Utilisation des déclencheurs Webhook entrants pour connecter des workflows à des logiciels tiers

Aperçu

Les Déclencheurs Webhook entrants vous permettent de connecter Beekeeper à d’autres systèmes — comme vos outils RH, de formation ou de reconnaissance — afin d’automatiser des tâches et de partager des mises à jour importantes avec vos équipes terrain en temps réel.

Au lieu de vérifier manuellement les mises à jour ou de télécharger des fichiers de données, Beekeeper peut « écouter » les événements provenant de votre système externe (par exemple : un cours terminé dans votre LMS ou un nouvel employé ajouté dans votre outil RH) et déclencher automatiquement un workflow pour effectuer une action dans Beekeeper.

Exemples d’automatisations :

• Envoi d’un message de chat lorsqu’une nouvelle formation est assignée dans votre LMS 🎓

• Notification d’un manager lorsque l’un de ses collaborateurs termine un cours 👏

• Désactivation automatique d’un utilisateur lorsqu’il quitte l’entreprise 🏢

• Publication d’un message de reconnaissance dans un flux lorsqu’une personne reçoit une récompense 🎁

Cette fonctionnalité vous aide à :

• Réduire les mises à jour manuelles et les tâches administratives

• Fournir des notifications en temps réel aux bonnes personnes

• Garder vos systèmes synchronisés et à jour

Avant de commencer

Pour utiliser les Déclencheurs Webhook entrants, vous devez disposer de :

• L’accès à l’Éditeur de workflows (inclus dans les plans Core et Premium)

• Un système tiers prenant en charge l’envoi de webhooks

• Le Sample JSON ou le schéma d’événement envoyé par ce système (votre équipe IT ou votre fournisseur peut vous le fournir)

Étape 1 : Créer un Déclencheur Webhook entrant dans Beekeeper

1. Accédez à Outils → Workflows dans votre Tableau de bord Admin Beekeeper.

2. Cliquez sur Créer un workflow.

3. Sous Type de déclencheur, sélectionnez Webhook entrant.

4. Dans le champ Sample JSON, collez le payload d’exemple fourni par votre outil externe.
   
   Beekeeper créera automatiquement des variables magiques basées sur ce JSON — elles représentent les champs de données (comme le nom de l’utilisateur, le titre du cours, etc.) que vous pourrez utiliser dans les étapes suivantes du workflow.

   💡 Attention : Si votre JSON contient des attributs imbriqués (comme “user → name”), Beekeeper les convertit automatiquement en variables magiques exploitables (par exemple : user name).
   
   

    

   

    

5. Une fois enregistré, Beekeeper générera une URL Webhook unique pour votre déclencheur. Copiez cette URL — vous en aurez besoin pour configurer votre outil tiers.

Étape 2 : Connecter votre système tiers

Vous devez maintenant indiquer à votre système externe où envoyer les événements du webhook.

Selon l’outil utilisé, le processus peut légèrement varier, mais les étapes générales sont :

1. Dans votre plateforme tierce (ex. : HRIS, LMS, Zapier, etc.), trouvez la section Webhooks ou Intégrations.

2. Choisissez l’événement à envoyer vers Beekeeper (ex. : « Cours terminé » ou « Shift assigné »).

3. Collez l’URL Webhook Beekeeper dans le champ de destination.

4. Définissez le format des données sur JSON et assurez-vous qu’il correspond à la structure de votre Sample JSON.

Étape 3 : Construire les actions du workflow

Une fois votre déclencheur configuré, définissez ce qui doit se passer lorsque Beekeeper reçoit l’événement.

Par exemple :

• Envoyer un message de chat à l’utilisateur ou à son manager

• Publier une mise à jour dans un flux

• Créer une tâche

• Démarrer une campagne

Dans votre workflow :

1. Cliquez sur + Ajouter une étape.

2. Sélectionnez l’action à automatiser.

3. Utilisez les variables magiques du payload pour personnaliser les messages ou les actions (ex. inclure le nom de l’utilisateur, le titre du cours, ou le type d’événement).

Étape 4 : Tester l’intégration

Avant le déploiement, il est recommandé d’effectuer un test.

1. Depuis votre système tiers, envoyez un événement test vers l’URL Webhook Beekeeper.

2. Ouvrez votre workflow dans Beekeeper et consultez l’onglet Historique d’exécution pour vérifier que l’événement a bien été reçu et traité.

3. Si tout fonctionne, vous verrez votre workflow marqué comme Terminé et les actions associées (ex. message de chat ou tâche) créées dans Beekeeper.

Dépannage & FAQ

Les Déclencheurs Webhook entrants prennent-ils en charge les attributs imbriqués ?
✅ Oui. Les attributs JSON imbriqués (ex. user.name) sont automatiquement convertis en variables magiques.

Que se passe-t-il si le payload entrant contient plus de champs que mon Sample JSON ?
Aucun problème ! Beekeeper ignore les attributs supplémentaires et utilise uniquement ceux définis dans votre Sample JSON.

Que se passe-t-il si le payload ne correspond pas au Sample JSON ?
Le workflow ne se déclenchera pas — assurez-vous que les données suivent la même structure que votre Sample JSON.

Les listes ou tableaux sont-ils pris en charge ?
❌ Pas directement. Si votre webhook contient des listes (ex. plusieurs utilisateurs), contactez votre Customer Success Engineer — il pourra vous aider à les traiter via Workato.

Que faire si l’événement ne contient pas d’identifiant utilisateur reconnu par Beekeeper ?
Un identifiant commun (comme une adresse email ou un ID externe) est nécessaire pour que Beekeeper sache à quel utilisateur ou objet les données se rapportent.

Puis-je utiliser cela à la place des synchronisations d’utilisateurs ou de shifts ?
⚠️ Non. Les webhooks sont conçus pour des événements, pas des synchronisations continues. Pour les synchronisations volumineuses, utilisez les mécanismes dédiés de sync utilisateur ou shift.

Exemples d’utilisation

Disponibilité

Les Déclencheurs Webhook entrants sont disponibles pour tous les clients disposant de l’accès à l’Éditeur de workflows (plans Core et Premium).
Si vous êtes sur un ancien plan sans cet accès, contactez votre Customer Success Manager Beekeeper pour connaître les options de mise à niveau.