Uso de los desencadenantes webhook entrantes para conectar workflows con software de terceros

Descripción general

Los desencadenantes de webhooks entrantes te permiten conectar Beekeeper con otros sistemas, como tus herramientas de RR. HH., formación o reconocimiento, para que puedas automatizar tareas y compartir actualizaciones importantes con tus equipos en tiempo real.

En lugar de comprobar las actualizaciones manualmente o cargar archivos de datos, Beekeeper puede escuchar los eventos de tu sistema externo (por ejemplo, un curso completado en tu LMS o un nuevo empleado añadido en tu herramienta de RR. HH.) y activar un workflow para tomar medidas dentro de Beekeeper automáticamente.

Algunos ejemplos de automatizaciones son:

• Enviar un mensaje de chat cuando se asigna una nueva formación en tu LMS 🎓
• Notificar a un gerente cuando un miembro de su equipo completa un curso 👏
• Desactivar automáticamente a un usuario cuando abandona la empresa 🏢
• Publicar mensajes de reconocimiento en un stream cuando alguien recibe un premio 🎁

Esta función te ayuda a:

• Reducir las actualizaciones manuales y el trabajo administrativo
• Enviar notificaciones en tiempo real a las personas adecuadas
• Mantener tus sistemas sincronizados y actualizados

Antes de empezar

Para utilizar los desencadenantes de webhooks entrantes, asegúrate de que dispones de:

• Acceso al editor de workflows (disponible en los planes Core y Premium)
• Un sistema de terceros que admita el envío de webhooks
• El JSON de muestra o el esquema de eventos de ese sistema (tu equipo de TI o tu proveedor pueden proporcionártelo)

Paso 1: Crea un activador de webhook entrante en Beekeeper 

1. Ve a Cuadro de Herramientas → Workflows en tu Panel de Administración de Beekeeper
2. Haz clic en Crear Workflow
3. En tipo de desencadenador, selecciona Webhook entrante. 
4. En el capo JSON de muestra, pega la carga util del ejemplo que has recibido de tu herramienta externa.

Beekeeper creará automáticamente «variables mágicas»  basadas en este JSON, que representan los campos de datos (como el nombre de usuario, el título del curso, etc.) que puedes utilizar en pasos posteriores del workflow.

💡 Consejo: Si tu JSON incluye atributos anidados (como «usuario → nombre»), Beekeeper los convierte automáticamente en variables utilizables, como el nombre de usuario.

   5. Una vez guardado, Beekeeper generará una URL de Webhook única para tu desencadenador. Copia                esta URL, la necesitarás para configurar tu herramienta de terceros

Paso 2: Conecta tu sistema externo
 

A continuación, indica a tu sistema externo dónde enviar los eventos webhook.

Este proceso varía ligeramente en función de la herramienta que utilices, pero los pasos generales son los mismos:

1. En tu plataforma externa (por ejemplo, HRIS, LMS, Zapier, etc.), busca la sección denominada Webhooks o Integraciones.
2. Elige el evento que deseas enviar a Beekeeper (por ejemplo, «Nuevo curso completado» o «Turno asignado»).
3. Pega la URL del webhook de Beekeeper en el campo de destino.
4. Establece el formato de datos en JSON y asegúrate de que coincida con la estructura de tu JSON de muestra.

Paso 3: Crear las acciones del workflow

Una vez configurado el desencadenador, define qué debe suceder cuando Beekeeper reciba el evento.

Por ejemplo:

• Enviar un mensaje de chat al usuario o a su responsable.
• Publicar una actualización en un Stream.
• Crear una tarea.
• Iniciar una campaña.

1. En tu Workflow, haz clic en + Añadir acción.
2. Elige la acción que deseas automatizar.
3. Utiliza las variables mágicas de la carga útil de tu webhook para personalizar los mensajes o las acciones (por ejemplo, incluye el nombre de usuario, el título del curso o el tipo de evento).

Paso 4: Prueba la integración

Antes de ponerlo en marcha, es recomendable realizar una prueba.

1. Desde tu sistema externo, envía un evento de prueba a la URL del webhook de Beekeeper.
2. Abre tu workflow en Beekeeper y comprueba la pestaña Historial de ejecución para confirmar que el evento se ha recibido y procesado.
3. Si todo ha ido bien, verás que tu workflow aparece marcado como Completado y que se han creado en Beekeeper todas las acciones conectadas (por ejemplo, mensajes de chat o tareas).

Solución de problemas y preguntas frecuentes

¿El disparador de webhook entrante admite atributos anidados?

✅ Sí. Los atributos JSON anidados (como user.name) se convierten automáticamente en variables mágicas.

¿Qué ocurre si la carga útil entrante incluye más campos que mi JSON de muestra?

¡No hay problema! Beekeeper ignorará los atributos adicionales y solo utilizará los definidos en tu JSON de muestra.

¿Qué ocurre si la carga útil no coincide con el JSON de muestra?

El workflow no se activará; asegúrate de que los datos de tu evento sigan la misma estructura que tu JSON de muestra definido.

¿Admite listas o matrices?

❌ No directamente. Si tu webhook incluye listas (por ejemplo, varios usuarios), ponte en contacto con tu CSE, que te ayudará a analizar los datos a través de Workato.

¿Qué ocurre si mi evento no incluye un ID de usuario reconocido por Beekeeper?

Necesitarás un identificador común (como un correo electrónico o un ID externo) para que Beekeeper sepa a qué usuario u objeto se refieren los datos.

¿Puedo utilizar esto en lugar de las sincronizaciones de usuarios o turnos?

⚠️ No. Los webhooks son más adecuados para eventos, no para sincronizaciones continuas. Para sincronizaciones de datos de gran tamaño, utiliza mecanismos de sincronización de usuarios o turnos específicos.

Ejemplos de casos de uso

Disponibilidad

Los desencadenantes de webhook entrantes están disponibles para todos los clientes con acceso al editor de workflows (planes Core y Premium).
Si tienes un plan anterior sin este acceso, ponte en contacto con tu CSM de Beekeeper para conocer las opciones de actualización.