Description
Dans cet article, vous apprendrez à configurer un workflow pour envoyer un accusé de réception à un utilisateur après que celui-ci a soumis un formulaire. L’accusé peut être envoyé de différentes manières ; vous apprendrez ici à l’envoyer via le chat et dans un e-mail.
Envoyer une confirmation via le chat Envoyer une confirmation dans un e-mail
Étapes de création du workflow
- Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
-
Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà.
- Dans le menu des paramètres du workflow, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
- Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
- Sélectionnez « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
- Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow.
- Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
- Sélectionnez une action, ici « Récupérer les données du profil utilisateur » et cliquez sur « Ajouter ».
Cette étape permet d’extraire plus d’informations du profil utilisateur sélectionné (nom, prénom, poste, identifiant, nombre de commentaires et de mentions J’aime, date de la dernière activité, date de création du profil, etc.). Vous pouvez référencer ces champs dans les étapes suivantes du workflow, par exemple pour créer un nom de fichier dynamique. -
Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
- Identifiant(s) utilisateur Beekeeper – Saisissez l’identifiant de la personne à qui le message de chat doit être envoyé. Pour sélectionner l’identifiant de la personne soumettant le formulaire, utilisez la section des Variables magiques à gauche.
- Identifiant(s) utilisateur Beekeeper – Saisissez l’identifiant de la personne à qui le message de chat doit être envoyé. Pour sélectionner l’identifiant de la personne soumettant le formulaire, utilisez la section des Variables magiques à gauche.
- Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
- Sélectionnez l'action « Convertir le formulaire soumis au format PDF », et cliquez sur « Ajouter ».
- Saisissez les informations demandées dans le volet de droite.
- Formulaire soumis – Utilisez les Variables magiques aux fins de la saisie du formulaire soumis.
- Profil de la personne ayant soumis le formulaire – Ce champ permet d’afficher dans le fichier PDF généré les détails de la personne ayant renseigné le formulaire, à savoir les nom et prénom de l’utilisateur et sa photo de profil.
- Format du document – Sélectionnez le format A4 ou Lettre.
-
Nom du fichier – Saisissez un nom statique ou utilisez les variables magiques. Si vous ne renseignez pas ce champ, le nom donné au fichier sera l’identifiant du formulaire soumis. Pour que le fichier puisse être chargé dans la Bibliothèque de documents, son nom doit être unique.
13. Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message de chat », et cliquez sur « Ajouter ».
14. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
-
- Destinataire – vous pouvez sélectionner l'utilisateur auquel envoyer un message de chat ou utiliser une variable pour référencer un profil utilisateur utilisé aux étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous voulons envoyer un message de chat à l'utilisateur ayant envoyé le formulaire et nous le/la sélectionnerons à l'aide d'une variable magique.
- Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat.
- Pièce(s) jointe(s) – En utilisant les Variables magiques, sélectionnez « Clé du fichier PDF généré » de l’étape précédente pour joindre au message de chat le formulaire soumis au format PDF.
15. Pour envoyer l’accusé de réception par e-mail et non via le chat, sélectionnez l’option « Envoyer un e-mail » et cliquez sur « Ajouter ».
16. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
-
- Envoyer à – Pour sélectionner l’adresse e-mail de la personne ayant soumis le formulaire, utilisez la section des Variables magiques à gauche et sélectionnez « E-mail de l’utilisateur » de la section « Récupérer les données du profil utilisateur ». Vous pouvez renseigner plusieurs adresses e-mail, mais veillez à les séparer par une virgule (,).
- Objet – Saisissez l’objet et le corps de l’e-mail. Utilisez les variables magiques pour le personnaliser.
- Type d’e-mail – Vous pouvez rédiger votre e-mail en tant que texte brut ou utiliser le langage HTML si vous désirez soigner la présentation. Si vous souhaitez utiliser le langage HTML, vous devez utiliser un éditeur HTML externe et copier-coller le code HTML dans l’éditeur de workflows.
- Pièce(s) jointe(s) – En utilisant les Variables magiques, sélectionnez « Clé du fichier PDF généré » de l’étape précédente pour joindre à l'e-mail le formulaire soumis au format PDF.
17. Validez et enregistrez le workflow.
Maintenant que le workflow est prêt, vous pouvez vérifier et valider/enregistrer le déclencheur et la ou les actions associées. Si une information manque ou n’est pas correcte, vous ne pourrez pas enregistrer le workflow.
Une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et des actions qui lui sont associées lorsqu’ils ont été correctement mis à jour.
À l’inverse, une croix rouge s’affiche à côté du déclencheur ou des actions qui lui sont associées lorsqu’ils comportent une erreur.
18. Quand une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et de toutes les actions, vous pouvez enregistrer le workflow.
19. Le workflow peut maintenant être activé.
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.