Esta guía te ayudará a crear un workflow con una acción 'Esperar', es decir, 'Crear una tarea y esperar a que se complete' o simplemente añadir una acción 'Esperar a...' al workflow para retrasar los pasos siguientes.
⚠️ Ten en cuenta que la duración máxima de un workflow es de 100 días desde el momento en que se activa. Después de este tiempo el workflow expirará y cualquier acción no completada fallará. Esto significa que todas las acciones de espera (es decir, crear una tarea y esperar a que se complete) dentro de este workflow deben completarse en un plazo de 35 días.
¿Cómo puedo crear este Workflow?
- Ve al Dashboard, dirígete al 'Cuadro de Herramientas', después, 'Workflows'
- Haz clic en 'Crear nuevo workflow' si se trata del primer workflow de tu tenant o en '+ Añadir nuevo' si ya existen algunos workflows.
- En el panel 'Configuración de Workflows' introduce el nombre del workflow y, opcionalmente, añade una descripción.
- A continuación, haz clic en el marcador de posición 'Añadir un desencadenador' para añadir un desencadenador.
- Selecciona 'Primer inicio de sesión del usuario' en la lista de desencadenadores y haz clic en 'Añadir'.
- A continuación, haz clic en 'Añadir una acción'.
- Selecciona la acción: 'Obtener datos del perfil del usuario' y haz clic en 'Añadir'.
Este paso permite obtener más información del perfil del usuario seleccionado, como nombre y apellidos, rol, email del usuario, nombre del usuario, # de comentarios, # de likes, # de posts, fecha de última actividad, fecha de creación del perfil...etc. Puedes hacer referencia a estos campos en los pasos posteriores del workflow, por ejemplo, para crear un nombre de archivo dinámico o direccionar el mensaje de chat o el correo electrónico. - Rellena los campos del panel de la derecha: Usuario: selecciona la persona cuyos datos de perfil deseas recuperar. Para seleccionar la persona que ha iniciado sesión, elige la Variable Mágica en el desplegable. Para seleccionar una persona concreta, empieza a escribir el nombre de usuario y aparecerán los resultados.
- Haz clic en el signo '+' debajo de la acción para añadir el siguiente paso.
- Selecciona la acción: 'Enviar un mensaje por chat' y haz clic en 'Añadir'.
- Rellena los campos del panel de la derecha:
- Enviar a - puedes seleccionar el usuario al que enviar un mensaje de chat o utilizar una variable para hacer referencia a un usuario de los pasos anteriores, es decir, el usuario que inició sesión. En este caso, queremos enviar un mensaje de chat al usuario que inició sesión y lo seleccionaremos utilizando una Variable Mágica.
- Mensaje - escribe el mensaje de chat.
- Adjunto(s) - puedes adjuntar un formulario convertido a PDF, siempre que en uno de los pasos anteriores haya seleccionado un desencadenador o acción que contenga un formulario. Este ejemplo no contiene un formulario, por lo que omitiremos este campo.
- Haz clic en el signo '+' debajo de la acción para añadir el siguiente paso.
- Selecciona una acción: 'Esperar para saber el tiempo completo' y haz clic en 'Añadir'.
- Rellena los campos del panel de la derecha:
Días: introduce el número de días que deseas retrasar la siguiente acción. Déjalo en blanco si no deseas retrasar la siguiente acción ningún día.
Horas: introduce el número de horas que deseas retrasar la siguiente acción. Manténlo en blanco si no deseas retrasar la siguiente acción ninguna hora.
Minutos: introduce el número de minutos que deseas retrasar la siguiente acción. Manténlo en blanco si no deseas retrasar la siguiente acción ningún minuto. - Haz clic en el signo '+' debajo de la acción para añadir el siguiente paso.
- Selecciona la acción: 'Calcular fecha y hora' y haz clic en 'Añadir'.
- Rellena los campos del panel de la derecha:
Fecha de referencia - introduce la fecha a la que deseas añadir días/horas/minutos. Manténlo en blanco si deseas utilizar la fecha actual.
Días - introduce el número de días que deseas añadir a la fecha de referencia. Manténlo en blanco si no deseas retrasar la siguiente acción en ningún día.
Horas - introduce el número de horas que deseas añadir a la fecha de referencia. Manténlo en blanco si no desea retrasar la siguiente acción ninguna hora.
Minutos - introduce el número de minutos que deseas añadir a la fecha de referencia. Manténlo en blanco si no deseas retrasar la siguiente acción en ningún minuto. - Haz clic en el signo '+' debajo de la acción para añadir el siguiente paso.
- Selecciona la acción: 'Crear una tarea y esperar a que se complete' y haz clic en 'Añadir'.
- Rellena los campos del panel de la derecha:
Asignada a - puedes seleccionar el usuario al que asignar la tarea o utilizar una variable para hacer referencia a un usuario de los pasos anteriores, es decir, el usuario que inició sesión. En este caso, queremos asignar la tarea al usuario que ha iniciado sesión y lo seleccionaremos utilizando una Variable Mágica.
Título/descripción de la tarea - introduce el título y la descripción de la tarea. Puedes introducir un texto estático o utilizar las Variables Mágicas para hacer referencia a campos de pasos anteriores, es decir, el nombre del formulario, la hora de envío...etc.
Fecha de vencimiento - selecciona la fecha calculada previamente utilizando el panel de Variables Mágicas de la izquierda. - Haz clic en el signo '+' debajo de la acción para añadir el siguiente paso.
- Selecciona la acción: 'Enviar un mensaje de chat' y haz clic en 'Añadir'.
- Rellena los campos en el panel de la derecha:
Enviar a - en este ejemplo queremos enviar el mensaje de chat a la persona de RRHH para confirmar la finalización de la tarea. Seleccionaremos el usuario específico que debe recibir este mensaje de chat.
Mensaje - escribe el mensaje de chat.
Adjunto(s) - puedes adjuntar un formulario convertido a PDF, siempre que en uno de los pasos anteriores hayas seleccionado un desencadenador o acción que contenga un formulario. Este ejemplo no contiene un formulario, por lo que omitiremos este campo. -
Valida y guarda tu workflow.
Ahora que todo su flujo de trabajo está listo puede validar el disparador y cada acción y guardar si todo es correcto. El sistema no te permitirá guardar los workflows en caso de que algo falte o no sea correcto. Los desencadenadores y acciones correctamente actualizados tendrán una marca de verificación verde:
Los desencadenadores o acciones incorrectamente actualizados tendrán una cruz roja y el campo no actualizado se resaltará en rojo:
- Cuando el desencadenador y todas las acciones tengan una marca de verificación verde, podrás guardar el workflow.
- Una vez que valides el workflow y estés listo para empezar a utilizarlo, actívalo cambiando el conmutador a 'Activo'
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