Utiliser un fichier PDF dans un workflow

Veuillez noter que cette fonctionnalité est uniquement disponible pour nos forfaits premium.

Convertir une soumission de formulaire en fichier PDF

Cette action est nécessaire si vous souhaitez joindre le fichier PDF ainsi généré à :

• un e-mail ;
• un message dans le chat ;
• un post dans un flux ;
• une tâche ; ou
• charger le fichier à la Bibliothèque de documents.

Vous pouvez convertir le formulaire à partir de deux sources :

• le déclencheur Formulaire soumis ; et
• l’intégration d’un formulaire à une tâche (nécessite un accès complet aux Tâches).

Comment procéder ?

☝️Avant cette action, nous vous conseillons d’ajouter l’action « Récupérer le profil utilisateur » qui vous aidera à référencer les champs utilisateur tels que le prénom et le nom dans le champ « Nom du fichier » lorsque vous nommerez le fichier.

Comment utiliser les champs ?

Formulaire soumis – Utilisez les Variables magiques pour saisir le formulaire soumis grâce au déclencheur (Formulaire soumis) ou au formulaire intégré à la tâche.

Profil de la personne ayant soumis le formulaire – Pour mettre à jour ce champ, vous devez d’abord ajouter l’étape « Récupérer les données du profil utilisateur ». Vous pouvez ensuite mettre à jour ce champ à l’aide du volet des Variables magiques à gauche. Ce champ permet d’afficher dans le fichier PDF généré les détails de la personne ayant renseigné le formulaire, à savoir les nom et prénom de l’utilisateur et sa photo de profil. 

Format du document – Sélectionnez le format A4 ou Lettre.

Nom du fichier – Saisissez un nom statique ou utilisez les Variables magiques. Si vous ne renseignez pas ce champ, le nom donné au fichier sera l’identifiant du formulaire soumis. Pour que le fichier puisse être chargé dans la Bibliothèque de documents, son nom doit être unique.

Il est important que ces caractères soient interdits dans le nom du fichier: %, /, ?, \r (retour à la ligne) et \n (nouvelle ligne).

Fusionner des fichiers PDF dans un workflow

Cette fonctionnalité permet de combiner les résultats obtenus dans un formulaire soumis par un employé à un formulaire intégré à une tâche contenant d'autres données. Associez toutes ces informations dans un même document et utilisez celui-ci dans d'autres blocs de l'application (stockage dans la Bibliothèque de documents, envoi en pièce jointe d'un e-mail, etc.). Un véritable gain d'efficacité et de clarté !

Veuillez noter qu’un maximum de 5 documents peuvent être fusionnés.