Événements

La fonctionnalité Événements de Beekeeper permet de planifier, partager et suivre les événements de l'entreprise - qu'il s'agisse d'une séance de formation, d'une réunion à tous ou d'une fête d'équipe. Les Administrateurs généraux peuvent créer et gérer des événements, tandis que les employés peuvent voir et répondre aux invitations. Cette fonctionnalité est disponible sur les deux Web et mobile pour un accès fluide.

Créer un événement

1. Accédez au Événements dans la boîte à outils.
2. Cliquez sur + Ajouter un événement.
3. Entrez les détails de l'événement :
   • Nom de l'événement
   • Date/heure de début et de fin
   • Lieu de l'événement (facultatif)

Cliquez Enregistrer l'événement pour continuer. Remarque : L'événement ne sera pas visible immédiatement. Les administrateurs doivent d’abord inviter les participants avant que cela n’apparaisse aux utilisateurs.

Modifier un événement

Les administrateurs peuvent modifier les détails de l'événement à tout moment. Gardez à l’esprit les exigences suivantes :

• Titre: Maximale 255 caractères.
• Lieu: Maximale 255 caractères.
• Description: Prend en charge le sous-ensemble disponible dans les commandes en haut.

Téléchargement de photos: Suit les mêmes exigences que Ajout de flux. Pour plus de détails, consultez notre Article sur l'ajout de flux.

Inviter des participants

Après avoir créé un événement, vous pouvez inviter des utilisateurs ou des groupes spécifiques :

1. Cliquez sur Modifier le public.
2. Choisir Tout le monde, emplacements spécifiques, groupes ou individus.
3. Confirmez votre sélection.

Les personnes nouvellement ajoutées recevront automatiquement un Invitation instantanée via chat avec le titre et le lien de l'événement.

Lorsque vous vous adressez à tous les utilisateurs pour votre événement, vous aurez l’une des options mentionnées ci-dessous :

• Les clients avec des unités organisationnelles peuvent envoyer des invitations à tous les utilisateurs en sélectionnant le champ Global dans l’emplacement.
• Les clients sans unités organisationnelles peuvent passer à des unités organisationnelles ou créer un groupe adapté à leurs besoins.

Attention, les invitations à des événements sont envoyées en anglais. Si un utilisateur souhaite les lire dans sa propre langue, il doit cliquer sur le bouton de traduction.

Affichage de la participation à un événement

Les administrateurs peuvent suivre les réponses RSVP en temps réel :

1. Ouvrez l'événement.
2. Cliquez sur Réponses pour voir les participants confirmés et refusés.

Permissions

Les administrateurs généraux peuvent :

• Modifier les détails de l'événement à tout moment.
• Copiez le lien de l'événement à partager via d'autres canaux.
• Suivre les réponses (Confirmé, Refusé) des invités.

Les utilisateurs invités à un événement peuvent :

• Afficher les détails de l'événement sur Web et Mobile.
• RSVP comme participant ou pas.
  

Notifications et rappels

Beekeeper garantit que les participants restent informés grâce à des notifications push automatisées :

• Rappels d'événement (pour les participants confirmés) :
  • 24 heures avant le début de l'événement
• Rappels RSVP (pour ceux qui n'ont pas répondu) :
  • 2 semaines avant le début de l'événement

Automatisations

Avec la fonctionnalité Workflow, les administrateurs peuvent automatiser les actions en fonction des réponses aux événements. Les déclencheurs basés sur des événements "Participe" et "Ne participe pas" vous permettent de créer des flux automatisés. Par exemple:

• Envoi d'un formulaire de suivi aux participants qui ont accepté, pour recueillir les restrictions ou préférences alimentaires.
• Notifier le Équipe RH lorsqu'un employé refuse une séance de formation obligatoire.
• Envoi d'un enquête après l'événement pour recueillir des commentaires et améliorer les événements futurs.
• Notifier gestionnaires lorsque leurs subordonnés directs RSVP à un événement obligatoire de l'entreprise.

Cette automatisation permet de simplifier la gestion des événements et garantit que toutes les actions nécessaires sont prises de manière proactive.

Fuseaux horaires

Les événements dans Beekeeper respectent les fuseaux horaires, mais veuillez noter :

• Si un utilisateur crée un événement dans Fuseau horaire A et un autre utilisateur dans un Fuseau horaire B édite le titre ou lieu de l'événement, le nouveau fuseau horaire B est enregistré et sera utilisé dans les invitations.
• Cela peut entraîner des décalages horaires inattendus pour les participants. Pour éviter cela, assurez-vous que la cohérence du fuseau horaire est maintenue lors de la modification des événements.

FAQ

Qui peut créer des événements ? Seulement Administrateurs généraux peuvent créer et gérer des événements.

Les employés peuvent-ils créer leurs propres événements ? Non, mais ils peuvent consulter et confirmer leur participation aux événements auxquels ils sont invités.

Où puis-je voir mon statut RSVP ? Vérifiez le Événements section dans votre application Beekeeper.

Pourquoi ne vois-je pas certaines fonctionnalités ? Certaines fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles sur votre forfait actuel. S'il vous manque une fonctionnalité, veuillez contacter votre responsable de compte pour plus de détails sur la mise à niveau.