Bibliothèque de documents

Bibliothèque de documents : présentation

La bibliothèque de documents permet aux administrateurs de partager les documents, les fichiers ou les videos importants avec des équipes, services ou sites spécifiques de l’entreprise. Elle est structurée de sorte que les utilisateurs finaux n’ont qu’à cliquer sur l’onglet « Plus » de l’application ou sur la Boîte à outils dans l’application web. Les documents peuvent être chargés manuellement ou synchronisés depuis SharePoint à l’aide de l’intégration SharePoint.

Les clients peuvent télécharger tout type de fichier jusqu'à 500 Mo. Vous pouvez charger les types de fichier suivants : pdf, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, mp4. À chaque fois que vous ajoutez 100 licences supplémentaires, vous bénéficiez d'une capacité de stockage additionnelle de 10 Go.

Comment configurer la Bibliothèque de documents ?

• Si vous ne voyez pas la Boîte à outils dans votre tableau de bord, demandez à votre Customer Success Manager de l’activer ou envoyez une demande ci-dessous.
• Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils » puis sur « Documents ».
  
  
• Si vous n’avez pas encore ajouté de dossiers ou de documents, vous verrez cet écran et devrez sélectionner « + Ajouter », puis « Charger des fichiers » ou « Créer un dossier ».
  
• Cliquez sur « Créer un dossier ».
  
  
• Nommez le dossier et sélectionnez les Emplacements et les Groupes qui doivent y avoir accès.
  

• Si vous souhaitez accorder un droit de modification aux administrateurs d’un ou plusieurs de ces groupes ou emplacements, activez le bouton « Administrateurs peuvent modifier ».

• Sauvegardez votre saisie en cliquant sur « Créer un dossier ».

• Vous pouvez ajouter des sous-dossiers sous chaque dossier parent. Toutefois, le droit d’accès et les paramètres de modification des sous-dossiers sont actuellement les mêmes que pour le dossier parent.

• Pour créer de nouveaux dossiers ou ajouter des documents, cliquez sur le bouton « + Ajouter ».
  
  
  
• Pour partager un lien vers un fichier ou un document, cliquez sur l’icône de l’engrenage à côté du fichier ou dossier et sélectionnez « Copier le lien ».
  

Comment charger des documents ?

• Cliquez sur « + Ajouter » et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez charger depuis votre ordinateur, ou effectuez un glisser-déposer de ces documents vers la fenêtre de chargement.
  
  
• Gardez un œil sur les indicateurs pour voir les progrès du chargement. Vous pouvez choisir de supprimer des fichiers depuis la fenêtre de chargement en cliquant sur « x » à droite de l’élément que vous souhaitez supprimer.
  
  
• Renommez les fichiers directement dans la fenêtre de chargement.
  
  
• Cliquez sur « Ajouter d’autres fichiers » pour charger de nouveaux fichiers.
  
  
• Confirmez le chargement en cliquant sur « Charger ».
  
  
  
• Les droits d’accès et de modification peuvent uniquement être configurés à l’échelon supérieur. Tous les sous-dossiers et fichiers sous ce niveau héritent des droits d’accès et de modification du dossier parent.

Intégration

Il existe plusieurs options pour intégrer SharePoint à Beekeeper, notamment via la Marketplace et la Bibliothèque de documents. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans cet article (en anglais).