Présentation de Workflows

Workflows permet de numériser et automatiser les processus répétitifs pour booster l’efficacité. Automatisez les demandes fréquentes, les tâches récurrentes et les processus d’approbation, et transformez et déplacez les données d’un système à un autre.

Workflows peut être développé de façon à refléter vos systèmes internes, grâce à une interface simple et intuitive dans le tableau de bord des administrateurs de Beekeeper.

Exemples de la façon dont vous pourriez utiliser les workflows

• Traiter les demandes de congés
• Obtenir automatiquement les disponibilités de vos effectifs pour les plannings à venir
• Réaffecter les messages envoyés via Beekeeper en fonction de leur contenu (maintenance, informatique, RH, etc.)
• Enregistrer les données nécessaires à des fins de conformité

Remarques

• Tous nos clients peuvent accéder aux workflows.
• La durée d'un workflow ne peut excéder 100 jours à compter de son déclenchement. Passé ce délai, le workflow expirera et toute action inachevée sera annulée. Par conséquent, toute action dite « d'attente », c'est-à-dire créer une tâche et patienter jusqu'à son achèvement, inclue dans ce workflow devra être menée à terme sous 100 jours.
• La limite actuelle est de 100 actions par workflow exécuté. Si votre workflow est plus long, vous pouvez le diviser en plusieurs workflows.
  
• Permissions : seuls les administrateurs généraux peuvent configurer les workflows.
• Action de chargement d'un fichier dans la Bibliothèque de documents :
• Chaque nom de fichier doit être unique pour être chargé dans la Bibliothèque de documents.
• Lorsqu'un seul groupe d'utilisateurs a accès à un dossier placé dans la Bibliothèque de documents, un bot d'automatisation de workflow doit être ajouté à ce groupe.
• Lorsque seuls les utilisateurs d'un emplacement précis ont accès à un dossier placé dans la Bibliothèque de documents, il n'est pas possible de charger un document dans ce dossier.
• Action d'envoi d'un e-mail : la taille maximum d'un e-mail est 10 Mo.
• Workflows basés sur le temps : les actions récurrentes sont définies dans le fuseau horaire UTC.