Utilisation des horaires dans les workflows

Les blocs suivants prenant en charge les horaires sont disponibles dans les workflows :

Comment fonctionnent les déclencheurs et les actions dans les workflows ?

Déclencheur  Horaire disponible demandé

Le déclencheur « Horaire disponible demandé »  permet de lancer un workflow chaque fois qu'un employé réclame un horaire de travail sans affecté. Cela peut être très utile pour s'assurer que les quarts de travail ouverts sont correctement pourvus.

À titre d'exemple, configurons un workflow dans lequel un employé réclame un quart de travail ouvert, une tâche d'approbation est créée pour qu'un responsable vérifie si l'employé est éligible pour réclamer le quart de travail.

1. Ajoutez un déclencheur « Horaire disponible demandé » - ce déclencheur ne nécessite aucune saisie. Dans les étapes suivantes, vous aurez accès à tous les détails d'un quart de travail ouvert réclamé sous forme de variables magiques.
2. Ajoutez l'action « Récupérer les données du profil de l'utilisateur » - en fonction de l'ID utilisateur de l'étape précédente, récupérez le champ de profil d'un employé qui réclame le quart de travail.
3. Ajoutez le nœud de branchement « Envoyer la demande et activer les branches conditionnelles selon le statut accordé à la demande » : attribuez simplement une tâche à la personne responsable de la planification. S'il s'agit du responsable des employés, récupérez l'ID utilisateur du responsable à partir de l'étape précédente. Remplissez tous les champs obligatoires pour l'approbation. Envisagez de spécifier une date d'échéance antérieure à l'heure de début du poste.  
4. Branchez sur « Refusé » : par défaut, les postes vacants sont attribués à un employé sans nécessiter l'approbation du responsable. Dans les workflows, vous pouvez refléter ce comportement par défaut et rejeter une telle demande. L'approbation ne change rien à la demande des employés.  Ajoutez l'action «
5. Ajoutez l'action « Mettre à jour un horaire de travail » : lorsque le responsable décide de rejeter une demande d'horaire ouvert, mettez à jour l'horaire qui a déclenché ce workflow en supprimant le destinataire. Grâce à cela, l'horaire sera rajouté au pool des « horaires disponibles »

Exemple de workflow avec un déclencheur « Horaire disponible demandé » et une action « Mettre à jour un horaire de travail ».

Déclencheur  Nouvel horaire disponible ajouté 

Le déclencheur « Nouvel horaire disponible ajouté » permet de lancer un workflow chaque fois qu'un poste sans affecté est ajouté à un planning ou qu'un poste existant devient vacant (l'affecté est supprimé du poste). Prenons l'exemple d'un workflow dans lequel vous souhaitez informer les employés d'une nouvelle opportunité de travail en leur envoyant une campagne.

1. Ajoutez un déclencheur « Nouvel horaire disponible ajouté » - ce déclencheur ne nécessite aucune saisie. Dans les étapes suivantes, vous aurez accès à tous les détails de ce quart ouvert sous forme de variables magiques.
2. Ajoutez l'action « Envoyer une campagne » - lors de la configuration de la campagne, assurez-vous de l'envoyer aux personnes qui peuvent revendiquer un horaire disponible. Le groupe cible d'une campagne doit correspondre aux membres du planning (emplacements et groupes ajoutés à un planning).

Tenez compte de la situation spécifique du client. Si un téléchargement de planning contient plusieurs horaires disponibles, chacun de ces postes déclenchera ce workflow, ce qui risque d'envoyer une campagne à tous les membres du planning.

Action Ajouter des horaires de travail

L'action « Ajouter des horaires de travail » permet d'ajouter un nouveau horaire de travail. Prenons l'exemple d'un workflow où les soumissions de formulaires sont converties en horaires de travail. Ainsi, chaque fois que vous devez apporter des modifications ponctuelles à un planning, vous n'avez pas besoin de passer par tout le processus de téléchargement du planning à l'aide du module complémentaire Excel Beekeeper ou du modèle d'horaires de travail.  

1. Créez un formulaire qui permettra de recueillir toutes les informations nécessaires pour un horaire de travail.  
2. Ajoutez le déclencheur « Formulaire soumis » et sélectionnez un formulaire défini à la première étape.  
3. Ajoutez l'action « Ajouter des horaires de travail » : créez un horaire de travail basé sur la soumission du formulaire. Utilisez soit des variables magiques, soit des valeurs fixes.  
   Consultez l'exemple ci-dessous.  

Veuillez consulter les remarques générales sur la création de quarts de travail dans Beekeeper ci-dessous.

Création d'un horaire (planning) dans Beekeeper - remarques générales 

 
Pour créer un horaire dans Beekeeper, vous avez besoin au minimum :  

• d'un identifiant de l'horaire (celui-ci peut être mappé dans les workflows)  
• de la date de l'horaire  
• du titre de l'horaire  
• d'un identifiant utilisateur (facultatif, mais s'il n'est pas fourni, un horaire ouvert sera ajouté au planning)

Les horaires peuvent contenir beaucoup plus d'informations utiles pour les responsables et les employés. Considérez la possibilité d'étendre le formulaire ou le workflow pour ajouter ces informations à un horaire :

• heures de début et de fin - si elles ne sont pas fournies, un quart de travail d'une journée entière sera créé.
• icône ou couleur - met en évidence visuellement les quarts de travail d'un certain type.
• labels - ajoute du contexte à un horaire.
• emplacement - une étiquette indiquant où se déroule un quart de travail.
• type - informations supplémentaires personnalisables sur le quart de travail, généralement utilisées pour refléter l'heure de la journée à laquelle le quart de travail a lieu, sans qu'il soit nécessaire de préciser les heures exactes de début et de fin, par exemple : matin, après-midi, soir, nuit.
• description d'un horaire - texte décrivant les détails d'un quart de travail  

• shiftManagersIds - bien qu'elles ne soient pas visibles dans la vue Calendrier des horaires, vous pouvez ajouter des informations sur les responsables lors de la création d'un horaire. Cela peut être utile pour les contacter au sujet de tout changement concernant les horaires qu'ils gèrent.

