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Esta guía explica cómo crear un Workflow que incluya un paso de decisión para que, en función de la decisión tomada, el workflow se divida en dos secuencias, cada una con una serie de acciones. La decisión tomada depende de la respuesta dada a una pregunta del formulario.
Descripción del problema
Marcela
- Responsable de RRHH de un gran grupo hotelero
- Recibe cada día un gran número de solicitudes de vacaciones, que debe transmitir al responsable correspondiente en función del departamento del empleado.
- Las solicitudes de vacaciones se procesan manualmente.
Marcela se siente molesta porque...
- Dedica tres horas a la semana a tramitar en papel las solicitudes de vacaciones de los empleados.
- Aprobar la solicitud y planificar la ausencia lleva mucho tiempo, sobre todo porque suelen ser solicitudes de última hora.
- Las vacaciones no planificadas provocan problemas de falta de personal.
Workflow
¿Cómo puedo crear este Workflow?
- Ve al Dashboard, dirígete al 'Cuadro de Herramientas', después, 'Workflows'
- Haz clic en 'Crear nuevo workflow' si se trata del primer workflow de tu tenant o en '+ Añadir nuevo' si ya existen algunos workflows.
- En el panel 'Configuración de Workflows' introduce el nombre del workflow y, opcionalmente, añade una descripción.
- A continuación, haz clic en el marcador de posición 'Añadir un desencadenador' para añadir un desencadenador.
- Selecciona 'Formulario enviado' en la lista de desencadenadores y haz clic en 'Añadir'.
- En el panel de la derecha, en el campo 'Nombre del formulario', selecciona el formulario que debe activar el workflow.
- A continuación, haz clic en 'Añadir una acción'.
- Selecciona una Acción: 'Ramificar en' y haga clic en “Añadir”.
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Rellena los campos del panel de la derecha:
Nuestra condición es la siguiente:
Si el Departamento es igual a 'Limpieza', enviaremos el mensaje de chat a Ana, de lo contrario enviaremos el mensaje de chat a María.
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Variable mágica - aquí es donde añadimos el campo sobre el que queremos ramificar. En este caso nos estamos ramificando en la respuesta del formulario por lo que seleccionaremos 'Respuesta para Seleccionar Departamento'.
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Regla - aquí es donde seleccionamos la regla para el paso de decisión. Diferentes reglas se aplican a diferentes tipos de información sobre los que queremos ramificar. En este caso nos estamos ramificando en el Departamento, que es un campo de texto, por lo que lo más adecuado serían las siguientes reglas: 'Contiene' o 'Igual a'. Seleccionemos 'Igual a'.
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Valor - esta es la última parte de la condición. Aquí tenemos que poner el nombre del departamento 'Limpieza'.
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Ahora tenemos que especificar qué ocurrirá cuando el departamento especifique 'Limpieza' o cuando no sea así.
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Haga clic en '+' en la rama Sí.
- A continuación, selecciona la acción 'Enviar un mensaje de chat' y rellena los campos del panel de la derecha:
- Enviar a - puedes seleccionar el usuario al que enviar un mensaje de chat o utilizar una variable para hacer referencia a un usuario de los pasos anteriores. En este caso queremos enviar un mensaje de chat a la usuaria Juana, así que buscaremos a la usuaria y la seleccionaremos de la lista.
- Mensaje - escribe el mensaje de chat.
- Archivo(s) adjunto(s) - usando Variables Mágicas puedes adjuntar el formulario enviado en formato PDF. Para ello es necesario añadir el paso 'Convertir el formulario enviado en un PDF' antes de esta acción.
- De la misma manera haz clic en el '+' en la rama 'No' y configura el mensaje de chat a Marcela.
- Lo último es verificar si todas las acciones están configuradas correctamente. Las acciones configuradas correctamente tendrán una marca de verificación verde. Las incorrectas tendrán una cruz roja y el campo incorrectamente actualizado se resaltará en rojo.
- Una vez que valides el workflow y estés listo para empezar a utilizarlo, actívalo cambiando el conmutador a 'Activo'
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