Cette nouvelle fonctionnalité permet aux responsables d’ajouter des commentaires aux tâches attribuées aux employés et d’assurer la visibilité des informations essentielles dans les fichiers exportés au format PDF. Ces commentaires peuvent être laissés par les responsables au moment d’approuver ou de refuser une demande. Ils sont ensuite visibles dans les tâches, comme illustré ci-dessous :
Vous souhaitez que les commentaires laissés dans un formulaire soient visibles après exportation d’un fichier au format PDF ? Voici la marche à suivre :
- Accédez au tableau de bord et à la section « Workflows ».
- Accédez au workflow dans lequel une approbation est demandée via l’une des actions « Envoyer une demande » (« Envoyer la demande et patienter jusqu’à ce qu’elle soit approuvée » ou « Envoyer la demande et activer les branches conditionnelles selon le statut accordé à la demande »).
- Après l’action « Envoyer une demande », ajoutez une autre étape. Choisissez l’action « Convertir le formulaire soumis au format PDF ».
- Divers paramètres et options se trouvent dans le panneau latéral de l’action de conversion au format PDF. Pour rendre les commentaires visibles après export au format PDF, insérez la variable magique « Approbateurs » dans le champ « Données de profil de l’auteur ». La variable magique « Approbateurs » renseignera automatiquement les informations suivantes :
- Noms des approbateurs
- Statut de la demande (approuvée ou refusée)
- Le commentaire ou l’explication laissé·e par le responsable
Enfin, testez le workflow pour vous assurer que le commentaire en question s’affiche correctement dans le fichier exporté au format PDF. Vous le trouverez dans la partie supérieure droite du document.
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