Présentation
Vous avez chargé de nouveaux documents ou mis à jour des fichiers existants dans la Bibliothèque de documents ? Assurez-vous que les utilisateurs concernés verront ces documents en lançant une campagne de notifications push.
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Pourquoi utiliser les Campagnes pour envoyer des notifications push au sujet de vos documents ?
Augmentez les taux d’ouverture de vos documents en utilisant les campagnes pour envoyer des notifications personnalisées à différents groupes d’utilisateurs. Entièrement personnalisable, le message qui accompagne votre campagne de notification inclut des liens redirigeant les utilisateurs vers les documents chargés ou actualisés. Une fois votre message envoyé, les utilisateurs reçoivent une notification push et peuvent lire le message de la campagne dans le Chat. Grâce aux Campagnes, les administrateurs généraux, d’emplacement et de groupe peuvent :
- Cibler les destinataires d’une notification push relative à un document.
- Fournir un contexte et des informations sur les fichiers et documents chargés.
- S’assurer que les utilisateurs ont pris connaissance de la notification en demandant un accusé de lecture.
- Planifier l’envoi de notifications en fonction du plan de communication de l’entreprise.
- Envoyer des messages de suivi à partir des notifications précédemment envoyées.
- Effectuer un suivi des mesures analytiques liées aux notifications push (par exemple, taux d’ouverture).
Apprenez-en plus sur la fonctionnalité de Campagnes ici.
Comment envoyer des notifications push pour les documents nouvellement chargés ?
1. Sélectionnez les documents à inclure dans la notification push.
Lors de l’ajout de nouveaux documents, un bouton Activer/Désactiver la notification s’affiche dans la fenêtre contextuelle de chargement. Sélectionnez le(s) document(s) que vous souhaitez inclure dans la notification push. Cette action permettra d’inclure automatiquement des liens vers les documents sélectionnés dans le message de la campagne de notification push.
2. Lancez la campagne de notification.
La fenêtre contextuelle suivante affichera le nombre d’utilisateurs qui recevront la notification. Cliquez sur « Continuer vers les campagnes » pour créer la notification du document.
3. Précisez les utilisateurs auxquels doit parvenir la notification, saisissez un message et envoyez la Campagne.
Remplissez les champs de la campagne pour créer la notification. Cliquez ici pour en savoir plus sur les Campagnes. Un message par défaut figure dans le champ du message de campagne ; celui-ci a vocation à informer les employés de la mise en ligne/à jour de vos documents et comprend des liens directs vers la Bibliothèque de documents. Vous pouvez personnaliser ce message.
Comment envoyer des notifications push concernant des documents existants ?
Il est également possible de définir des notifications push pour des documents précédemment chargés dans la Bibliothèque de documents. Pour cela, cliquez sur l’icône de l'engrenage située à côté de chaque document existant. Sélectionnez « Notifier », et vous serez redirigé vers le flux décrit ci-dessus.
Pourquoi ne puis-je pas informer tous les utilisateurs ?
Si après avoir sélectionné les documents pour lesquels envoyer une notification push, vous voyez s’afficher un nouveau message dans la fenêtre contextuelle :
Cela signifie que vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour gérer tous les groupes et emplacements ayant accès au dossier où se trouvent les documents.
ℹ️ N’oubliez pas que l’ensemble du groupe d’utilisateurs cibles aura accès aux documents chargés. Les restrictions d’accès concernent uniquement les campagnes de notification.
Comment faire pour que la notification push parvienne à tout le monde ?
Demandez à un autre administrateur disposant de droits d’accès plus poussés (administrateur général ou administrateur d’emplacement/unité organisationnelle avec droits d’accès plus élevés) de déclencher une notification push en fonction du flux affiché ou demandez à ce qu’on vous attribue des droits d’accès plus poussées.
Pourquoi est-ce que je vois un message indiquant que tous les utilisateurs n’ont pas accès aux documents sélectionnés ?
Si vous avez ajouté de nouveaux groupes ou emplacements cibles à la campagne, il est possible que certains d’entre eux ne bénéficient pas des droits d’accès requis pour accéder aux documents sélectionnés. Il est aussi possible que vous ayez ajouté manuellement des URL renvoyant vers des documents que les utilisateurs ne sont pas autorisés à consulter.
Pour que la notification parvienne à tout le monde :
a) Alignez les utilisateurs cibles et les documents afin que tous les utilisateurs cibles aient accès aux documents sélectionnés.
b) Ou ajoutez un document dans un autre dossier et définissez une notification push à cet effet.
La création d’une campagne de notification malgré le problème de visibilité décrit ci-dessus déclenchera l’envoi d’une notification push, mais les utilisateurs ne pourront pas consulter les documents en question.
L’envoi d’une campagne à des utilisateurs ne disposant pas des droits d’accès nécessaires pour accéder aux documents leur permettra-t-il d’y accéder ?
Si vous envoyez la campagne à des groupes et à des emplacements ne disposant pas des droits d’accès nécessaires pour accéder aux documents, ces utilisateurs ne pourront pas les consulter. Ils recevront une notification push et un message de chat où figurent les URL des documents, mais lorsqu’ils cliqueront sur ces URL, ils verront s’afficher un message leur indiquant qu’ils ne disposent pas des droits d’accès nécessaires.
Puis-je apporter des modifications manuelles via le générateur de campagne (par exemple, modifier les groupes/utilisateurs cibles ou ajouter des URL renvoyant à d’autres documents) ?
Le générateur de campagne permet d’apporter toutes les modifications souhaitées (ciblage, contenu, autres fonctionnalités). Toutefois, si vous ajoutez des URL renvoyant à des documents auxquels les utilisateurs cibles de la campagne n’ont pas accès, ces destinataires ne pourront pas les consulter. Il en ira de même lorsque vous élargirez manuellement le groupe cible de la campagne pour inclure des groupes et des emplacements qui ne disposent pas de droits d’accès pour les documents en question.
Un avertissement s’affichera à la dernière étape de création de la campagne.
Pour en savoir plus, cliquez ici.
Qui est l’expéditeur de la campagne de notification ?
Dans le chat, le compte utilisé pour charger les documents et définir la notification s’affichera comme étant l’expéditeur de la campagne (dans un message de chat). Les administrateurs généraux peuvent choisir de faire du compte d’entreprise l’expéditeur de la campagne.
Pour en savoir plus sur le compte d’entreprise, cliquez ici.
Comment savoir combien d’utilisateurs ont ouvert le document ?
Pour connaître le nombre exact d’utilisateurs qui ont cliqué sur la campagne, c’est-à-dire qui ont ouvert le message de chat contenant les URL renvoyant aux documents mis en ligne ou actualisés, accédez au tableau de bord et cliquez sur « Engagement ». Sélectionnez « Campagnes », puis localisez la campagne qui vous intéresse pour accéder à toutes les statistiques disponibles.
N’oubliez pas que le générateur de campagne vous permet de sélectionner l’option d’accusé de lecture. Apprenez-en plus sur les fonctionnalités disponibles ici.
Des notifications peuvent-elles être envoyées lorsque des documents sont gérés via une intégration (par exemple, SharePoint) ou ajoutés dans le cadre d’un workflow ?
Lorsqu’un document est géré via une intégration ou dans le cadre d’un workflow, il n’est pas possible d’automatiser l’envoi d’une notification concernant le chargement ou la mise à jour des documents.
Néanmoins, à tout moment vous pouvez sélectionner « Notifier » pour les documents existants et ainsi informer les utilisateurs de la mise en ligne ou de la modification de documents importants. Découvrez comment envoyer des notifications push pour les documents existants ici.
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