Utiliser les Workflows en fonction de l’Emplacement ou du Groupe

Vous trouverez dans ce guide les explications nécessaires pour créer un workflow qui vous permettra de cibler un emplacement ou un groupe précis de votre entreprise. Cette fonctionnalité peut être utile lorsque vous souhaitez créer un processus (intégration des nouvelles recrues, maintenance, etc.) spécifique à un emplacement ou à un groupe d’utilisateurs.

Créer un workflow d’intégration des nouvelles recrues ciblé selon l’emplacement ou l’appartenance à un groupe d’un utilisateur

1. Allez dans le « Tableau de bord » et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
2. Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « Ajouter » si des workflows existent déjà.
3. Dans le menu des paramètres du workflow, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
4. Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
5. Sélectionnez le déclencheur « Première connexion de l’utilisateur » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
6. Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
7. Sélectionnez une action dans la section « Ramifications » dans le volet des actions. 
   
   
   
8. Sélectionnez l’utilisateur et les groupes ou emplacements dont il doit être membre. Ainsi, le workflow se poursuivra uniquement si l’utilisateur est membre du groupe ou de l’emplacement que vous avez sélectionné.                                                                                           
9. Ajoutez toutes les autres étapes que vous souhaitez avoir dans votre workflow. Il peut s’agir de tâches générées pour une nouvelle recrue (spécifiques à votre groupe ou emplacement), ou de messages ou de documents que vous lui envoyez via le chat.
10. Enregistrez et activez le workflow.

Envoyer un message de campagne à un groupe d’utilisateurs dans le cadre d’un workflow

1. Allez dans le « Tableau de bord » et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
2. Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « Ajouter » si des workflows existent déjà.
3. Dans le menu des paramètres du workflow, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
4. Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
5. Sélectionnez le déclencheur « Quotidien », « Hebdomadaire » ou « Mensuel » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
6. Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
7. Sélectionnez l’action « Envoyer une campagne » et choisissez les groupes et/ou les emplacements auxquels vous souhaitez envoyer la campagne.
8. Enregistrez et activez le workflow.

Ajouter ou supprimer des utilisateurs d’un flux spécifique à un emplacement pour permettre aux employés présents sur le site de façon ponctuelle d’accéder aux informations qu’il contient

1. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Formulaires » pour configurer un formulaire qui permettra aux utilisateurs de demander à accéder à un flux spécifique.
2. Ré-accédez à la « Boîte à outils » et sélectionnez « Workflows ».
3. Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « Ajouter » si des workflows existent déjà.
4. Dans le menu des paramètres du workflow, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
5. Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
6. Sélectionnez le déclencheur « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
7. Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
8. Sélectionnez l’action « Ajouter un utilisateur à un groupe/emplacement » et choisissez l’utilisateur à ajouter, ainsi que l’emplacement sélectionné. L’utilisateur héritera automatiquement de tous les paramètres d’autorisation pour cet emplacement. Par conséquent, si vous définissez un flux visible pour cet emplacement uniquement, l’utilisateur pourra accéder audit flux.
9. Enregistrez et activez le workflow.

Besoin de davantage d’idées pour utiliser cette nouvelle action ? Regardez cette vidéo (en anglais).