Simplifier un workflow pour en améliorer la performance

À mesure qu’un workflow grandit et gagne en complexité, il devient plus difficile à piloter et à gérer. En outre, des problèmes de performances sont susceptibles d’apparaître, nuisant à votre productivité. Ayant toujours à cœur de faciliter la vie et le travail de ses clients, nous avons mis sur pied une solution conçue pour fluidifier votre expérience de création de workflow.

Diviser un workflow en workflows plus petits

Nous vous déconseillons de créer des workflows composés de plus de 50 blocs. Cette limite vous sera rappelée par l’éditeur de workflows.

Ce message s’affiche lorsque votre workflow a tellement grandi que sa taille a un impact à la fois sur les performances de l’éditeur et sur votre capacité à le configurer correctement. Il est tout simplement devenu trop volumineux et complexe à gérer.

Essayez d’analyser vos workflows existants et d’identifier les points de rupture naturels que vous pouvez diviser en sections plus petites et plus cohérentes. Tenez compte du flux de vos tâches et identifiez les domaines qui peuvent fonctionner de manière indépendante. Il y a plusieurs avantages à diviser vos workflows en sections logiques :

• Une meilleure vue d’ensemble : En divisant un workflow complexe en composants plus petits, vous aurez une meilleure visibilité sur l’ensemble du workflow ainsi que sur chaque section qui le compose, et serez plus à même de détecter et de résoudre les problèmes.
• Un éditeur plus fonctionnel : Plus un workflow est petit, plus il est rapide, réduisant le risque de décalage ou de retard au sein de l’éditeur. La navigation est alors plus fluide, les temps de réponse plus courts et l’expérience utilisateur globale bien meilleure.
• Des audits de conformité plus ciblés : En divisant un workflow en plusieurs workflows plus petits, vous simplifierez vos processus d’audit et pourrez facilement suivre et générer des rapports sur la conformité à différentes échelles. Par exemple, vous pourrez plus facilement voir quels employés ont pris en main l’application sur chaque site ou dans chaque région géographique et ainsi obtenir des données et des analyses plus pertinentes. Cette séparation des données permet un contrôle plus granulaire et assure une meilleure gestion de la conformité à différentes échelles, ce qui facilite le respect des exigences réglementaires et le maintien de l’intégrité des données.

Exemple

Ramifications par site
Un cas d’utilisation typique de l’éditeur de workflow consiste à créer un workflow d’intégration qui envoie aux nouveaux employés des messages personnalisés selon leur emplacement. À mesure que le nombre d’emplacements augmente, il peut être tentant de créer un workflow avec de nombreuses ramifications.

Or, mieux vaut simplifier en divisant chaque emplacement en plusieurs catégories. Par exemple : UE (tous les sites en Union européenne), US (tous les sites des États-Unis), etc., chaque workflow regroupant les emplacements d’une catégorie.