Chargement de fichiers Excel/CSV

Dans cette vidéo, vous apprendrez à :

• Préparer les champs de profil et les groupes préalablement au téléchargement.
• Télécharger le modèle et créer le fichier Excel/CSV.
• Importer le fichier et mapper les colonnes aux groupes et champs du profil.
• Corriger les erreurs d’importation.

Consultez cet article pour en apprendre davantage sur les options d’automatisation de la gestion des utilisateurs. 

Les deux étapes ci-dessous permettent d’assurer le bon déroulement du téléchargement :

1. Définir tous les champs du profil requis en suivant les étapes présentées dans cet article.
2. Configurer les groupes dont vous avez besoin à l’aide des instructions figurant dans cet article.

Une fois les étapes ci-dessus réalisées, suivez les étapes suivantes pour créer de nouveaux utilisateurs avec un fichier Excel/CSV :

1^re étape : téléchargez le modèle

1. Dans le tableau de bord, sélectionnez l'onglet « Utilisateurs et groupes » dans le volet de gauche.
2. Cliquez sur le sous-onglet « Utilisateurs ».
3. Cliquez sur « Exporter » pour télécharger le modèle des utilisateurs.

2^e étape : complétez le modèle

1. Supprimez les colonnes dont l’en-tête est noir, car elles ne seront pas utilisées pour l’importation.
2. Terminez le modèle en ajoutant vos utilisateurs.
3. Inscrivez la lettre « a » ou « m » dans les colonnes des Groupes/Emplacements auxquels ils doivent être intégrés.
   1. La lettre « a » signifie que l’utilisateur acquerra le statut de membre et administrateur du groupe/emplacement.
   2. La lettre « m » signifie que l’utilisateur acquerra le statut de membre du groupe/emplacement. S’il disposait de droits d’administrateur, ceux-ci seront révoqués.
   3. La lettre « x » (héritage) signifie que l’utilisateur acquerra le statut de membre du groupe/emplacement. S’il disposait de droits d’administrateur, ceux-ci resteront les mêmes.
   4. Un espace vierge « » signifie que l’utilisateur sera supprimé du groupe/emplacement.
4. Enregistrez le fichier.

Remarque :

- Pour éviter que le fichier ne soit rejeté par le système, veuillez ne pas utiliser de caractères spéciaux lorsque vous nommez le modèle, apostrophe et guillemets inclus.

- Si vous téléchargez le fichier Excel et ajoutez de nouveaux identifiants aux utilisateurs existants avant de recharger le fichier Excel, les utilisateurs seront créés en doublon.

- Pour le champ correspondant au menu déroulant Sexe, dans le fichier Excel, des limitations relatives aux valeurs autorisées sont en place, indépendamment de ce que vous pouvez voir dans le modèle Excel téléchargé :

a) Pour féminin : 'female', 'f', 'w', 1 ou '1'

b) Pour masculin : 'male', 'm', 0 ou '0'

3^e étape : chargez le fichier Excel/CSV

1. Sélectionnez le sous-onglet « Importations ».
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Nouvelle importation/mise à jour ».
3. Faites défiler vers le bas et sélectionnez « Chargez un fichier Excel ou CSV ».
4. Sélectionnez le fichier et cliquez sur « Ouvrir ».
5. Faites correspondre toutes les colonnes du fichier avec les champs de profil adéquats dans Beekeeper.
6. Faites défiler vers le bas et attribuez les utilisateurs aux groupes pertinents.
7. Cliquez sur « Suivant ».
8. À la page suivante, vous verrez un résumé de l’importation avec un échantillon d’utilisateurs.
9. Faites défiler vers le bas de la page et sélectionnez soit « Non, je ne les informerai pas moi-même » ou « Oui, envoyez les instructions de connexion par e-mail et SMS aux nouveaux utilisateurs ».
10. Cliquez sur « Importer maintenant ». 

Une fois les utilisateurs chargés dans Beekeeper, vous pourrez télécharger un rapport détaillant les utilisateurs ayant été correctement importés. Ce rapport restera disponible jusqu’à 30 jours après la date du chargement.

Le système ajoutera, mettra à jour et suspendra automatiquement les utilisateurs durant l'importation. Pour plus d'informations, cliquez sur le bouton « Nouvelle importation/mise à jour », situé dans le sous-onglet « Utilisateurs et groupes », sous l’onglet « Utilisateurs et groupes » du volet de gauche.

Si le système a rencontré un problème lors de l’importation des données, la barre de statut s’affichera en rouge à certains endroits. Cliquez sur report.csv pour télécharger un fichier des champs à problème. Corrigez le fichier initial et chargez-le à nouveau. Les utilisateurs déjà enregistrés dans le système ne seront pas recréés. Si certaines informations les concernant ont été modifiées dans le fichier Excel ou CSV, ces champs seront mis à jour lors de l’importation.

