Creación de workflows con activadores por fecha

El activador «En fecha» de Beekeeper Workflows ofrece una potente solución nativa para automatizar acciones críticas basadas en fechas específicas del perfil de un usuario. Se trata de una función de workflows de primera clase basada en fechas, diseñada para iniciar automáticamente workflows exactamente cuando se produce una fecha clave en el perfil de un empleado, lo que elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual.

Las principales ventajas de esta función son:

• Funciona con cualquier campo de fecha personalizado: funciona con cualquier campo de perfil de tipo fecha, independientemente de si el campo es público o privado. 
• Programación flexible: admite compensaciones granulares (por ejemplo, X días/semanas/meses antes/después, el mismo día) y se puede configurar para eventos recurrentes (por ejemplo, anuales) o puntuales.
• Cumple con la normativa de privacidad: permite realizar acciones específicas basadas en fechas sensibles, respetando la privacidad al mantener las fechas del perfil ocultas para la base de usuarios general.

Ejemplos de como utilizarlo

El versátil activador se puede aplicar a una amplia gama de casos de uso relacionados con celebraciones, operaciones y cumplimiento normativo:

• Celebración: activa un recordatorio para que el gerente y los compañeros redacten un saludo personal en el cumpleaños de un empleado. 
• Reconocimiento: sugiere un agradecimiento del equipo y una recompensa por los años de servicio en la fecha del aniversario laboral.
• Incorporación: genera una lista de tareas previas a la incorporación para RR. HH. y el gerente en función de la fecha de inicio.
• Baja: lanzar una lista de verificación de salida/baja y revocar el acceso en función de la fecha de terminación.
• Cumplimiento normativo: notificar a RR. HH. y al empleado que deben iniciar la renovación de la visa caducada.
• Gestión: solicitar al gerente que complete una evaluación del rendimiento en la fecha de finalización del período de prueba.

🔧 Cómo configurar el activador «En fecha»

1. Añade el activador «En la fecha» a tu workflow.
2. Selecciona un campo de perfil de tipo fecha en el menú desplegable. Este activador solo funciona con campos de perfil de tipo fecha. Ejemplo: selecciona «Fecha de nacimiento» para activarlo en los cumpleaños de los usuarios.
3. Elige cuándo debe activarse el workflow en relación con la fecha seleccionada.
   • Hoy: se activa en la fecha exacta. Ejemplo: un mensaje de cumpleaños en el cumpleaños del usuario.
   • Día antes/Día después: se activa un día antes o después de la fecha. Ejemplo: un recordatorio el día antes de la fecha de inicio de un contrato.
   • Semana antes/Semana después: se activa el lunes de la semana anterior o posterior a la fecha. Ejemplo: si un cumpleaños es el miércoles, el workflow se activa el lunes anterior.
   • Mes anterior/mes posterior: se activa exactamente un mes antes o después de la fecha seleccionada.
   • Días personalizados antes/días personalizados después: establezca un número exacto de días antes o después de la fecha. Ejemplo: 5 días antes de la fecha de inicio significa que el workflow se activa con 5 días de antelación
4. Elija la recurrencia: seleccione si este workflow debe activarse una vez o cada año.

🧩 Cómo encaja en un workflow

El desencadenante «En fecha» ejecuta un workflow independiente para cada persona que cumple los criterios. Por ejemplo, si hoy es el cumpleaños de cinco personas, el workflow se ejecuta cinco veces, y cada ejecución hace referencia a una persona cada vez. No se puede hacer referencia a todas las personas que cumplen los criterios del desencadenante en la misma ejecución del workflow.

Una vez que se activa el desencadenante:

• Puedes recuperar datos del perfil para personalizar sus mensajes o acciones.
• Puedes calcular nuevas fechas (por ejemplo, añadir 7 días).
• Puedes esperar hasta una hora específica antes de continuar.
• Puedes enviar mensajes, asignar tareas o notificar a los miembros del equipo.

Todos estos pasos se pueden configurar en el generador de workflow de arrastrar y soltar.

Hora de activación específica del centro de datos

El activador se ejecuta a las 03:00 a. m. en la zona horaria del centro de datos que aloja su cuenta, con un pequeño retraso aleatorio (de hasta 30 minutos) para garantizar el buen funcionamiento del sistema.

El activador «En fecha» se evalúa diariamente en función de la zona horaria del centro de datos:

• UE/DE/CH: CET (hora central europea)
• EE. UU.: PST (hora estándar del Pacífico)
  • Esto significa las siguientes horas locales en las diferentes zonas de EE. UU.:
    • Hawái: 1:00 a. m.
    • Alaska: 2:00 a. m.
    • Los Ángeles (PST): 3:00 a. m.
    • Denver: 4:00 a. m.
    • Dallas: 5:00 a. m.
    • Nueva York: 6:00 a. m.

Las horas indicadas anteriormente se refieren a la hora estándar (invierno); durante el horario de verano, los activadores se ejecutan una hora más tarde.

Preguntas frecuentes

• ¿El desencadenador «En fecha» funciona para los usuarios suspendidos?

  No. El desencadenador «En la fecha» busca todos los usuarios que cumplen sus criterios y no están suspendidos. Eso significa que también tiene en cuenta a los usuarios activos y a aquellos que nunca han iniciado sesión.

• ¿Puedo mencionar a muchas personas en una publicación de cumpleaños creada por un workflow activado con «En la fecha»?

  No. El activador «En la fecha» ejecuta un workflow independiente para cada persona que cumple los criterios. Por ejemplo, si hoy es el cumpleaños de cinco personas, el workflow se ejecuta cinco veces, y cada ejecución hace referencia a una persona cada vez. No se puede hacer referencia a todas las personas que cumplen los criterios del activador en la misma ejecución del workflow, por ejemplo, para incluirlas en una publicación de celebración.

• ¿Cómo me aseguro de que los mensajes se envían durante el horario laboral?

  Aunque sabes a qué hora se ejecuta el desencadenante «En la fecha», puedes utilizar el nodo de acción «Esperar hasta» para retrasar cualquier acción de tu workflow a tu gusto.