Étapes importantes pour garantir le bon fonctionnement des téléchargements automatisés
- Le bot d'automatisation des workflows doit être ajouté au groupe lorsque l’accès au dossier où vous souhaitez télécharger le fichier est limité.
- Le fichier doit avoir un nom unique.
- Vous devez avoir accès à la version complète de notre Bibliothèque de documents.
Premiers pas
⚠️ Premièrement, vous devez ajouter à votre workflow l’action « Convertir le formulaire soumis au format PDF » afin de pouvoir référencer le fichier PDF généré.
☝️ Nous vous conseillons également d'ajouter l'action « Récupérer le profil utilisateur » qui vous aidera à référencer les champs utilisateur tels que le prénom et le nom dans les champs « Nom du fichier » ou « Chemin du dossier ».
Utiliser les champs
Nom du fichier : c’est le nom de votre document qui sera visible dans la bibliothèque de documents. Vous pouvez soit référencer le nom que vous avez donné à votre fichier à l'étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » à l'aide de la variable magique « Nom du fichier », soit donner au fichier un nom différent à l'aide de variables magiques (par exemple, Nom du formulaire_Identifiant de l'utilisateur_Heure de soumission).
⚠️ Le nom du fichier devant être unique, un suffixe numérique est ajouté à la fin du nom du fichier en cas de conflit avec un document existant. Par exemple, lorsque le workflow s'exécute plusieurs fois et qu'un fichier est nommé « exemple », la première exécution télécharge un fichier portant le nom « exemple », la deuxième exécution télécharge le fichier « exemple (1) » et la troisième « exemple ( 2) ».
⚠️ Certains caractères spéciaux seront supprimés du nom du fichier (sauts de ligne, tabulations, etc.).
Chemin du fichier : vous pouvez créer un sous-dossier ou un chemin de sous-dossiers dans le dossier parent et y charger votre fichier. Par exemple, vous pouvez créer un sous-dossier par employé ou par heure de soumission. Si le sous-dossier existe déjà, le fichier y sera chargé. Pour ce faire, utilisez les variables magiques :
Comment créer un sondage, exemple : Prénom_Nom ou Heure de soumission
Comment créer un chemin de sous-dossiers, exemple : Nom du formulaire/Identifiant de l’utilisateur
Voici le résultat lorsqu'un chemin est créé à l'aide de variables magiques :
Identifiant du dossier : il s’agit de l’identifiant du dossier où vous souhaitez charger le document. Vous pouvez copier l’Identifiant à partir de l'URL dans la section du tableau de bord.
Pièce(s) jointe(s) : utilisez la variable magique « Clé du fichier PDF généré » de l’action « Convertir le formulaire soumis au format PDF ».
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