Groupes intelligents

Aperçu

Les Groupes intelligents permettent d’automatiser l’ajout et la suppression d’utilisateurs à des groupes, en fonction des attributs des utilisateurs. La liste des profils utilisateurs est ainsi toujours à jour, sans que cela ne représente un fardeau administratif pour l’entreprise.

Créer un Groupe intelligent

1. Vous pouvez soit créer un nouveau groupe et opter pour l’ajout automatique des membres,
   
   soit accéder à la liste des membres d’un groupe existant et cliquer sur le bouton « Ajouter des règles ».
   
   

2. Précisez les règles du groupe. À chaque mise à jour d’un profil utilisateur ou lors de la création d’une nouvelle règle, le système fait le travail à votre place.

   Les règles peuvent concerner les champs des profils utilisateurs et les valeurs pouvant être stockées dans ces champs.

   

3. Cliquez sur « Enregistrer ». Votre groupe fonctionne désormais en mode « intelligent ».

Remarque : Le délai nécessaire à l'application des règles sera fonction du nombre d’utilisateurs de votre compte d’entreprise. Actualisez simplement la page des groupes pour voir les utilisateurs ajoutés automatiquement.

Comment fonctionnent les Groupes intelligents ?

Les Groupes intelligents sont des groupes dont les règles d’appartenance sont définies. Ces règles font référence aux champs de profil des utilisateurs et à leurs valeurs.

Pour chaque champ de profil, vous pouvez définir les règles qui feront qu'un utilisateur pourra appartenir audit Groupe intelligent, et la fonctionnalité de groupe intelligent vérifiera chaque valeur insérée dans ce champ afin de déterminer si un utilisateur répond ou non à ces critères.

Comment un Groupe intelligent vérifie-t-il les mises à jour ?

La fonctionnalité de Groupe intelligent vérifie si un utilisateur répond aux conditions lui permettant d'appartenir à un Groupe intelligent lorsque vous enregistrez les modifications apportées aux règles du Groupe intelligent, lorsqu’un profil utilisateur est créé et lorsque le profil d’un utilisateur est mis à jour.

Les mises à jour des champs de profil utilisateur effectuées manuellement, grâce aux workflows ou aux importations de profils utilisateurs, déclencheront toutes une vérification de l’appartenance au Groupe intelligent.

Combien de temps faut-il pour que la mise à jour d’un Groupe intelligent soit effective ?

Les modifications apportées aux règles d’appartenance à un Groupe intelligent ne sont pas visibles immédiatement. En fonction du nombre d’utilisateurs, du nombre de mises à jour et des conditions à vérifier, la mise à jour du Groupe intelligent peut prendre quelques heures.

Puis-je ajouter ou supprimer manuellement des utilisateurs d’un groupe intelligent ?

Il est possible d’ajouter des utilisateurs manuellement à un Groupe intelligent, tout comme de les supprimer.

N’oubliez pas que si vous supprimez le profil d’un utilisateur qui avait été ajouté automatiquement à un Groupe intelligent, il sera à nouveau automatiquement ajouté au groupe lorsque son profil sera mis à jour s’il répond toujours aux règles du groupe.

Remarque : l’appartenance à un groupe appliquée au niveau de l’utilisateur (via l’API, la fonctionnalité d’importation d’utilisateurs ou le tableau de bord) est considérée comme « manuelle » et les exceptions ci-dessus s’appliquent.

Quels champs de profil puis-je utiliser pour créer un Groupe intelligent ?

Vous pouvez sélectionner n’importe quel champ de profil. Vous les trouverez tous répertoriés dans le menu déroulant lorsque vous créez la règle.

Gardez en tête ce qui suit :

• Tous les champs de profil seront traités comme du texte, quel que soit le type de champ de profil. Par exemple, si vous sélectionnez le champ de profil Date d'embauche au format JJ-MM-AAAA et que vous souhaitez créer un groupe contenant tous les utilisateurs embauchés en octobre 2023, vous devez sélectionner dans et préciser toutes les dates du mois d’octobre (01/10/2023, 02/10/2023, ..., 31/10/2023).
• Basic View prend uniquement en charge la fonction et, ce qui signifie que toutes les règles ajoutées doivent être vraies pour qu’une règle d’appartenance soit appliquée. Si vous souhaitez utiliser la fonction ou, ou même les combiner ou les imbriquer, passez à une vue avancée.

Quels types d’opérations les règles de Groupe intelligent prennent-elles en charge ?

Lorsque vous sélectionnez un champ de profil, vous pouvez indiquer quelle valeur il doit avoir (fonction dans) ou ne avoir (fonction pas dans).

Vous pouvez préciser plusieurs valeurs de champs de profil à vérifier. Par exemple :

• John – liste avec un seul élément, la fonctionnalité vérifiera si le nom de l’utilisateur est ou n’est pas John.
• John, James, Jake – la fonctionnalité vérifiera si le nom de l’utilisateur est ou n’est pas John, James ou Jake.

Vous pouvez également utiliser l'API pour ajouter, mettre à jour et nettoyer les règles des groupes.

Combien de règles peuvent être appliquées à un Groupe intelligent ?

Il n’y a pas de limite au nombre de règles que vous pouvez ajouter à un Groupe intelligent.

Un utilisateur doit-il répondre à toutes les conditions pour appartenir à un Groupe intelligent ?

Basic View ne prend en charge que la fonction et, ce qui signifie que toutes les règles ajoutées doivent être vraies pour qu’une appartenance soit appliquée. Si vous souhaitez utiliser la fonction ou, ou même combiner plusieurs fonctions, passez au mode en vue avancée (Advanced View).

N’oubliez pas que certaines règles peuvent être utilisées ou affichées uniquement en mode Advanced View, il peut donc s’avérer impossible de revenir au mode Basic View.

Conflits potentiels lors de la synchronisation des utilisateurs

Pour que l’appartenance à un groupe soit correctement attribuée pour les tenants utilisant UserSync, assurez-vous d’appliquer les règles via UserSync ou via les Groupes intelligents. Des conflits peuvent apparaître lorsque les deux solutions sont utilisées pour la création de règles. Si vous passez de UserSync aux Groupes intelligents, pensez à supprimer les règles d’appartenance créées avec UserSync.

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour configurer votre Groupe intelligent, veuillez contacter votre Customer Success Manager ou le service d’assistance.