La función de añadido de archivos adjuntos en el editor de workflows te permite incluir archivos y documentos en diversas actividades del workflow. Esta guía te llevará a través del proceso de añadir archivos adjuntos a tus workflows.
Acceso al componente de añadido de archivos adjuntos
En el editor de workflows, puedes acceder al componente de añadido de archivos adjuntos desde numerosas acciones, por ejemplo:
- Crear una publicación
- Enviar un mensaje de chat y Enviar un mensaje de chat de grupo
- Crear una tarea y otras acciones relacionadas con tareas, incluidas las solicitudes de aprobación
- Enviar un correo electrónico
- Cargar en la biblioteca de documentos
Ahora ofrece tres opciones diferentes para añadir archivos adjuntos:
1. Añadir Adjunto a partir de una Variable Mágica
Esta opción te permite incluir archivos generados por el propio workflow, por ejemplo, PDF generados a partir de un formulario enviado y archivos ya subidos a tu plataforma Beekeeper, como imágenes adjuntas a un formulario o la foto de perfil de un usuario. Para utilizar esta opción:
- Dentro de tu acción de workflow, localiza el componente de añadido de archivos adjuntos.
- Selecciona la opción 'A partir de variables mágicas'.
- Selecciona la variable mágica relevante del panel izquierdo que contenga el archivo deseado.
2. Permitir la carga desde tu ordenador
Con esta opción, puedes cargar archivos directamente desde tu ordenador para incluirlos en tu workflow. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Busca el componente de añadido de archivos adjuntos dentro de tu acción de workflow.
- Selecciona la opción 'Desde tu ordenador'.
- Suelta uno o varios archivos arrastrándolos o buscándolos. Haz clic en el botón 'Cargar' para adjuntar esos archivos. El tamaño máximo de los archivos de vídeo es de 50 Mb y de 10 Mb para los demás archivos.
3. Añadir URL/enlace
.
La opción de añadido de URL/Link te permite incluir archivos adjuntos con URLs internas de Beekeeper. Estas URL deben incluir '/artifacts/' o '/api/2/files/key'. Sigue estos pasos:
- Localiza el componente de añadido de archivos adjuntos en tu acción de workflows.
- Elige la opción 'A partir de URL/enlace'.
- Pega la URL interna de Beekeeper o constrúyela utilizando Variables Mágicas.
Es posible utilizar Variables Mágicas en la entrada URL/Link, lo cual es útil para construir una URL/Link dinámica.
No puedes adjuntar archivos de fuentes externas, es decir, cualquier archivo de un dominio que no sea tu dominio en Beekeeper. Esto también se aplica a los archivos de integración de SharePoint de la biblioteca de documentos.
Uno de los casos de uso es añadir archivos desde la biblioteca de documentos (excluyendo los archivos de integración de SharePoint). El enlace puede copiarse desde la columna de acciones y pegarse en la entrada de archivos adjuntos:
Limitaciones:
Aunque los archivos adjuntos pueden mejorar tus flujos de trabajo, es esencial ser consciente de ciertas limitaciones:
- Número de archivos adjuntos: El número de archivos adjuntos es limitado. Sólo se puede adjuntar un anexo a una única tarea y sólo se puede cargar un único archivo en la biblioteca de documentos a través de un bloque de archivos. Para otros bloques, el número de archivos adjuntos está normalmente limitado a 50.
- Limitaciones en el origen: Como ya se ha mencionado anteriormente, no es posible adjuntar archivos desde fuentes externas. Esta restricción también se aplica a los archivos de integración de SharePoint desde la biblioteca de documentos.
- Tamaño de los archivos adjuntos: El tamaño total de todos los archivos adjuntos en la acción 'Enviar un correo electrónico' no puede superar los 10 MB.
- Impacto en el rendimiento: Los archivos adjuntos de gran tamaño pueden afectar al rendimiento de tus workflows, por lo que debes tener en cuenta el tamaño de los archivos al añadirlos.
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