Ajouter une étape de décision à un Workflow

Veuillez vérifier sur notre site d'entreprise si cette fonctionnalité est disponible dans votre forfait d'abonnement.

Ce guide explique comment créer un workflow incluant une étape de décision de sorte que, en fonction de la décision prise, le workflow est divisé en deux séquences, chacune avec une série d’actions. La décision prise est ainsi fonction de la réponse qui est faite à une question du formulaire.

Description du problème

Martina

• Responsable RH dans un grand groupe hôtelier
• Reçoit quotidiennement de nombreuses demandes de congés qu’elle doit transmettre au responsable adéquat en fonction du service de l’employé.
• Les demandes de congés sont traitées manuellement.

Martina se sent contrariée parce que...

• Elle passe trois heures par semaine à traiter au format papier les demandes de congés des employés.
• Approuver la demande et planifier l’absence demande beaucoup de temps, d’autant plus qu’il s’agit le plus souvent de demandes de dernière minute.
• Les congés non prévus au planning se traduisent par des problèmes d’effectifs.

Workflow

Étapes de création du workflow

1. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».

2. Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si votre workflow existe déjà.

3. Dans le menu des paramètres du workflow, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.

4. Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.

5. Sélectionnez « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».

6. Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow.

7. Cliquez ensuite sur « Ajouter une action ».

8. Sélectionnez une action, ici « Ramifications », et cliquez sur « Ajouter ».

9. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite. Les ramifications doivent suivre la logique suivante : si la donnée « service » correspond à « Entretien ménager », le message de chat ira à Anne. Autrement, il ira à Martina.

1. 1. Variable magique : là où est ajouté le champ où démarre la ramification. Dans ce cas-ci, la ramification démarre à la réponse qui est faite dans le formulaire. Nous allons sélectionner « Réponse » à l’étape « Utiliser une réponse du formulaire ».
   2. Règle : là où est sélectionnée la règle de l’étape de décision. Différentes règles s’appliquent aux différents types d’informations d’où doit démarrer la ramification. Dans ce cas-ci, la ramification est liée au service, qui est un champ de texte ; les règles « Contient » ou « Égale à » seront donc les plus appropriées. Optons pour « Égale à ».
   3. Valeur : il s’agit de la dernière partie de la condition. Nous devons saisir le nom du service, ici « Entretien ménager ».

10. À présent, nous devons préciser ce qu’il se passera lorsque la réponse « service » correspond à « Entretien ménager » et lorsqu’elle n’y correspond pas.

11. Cliquez sur le signe « + » de la ramification « Oui ».

12. Dans la zone « Ajouter une action », cliquez sur « Envoyer un message de chat » et saisissez les informations demandées dans le volet de droite :

1. 1. Envoyer à – Vous pouvez sélectionner l’utilisateur auquel envoyer un message de chat ou utiliser une variable magique pour référencer un utilisateur des étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous souhaitons envoyer un message de chat à l’utilisateur Anne. Pour cela, il suffit de rechercher son nom et de la sélectionnerons dans la liste qui s’affiche.
   2. Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat.
   3. Pièce(s) jointe(s) au fichier – Utilisez les Variables magiques pour joindre au message le formulaire soumis au format PDF. Pour ce faire, vous devez ajouter une étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » avant cette action.

13. Procédez de même pour la ramification « Non » et configurez le message à envoyer à Martina.

14. La dernière étape consiste à vérifier si toutes les actions ont été correctement configurées. Une coche verte s’affiche à côté des actions qui ont été correctement configurées. À l’inverse, une croix rouge s’affiche à côté des actions qui n’ont pas été correctement configurées et le champ correspondant s’affiche en rouge.

15. Lorsque tout est correct, vous pouvez enregistrer et activer le workflow.