La fonction d’ajout de pièces jointes dans l’éditeur de workflow permet d’inclure des fichiers et des documents dans les actions déclenchées par les workflows. Cet article a vocation à vous guider tout au long du processus d’ajout de pièces jointes à vos workflows.

Accéder au composant d'ajout de pièces jointes

Dans l’éditeur de workflows, plusieurs actions permettent d’accéder au composant d’ajout des pièces jointes. Par exemple :

• Créer un post
• Envoyer un message dans le chat et Envoyer un message dans un chat de groupe
• Créer une tâche et autres blocs en lien avec les tâches, y compris les demandes d’approbation
• Envoyer un e-mail
• Charger dans la Bibliothèque de documents

Pour ajouter une pièce jointe, trois options s’offrent à vous :

1. Ajout d'une pièce jointe grâce aux variables magiques

Cette option vous permet d’inclure les fichiers générés par le workflow lui-même, par exemple un PDF généré à partir d’un formulaire soumis et de fichiers déjà hébergés sur Beekeeper, tels que des images jointes à un formulaire ou l’avatar d’un utilisateur. Pour utiliser cette option :

1. Dans votre action de workflow, localisez le composant d’ajout de pièces jointes.
2. Choisissez l’option « À partir des variables magiques ».
3. Sélectionnez la variable magique pertinente dans le panneau de gauche où se trouve le fichier désiré.

2. Chargement d'une pièce jointe depuis votre ordinateur

Cette option vous permet de télécharger des fichiers directement depuis votre ordinateur pour les inclure dans votre workflow. Voici comment procéder :

1. Dans votre action de workflow, localisez le composant d’ajout de pièces jointes.
2. Sélectionnez l’option « Depuis votre ordinateur ».
3. Parcourez votre ordinateur ou effectuez un glisser-déposer du ou des fichiers à joindre au workflow. Cliquez sur « Charger » pour joindre ces fichiers. Les fichiers vidéo ne doivent pas dépasser 50 Mo, tandis que les autres fichiers ne peuvent pas dépasser 10 Mo.

3. Ajout d'une URL/d'un lien

L’option d’ajout d’une URL ou d’un lien vous permet d’ajouter des adresses internes à Beekeeper. L’adresse de ces URL doit comprendre les éléments suivants : « /artifacts/ » ou « /api/2/files/key ». Procédez comme suit :

1. Dans votre action de workflow, localisez le composant d’ajout de pièces jointes.
2. Choisissez l’option « À partir d’une URL/d’un lien ».
3. Collez l’URL interne de Beekeeper dans une ressource ou construisez-la à l’aide des variables magiques.

Il est possible d’utiliser des variables magiques dans l’entrée URL/Lien pour ainsi créer une URL/un lien dynamique.

Il n’est pas possible de joindre de fichiers provenant de sources externes, c’est-à-dire des fichiers provenant d’un domaine autre que votre domaine Beekeeper. Cela s’applique également aux fichiers d’intégration SharePoint de la Bibliothèque de documents.

L’un des cas d’utilisation consiste à ajouter des fichiers à partir de la Bibliothèque de documents (hormis les fichiers d’intégration SharePoint). Vous pouvez copier le lien depuis la colonne action puis le coller dans l’entrée de la pièce jointe.

Contraintes et limites

Même si les pièces jointes sont un plus pour vos workflows, veuillez garder à l’esprit qu’il existe certaines limites :

• Nombre de pièces jointes : Le nombre de pièces jointes est limité. Vous ne pouvez joindre qu’une seule pièce jointe à une tâche seule et vous ne pouvez télécharger qu’un seul fichier dans la Bibliothèque de documents via un même bloc. Pour les autres blocs, le nombre de pièces jointes est normalement limité à 50.
• Provenance des ressources : Comme nous l’avons dit, il n’est pas possible de joindre des fichiers provenant de sources externes. Cela s’applique également aux fichiers d’intégration SharePoint de la Bibliothèque de documents.
• Volume des ressources : Le volume total de toutes les pièces jointes de l’action « Envoyer un e-mail » ne peut pas dépasser 10 Mo.
• Impact sur la performance : Les pièces jointes volumineuses pouvant avoir un impact sur la performance de vos workflows, veuillez tenir compte de la taille des fichiers lors de l’ajout de pièces jointes.