   

Dates, heures de début et de fin des horaires  

Il existe quelques précautions importantes à prendre en ce qui concerne les dates, les heures de début et de fin des horaires. La manière dont vous collectez ces informations aura un impact sur la complexité des workflows et sur le résultat final.  

Les nœuds d'action « Ajouter un horaire de travail » et « Mettre à jour un horaire de travail » permettent de spécifier la date, l'heure de début ou l'heure de fin d'un horaire, seule la date étant obligatoire.  

Il s'agit d'une approche différente de celle de notre API, qui exige à la fois la date de début et la date de fin. L'approche avec la date divisée, l'heure de début et l'heure de fin facilite la gestion des scénarios réels dans lesquels :

• le début et la fin des horaires de travail n'ont pas d'importance, car les employés travaillent toujours aux mêmes heures et n'ont donc besoin que d'informations sur leurs horaires de travail. En fournissant uniquement la date, nous créerons un quart de travail d'une journée entière dans Beekeeper.  
• En fournissant l'heure de début et l'heure de fin, nous garantissons la flexibilité nécessaire aux responsables et aux employés de première ligne pour gérer correctement les effectifs tout au long de la journée.

Attention : si vous indiquez des heures de début et de fin dans les workflows et que l'heure de fin est antérieure à l'heure de début, ce quart sera considéré comme un horaire de nuit. Il commence à l'heure de début et se termine à l'heure de fin le lendemain.

Si vous collectez des informations sur un horaire à partir d'un formulaire, demandez-vous s'il convient de demander l'heure de fin ou la durée d'un horaire. Si vous optez pour la durée, vous devrez effectuer des calculs dans le flux de travail afin de convertir la durée en une heure de fin réelle au format HH:MM.

Action  Mettre à jour un horaire

Vous utilisez des workflows pour mettre à jour des horaires déjà existants. Pour ce faire, vous aurez besoin de deux identifiants :

• Utilisateur de l'horaire - Identifiant d'un utilisateur affecté à un horaire
• ID de l'horaire - ID des horaires auxquels un utilisateur est affecté

Vous pouvez mettre à jour les champs suivants :

• Utilisateur - si vous souhaitez modifier l'affectation d'un utilisateur ou rendre l'horaire disponible en supprimant une affectation
• Début - date et heure de début d'un horaire
• Fin - date et heure de fin d'un horaire
• Titre
• Description
• Emplacement
• Type 

Ce nœud permet de mettre à jour ou d'effacer la valeur d'un seul attribut de l'horaire. Si vous souhaitez mettre à jour plusieurs attributs de l'horaire, vous devrez ajouter plusieurs nœuds « Mettre à jour un horaire de travail ».

Tous les attributs de l'horaire ne sont pas obligatoires (par exemple, un horaire sans affecté est un horaire ouvert). Si vous souhaitez effacer la valeur d'un champ obligatoire, le workflow échouera (par exemple, effacer un titre).

Tenez compte des limitations de chaque type d'attribut. Par exemple, la longueur du titre ne peut pas dépasser 80 caractères.

À titre d'exemple, configurons un workflow dans lequel un employé revendique un quart de travail ouvert. Une tâche d'approbation est créée pour qu'un responsable vérifie si l'employé est éligible pour revendiquer l'horaire.

1. Ajoutez un déclencheur « Horaire disponible demandé » - ce déclencheur ne nécessite aucune saisie. Dans les étapes suivantes, vous aurez accès à tous les détails d'un quart de travail ouvert réclamé sous forme de variables magiques.
2. Ajoutez l'action « Récupérer les données du profil de l'utilisateur » - en fonction de l'ID utilisateur de l'étape précédente, récupérez le champ de profil d'un employé qui réclame le quart de travail.
3. Ajoutez le nœud de branchement « Envoyer la demande et activer les branches conditionnelles selon le statut accordé à la demande » : attribuez simplement une tâche à la personne responsable de la planification. S'il s'agit du responsable des employés, récupérez l'ID utilisateur du responsable à partir de l'étape précédente. Remplissez tous les champs obligatoires pour l'approbation. Envisagez de spécifier une date d'échéance antérieure à l'heure de début du quart de travail.
4. Branchez sur « Refusé » : par défaut, les quarts de travail ouverts sont attribués à un employé, sans qu'il soit nécessaire d'obtenir l'approbation du responsable. Dans les workflows, vous pouvez refléter ce comportement par défaut et rejeter une telle demande. L'approbation ne change rien à la demande des employés.
5. Ajoutez l'action « Mettre à jour un horaire de travail » : lorsque le responsable décide de rejeter une demande d'un horaire de travail ouvert, mettez à jour le quart de travail qui a déclenché ce workflow en supprimant la personne assignée. Grâce à cela, le quart de travail sera rajouté au pool des « horaires disponibles ».