Autorisations de sous-dossier

Avec Autorisations de sous-dossier, les administrateurs peuvent désormais attribuer des autorisations au niveau des sous-dossiers, permettant ainsi une bibliothèque de documents plus structurée et contrôlée. Cela élimine le besoin de dossiers principaux excessifs et donne aux organisations un contrôle plus précis sur les droits d'accès.

Avec Autorisations de sous-dossier, les administrateurs peuvent :

• ✅ Attribuer accès spécifique à des groupes, emplacements ou individus au niveau de sous-dossier
• ✅ Réduire encombrement du dossier principal et maintenir un bibliothèque de documents plus propre
• ✅ Assurer une meilleure sécurité et un meilleur contrôle en définissant qui voit quoi

Définir et ajuster les autorisations des sous-dossiers

1. Accédez à Boîte à outils > Bibliothèque de documents.
2. Localisez le dossier dans lequel vous souhaitez ajuster les autorisations.
3. Cliquez sur le icône d'engrenage (⚙) > Gérer l'accès.
4. Cliquez sur le sous-dossier que vous souhaitez modifier.
5. Vous verrez l'option "Mêmes paramètres d'accès que le dossier principal" avec un interrupteur à bascule :
   • ACTIVÉ (par défaut) : Le sous-dossier hérite des autorisations de son dossier principal.
   • DÉSACTIVÉ: Vous pouvez attribuer manuellement des autorisations à ce sous-dossier. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas supprimer les autorisations dont les utilisateurs disposent déjà au niveau principal.
6. Si vous désactivez les autorisations héritées, passez à l'étape suivante pour définir un accès personnalisé.

📌 Note: Si vous désactivez l'héritage, vous devez gérer manuellement l'accès à ce sous-dossier.

Attribuer des utilisateurs et des groupes

1. Cliquez "Ajouter des groupes et des emplacements" pour sélectionner qui doit avoir accès.
2. Attribuez le bon niveau d'autorisation à chaque groupe ou emplacement :
   • Observateur 👀 – Peut afficher uniquement les fichiers.
   • Éditeur ✏️ – Peut télécharger et modifier des fichiers.
   • Propriétaire 🔑 – A un contrôle total, y compris la gestion des accès.
3. Cliquez Enregistrer l'accès pour appliquer les modifications.

Considérations importantes 

• Si un utilisateur est ajouté à plusieurs groupes, il peut avoir des conflits d'autorisations. Vérifiez toujours les autorisations pour vous assurer que les utilisateurs ont l'accès correct.

• Les administrateurs généraux sont toujours propriétaires - ils ont automatiquement un accès complet à tous les dossiers.

• La limite maximale de profondeur des sous-dossiers est de 50 niveaux. Si vous atteignez cette limite, essayez de réorganiser les dossiers ou de supprimer ceux qui ne sont pas utilisés.

• Le nombre maximum d'autorisations que vous pouvez appliquer à un seul dossier ou document est de 120. Si vous atteignez cette limite, essayez de regrouper certains groupes ou emplacements pour réduire le nombre d'autorisations.
• Si votre organisation n'a pas accès à autorisations de sous-dossier, l'option permettant de remplacer les paramètres du dossier principal sera verrouillée. Contactez votre CSM pour effectuer la mise à niveau.
  

Questions-réponses

Puis-je remplacer les autorisations du dossier principal par des paramètres de sous-dossier ?
Non, les sous-dossiers ne peuvent qu'étendre l'accès, et pas supprimer les autorisations dont les utilisateurs disposent déjà au niveau principal.

Que se passe-t-il si je désactive les autorisations héritées pour un sous-dossier ?
Le sous-dossier suivra uniquement les autorisations du dossier principal. Vous pouvez ensuite ajouter manuellement des autorisations supplémentaires.

Puis-je appliquer les mêmes autorisations à tous les sous-dossiers en même temps ?
Non, chaque sous-dossier doit être réglé individuellement, à moins qu'il n'hérite des paramètres de son dossier principal.

Que faire si je dois restructurer la configuration de mes dossiers ?
Si vous avez déjà utilisé plusieurs dossiers principaux et souhaitez les consolider dans une meilleure structure de sous-dossiers, contactez votre CSM ou CSE pour obtenir de l'aide.

Comment puis-je ajouter des autorisations individuelles ?
L'équipe travaille actuellement sur cette question et elle sera bientôt disponible. Restez à l'écoute pour connaître les prochaines améliorations de cette fonctionnalité !