Groupes intelligents

Aperçu

Les Groupes intelligents permettent d’automatiser l’ajout et la suppression d’utilisateurs à des groupes, en fonction des attributs des utilisateurs. La liste des profils utilisateurs est ainsi toujours à jour, sans que cela ne représente un fardeau administratif pour l’entreprise.

Créer un Groupe intelligent

1. Vous pouvez soit créer un nouveau groupe et opter pour l’ajout automatique des membres,
   
   soit accéder à la liste des membres d’un groupe existant et cliquer sur le bouton « Ajouter des règles ».
   
   

2. Précisez les règles du groupe. À chaque mise à jour d’un profil utilisateur ou lors de la création d’une nouvelle règle, le système fait le travail à votre place.

   Les règles peuvent concerner les champs des profils utilisateurs et les valeurs pouvant être stockées dans ces champs.

   

3. Cliquez sur « Enregistrer ». Votre groupe fonctionne désormais en mode « intelligent ».

Remarque : Le délai nécessaire à l'application des règles sera fonction du nombre d’utilisateurs de votre compte d’entreprise. Actualisez simplement la page des groupes pour voir les utilisateurs ajoutés automatiquement.

Comment fonctionnent les Groupes intelligents ?

Les Groupes intelligents sont des groupes dont les règles d’appartenance sont définies. Ces règles font référence aux champs de profil des utilisateurs et à leurs valeurs.

Pour chaque champ de profil, vous pouvez définir les règles qui feront qu'un utilisateur pourra appartenir audit Groupe intelligent, et la fonctionnalité de groupe intelligent vérifiera chaque valeur insérée dans ce champ afin de déterminer si un utilisateur répond ou non à ces critères.

Comment un Groupe intelligent vérifie-t-il les mises à jour ?

La fonctionnalité de Groupe intelligent vérifie si un utilisateur répond aux conditions lui permettant d'appartenir à un Groupe intelligent lorsque vous enregistrez les modifications apportées aux règles du Groupe intelligent, lorsqu’un profil utilisateur est créé et lorsque le profil d’un utilisateur est mis à jour.

Les mises à jour des champs de profil utilisateur effectuées manuellement, grâce aux workflows ou aux importations de profils utilisateurs, déclencheront toutes une vérification de l’appartenance au Groupe intelligent.

Combien de temps faut-il pour que la mise à jour d’un Groupe intelligent soit effective ?

Les modifications apportées aux règles d’appartenance à un Groupe intelligent ne sont pas visibles immédiatement. En fonction du nombre d’utilisateurs, du nombre de mises à jour et des conditions à vérifier, la mise à jour du Groupe intelligent peut prendre quelques heures.

Puis-je ajouter ou supprimer manuellement des utilisateurs d’un groupe intelligent ?

Il est possible d’ajouter des utilisateurs manuellement à un Groupe intelligent, tout comme de les supprimer.

N’oubliez pas que si vous supprimez le profil d’un utilisateur qui avait été ajouté automatiquement à un Groupe intelligent, il sera à nouveau automatiquement ajouté au groupe lorsque son profil sera mis à jour s’il répond toujours aux règles du groupe.

Remarque : l’appartenance à un groupe appliquée au niveau de l’utilisateur (via l’API, la fonctionnalité d’importation d’utilisateurs ou le tableau de bord) est considérée comme « manuelle » et les exceptions ci-dessus s’appliquent.

Que se passe-t-il lorsque j'applique une règle à un groupe qui comporte déjà des membres ?

Lorsque vous appliquez des règles de groupe intelligent à un groupe existant, nous évaluons les membres actuels en fonction de ces règles. Les membres qui répondent aux critères verront leur méthode d'inscription modifiée pour devenir automatique. Ceux qui ne répondent pas aux critères resteront dans le groupe et leur inscription restera manuelle.

Quels champs de profil puis-je utiliser pour créer un Groupe intelligent ?

Vous pouvez sélectionner n’importe quel champ de profil. Vous les trouverez tous répertoriés dans le menu déroulant lorsque vous créez la règle.

Gardez en tête ce qui suit :

• Lorsque vous utilisez un champ de profil déroulant, vous pouvez sélectionner des options spécifiques comme règles pour votre Groupe intelligent.
• Lorsque vous utilisez un champ de date, vous pouvez créer des règles spécifiques à la date.

Quels types d’opérations les règles de Groupe intelligent prennent-elles en charge ?

Lorsque vous sélectionnez un champ de profil, vous pouvez indiquer quelle valeur il doit avoir (fonction est) ou ne avoir (fonction n'est pas). En outre, pour les champs de profil de date, vous pouvez sélectionner des opérations spécifiques à la date comme « à cette date ou avant », « à cette date ou après », « entre ».

Vous pouvez préciser plusieurs valeurs de champs de profil à vérifier. Par exemple :

• John – liste avec un seul élément, la fonctionnalité vérifiera si le nom de l’utilisateur est ou n’est pas John.
• John, James, Jake – la fonctionnalité vérifiera si le nom de l’utilisateur est ou n’est pas John, James ou Jake.

Vous pouvez également utiliser l'API pour ajouter, mettre à jour et nettoyer les règles des groupes.

Puis-je utiliser des Groupes intelligents avec des champs de profil de date ?

Les champs de profil de date prennent en charge des opérations spécifiques telles que « est », « n'est pas », « à cette date ou avant », « à cette date ou après » et « entre ». Pour les utiliser, sélectionnez le champ de profil de date souhaité, choisissez l'opération et spécifiez la ou les dates concernées. Par exemple, pour trouver tous les utilisateurs embauchés en septembre 2024, sélectionnez le champ de profil « Date d'embauche », l'opérateur « entre » et fixez les dates de début et de fin au 1er et au 30 septembre 2024, respectivement.

Le mode avancé vous permet également de formater les champs de profil de date. Vous pouvez ainsi capturer l'année, le mois, le jour ou la semaine pour toute date spécifiée dans ce champ de profil. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Combien de règles peuvent être appliquées à un Groupe intelligent ?

Il n’y a pas de limite au nombre de règles que vous pouvez ajouter à un Groupe intelligent.

Un utilisateur doit-il répondre à toutes les conditions pour appartenir à un Groupe intelligent ?

Lorsque vous souhaitez appliquer plusieurs règles à un groupe intelligent, son interface utilisateur graphique prend en charge les opérateurs « et » et « ou ». L'utilisation de l'opérateur « et » signifie que toutes les règles ajoutées doivent être vraies pour qu'une adhésion soit appliquée. L'utilisation de l'opérateur « ou » signifie que n'importe laquelle des règles ajoutées doit être vraie pour qu'une adhésion soit appliquée.

Vous pouvez sélectionner une opération dans un champ déroulant qui apparaît lorsque vous ajoutez plusieurs règles à votre groupe intelligent. Pour imbriquer des règles, utilisez le mode avancé.

Conflits potentiels lors de la synchronisation des utilisateurs

Pour que l’appartenance à un groupe soit correctement attribuée pour les tenants utilisant UserSync, assurez-vous d’appliquer les règles via UserSync ou via les Groupes intelligents. Des conflits peuvent apparaître lorsque les deux solutions sont utilisées pour la création de règles. Si vous passez de UserSync aux Groupes intelligents, pensez à supprimer les règles d’appartenance créées avec UserSync.

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour configurer votre Groupe intelligent, veuillez contacter votre Customer Success Manager ou le service d’assistance.