Format du fichier

Pour vous assurer que le fichier est dans un format accepté, vous devez prédéfinir tous les champs de profil et groupes requis tel que précisé ci-dessus, télécharger le modèle utilisateur et l’utiliser pour renseigner les données utilisateur.

Vous trouverez ci-dessous (en anglais) des informations complémentaires à propos du format de fichier :

Vérifiez les champs tel que précisé ci-dessus :

Langue

Les codes de langue suivants peuvent être utilisés :

• Allemand – de
• Anglais – en
• Bosnien – bs
• Chinois (simplifié, Chine) – zh-cn
• Chinois (traditionnel, Taïwan) – zh-tw
• Coréen (Corée du Sud) – ko-kr
• Espagnol – es
• Finlandais – fi
• Français – fr
• Hongrois – hu
• Italien – it
• Japonais – ja
• Néerlandais – nl
• Polonais – pl
• Portugais – pt
• Portugais (Brésil) – pt-br
• Roumain – ro
• Russe – ru
• Suédois – sv
• Tchèque – cs
• Thaï – th
• Turc – tr
• Ukrainien – uk

Nom d'utilisateur

• Le nom d'utilisateur est généré automatiquement s'il n'est pas indiqué lors de l'importation. Il ne sera pas créé si les prénom, deuxième prénom et nom de famille de l'utilisateur dépassent 32 caractères (espaces compris). 
• Le format prénom_nomdefamille ou un identifiant employé unique sont les noms d’utilisateur les plus fréquemment utilisés.
• Les seuls caractères acceptés sont les lettres minuscules de l'alphabet latin (a-z), les chiffres (0-9) et le trait de soulignement (_).
• Les caractères spéciaux tels que ä, ö, ü, é, è, à, ô, ê, â, - et ’ ne sont pas reconnus et doivent être remplacés.
• N’utilisez pas le point ni les espaces.
• L'emploi de lettres majuscules n'est pas recommandé, car leur utilisation dans le champ du nom d'utilisateur peut entraîner l'échec de l'importation lors de l'utilisation d'anciennes versions d'Excel.

ID

L’ID peut être n’importe quel identifiant unique attribué aux employés de votre entreprise : numéro d’employé, ID-SAP, numéro de sécurité sociale, etc. L’ID est une sorte de lien vers vos autres systèmes, de votre système SAP en ressources humaines à n’importe quel document Excel. Les utilisateurs ne peuvent pas le modifier, vous permettant à tout moment de mettre à jour en masse les utilisateurs existants.

Numéro de téléphone portable

• Seuls les numéros de téléphone portable sont acceptés.
• Ils doivent être écrits dans leur format international (ex. : CH +41 44 555 1212, FR +33 638 42 67 89, DE +49 30 555 1212, US +1 415 555 1212).
• Pensez à vérifier leur validité.

Adresse e-mail

Ces informations doivent être uniques, c'est-à-dire correspondre à un seul et même utilisateur de l'application. L'utilisation de la même adresse e-mail ou du même numéro de téléphone pour un autre utilisateur génèrera une erreur. L'adresse e-mail fournie pour un utilisateur ne peut pas être une adresse partagée (par exemple, l'adresse e-mail d'une équipe), car elle est utilisée à des fins d'authentification au sein de l'application. Si vous souhaitez ajouter une adresse e-mail partagée pour un utilisateur, veuillez créer un nouveau champ de profil pour celui-ci.

Groupes

Vous pouvez intégrer des utilisateurs à un groupe au moment du téléchargement. Pour ce faire, vous devez d’abord ajouter ces groupes au système. Consultez cet article pour apprendre à créer un groupe. Copiez le nom du groupe existant et collez-le en haut de la colonne. Pour intégrer un utilisateur à un groupe, il vous suffit ensuite d’ajouter la lettre « x » pour chaque utilisateur sous la colonne correspondante. Un même utilisateur peut être membre d'autant de groupes que nécessaire.

Champs de profil avec liste déroulante Type

Une attention particulière doit être accordée aux champs de profil avec la liste déroulante Type. L'administrateur doit s'assurer que dans le fichier d'importation fourni, les valeurs de ces champs correspondent exactement aux options de la liste déroulante saisies dans Beekeeper. En cas de non-correspondance, vous rencontrerez une erreur.

Remarque à propos des paramètres fictifs

Les paramètres fictifs servent à identifier les champs de profil indépendamment de la langue utilisée. Par exemple, « username » en anglais devient « nom d'utilisateur » en français. Pour faire automatiquement correspondre ce champ lors de l’importation, nous utilisons la valeur du paramètre fictif (en lettres minuscules).

Vous devez utiliser ces valeurs de paramètres fictifs dans le fichier d’importation en lieu et place des noms des champs de profil. À l’opposé, les noms des groupes restent les mêmes dans toutes les langues et doivent donc correspondre exactement aux noms de groupes renseignés dans le tableau de bord des administrateurs.