-déposer.

Heure du déclencheur spécifique au centre de données

Le déclencheur s’exécute à 03:00 heure locale du centre de données hébergeant votre compte, avec un petit délai aléatoire (jusqu’à 30 minutes) pour assurer le bon fonctionnement du système.

Le déclencheur « Date » est évalué quotidiennement selon le fuseau horaire du centre de données :

• EU/DE/CH : CET (Heure d’Europe centrale)

• US : PST (Heure normale du Pacifique)
  
  Cela correspond aux heures locales suivantes dans les différents fuseaux horaires américains :
  - Hawaii : 01:00
  - Alaska : 02:00
  - Los Angeles (PST) : 03:00
  - Denver : 04:00
  - Dallas : 05:00
  - New York : 06:00

Les heures indiquées ci-dessus correspondent à l’heure standard (hiver) ; pendant l’heure d’été, les déclencheurs s’exécutent une heure plus tard.

Questions fréquentes

• Le déclencheur « Date » fonctionne-t-il pour les utilisateurs suspendus ?
  
  Non. Le déclencheur « Date » identifie tous les utilisateurs répondant à ses critères et qui ne sont pas suspendus. Cela inclut les utilisateurs actifs ainsi que ceux qui ne se sont jamais connectés.
   

• Puis-je mentionner plusieurs personnes dans une publication d’anniversaire créée par un workflow déclenché par « Date » ?
  
  Non. Le déclencheur « Date » exécute un workflow distinct pour chaque personne répondant aux critères. Par exemple, si cinq personnes ont leur anniversaire aujourd’hui, le workflow s’exécute cinq fois, chaque exécution faisant référence à une personne à la fois. Vous ne pouvez pas référencer toutes les personnes répondant aux critères dans la même exécution de workflow, par exemple pour les inclure dans une publication de célébration.
   

• Comment m’assurer que les messages sont envoyés pendant les heures de bureau ?
  Bien que vous sachiez à quelle heure le déclencheur « Date» s’exécute, vous pouvez utiliser le nœud d’action « Attendre jusqu’à » pour retarder toute action dans votre workflow selon vos besoins.