Ce guide vous aidera à créer un workflow avec une action « Attendre », c’est-à-dire à « créer une tâche et attendre qu’elle soit terminée » ou à ajouter une action « Attendre » au workflow pour retarder les étapes suivantes.
⚠️ La durée maximale d’un workflow est de 100 jours à partir du moment où celui-ci est déclenché. Passé ce délai, le workflow expirera et toute action inachevée échouera. Cela signifie que toutes les actions d’attente (c’est-à-dire créer une tâche et attendre qu’elle soit terminée) de ce workflow doivent être terminées dans les 35 jours.
Étapes de création du workflow
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- Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
- Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà.
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Dans le menu des paramètres du workflow, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
- Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
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Sélectionnez « Première connexion de l’utilisateur » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
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Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
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Sélectionnez une action, ici « Récupérer le profil utilisateur », et cliquez sur « Ajouter ».
Cette étape permet d’extraire plus d’informations du profil utilisateur sélectionné (nom, prénom, poste, identifiant, nombre de commentaires et de mentions J’aime, date de la dernière activité, date de création du profil, etc.). Vous pouvez référencer ces champs dans les étapes suivantes du workflow, par exemple pour créer un nom de fichier dynamique.
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Saisissez les informations demandées dans le volet de droite : Utilisateur – Sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez récupérer les données de profil. Pour sélectionner l’utilisateur qui s’est connecté, choisissez la Variable magique dans le menu déroulant. Pour sélectionner un utilisateur spécifique, commencez à taper son prénom et une liste de noms s’affichera.
- Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
- Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message dans le chat », et cliquez sur « Ajouter ».
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Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
- Envoyer à – vous pouvez sélectionner l’utilisateur auquel envoyer un message de chat ou utiliser une variable magique pour référencer un utilisateur des étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous souhaitons envoyer un message de chat à l’utilisateur qui s’est connecté et nous le/la sélectionnerons à l’aide d’une Variable magique.
- Message – saisissez le message devant être envoyé via le chat.
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Pièce(s) jointe(s) – vous pouvez joindre un formulaire converti au format PDF, à condition qu’à l’une des étapes précédentes vous ayez sélectionné un déclencheur ou une action contenant un formulaire. Cet exemple ne contenant pas de formulaire, nous allons ignorer ce champ.
- Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
- Sélectionnez une action, ici « Patienter jusqu’à expiration du délai indiqué », et cliquez sur « Ajouter ».
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Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
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- Jours à ajouter – entrez le nombre de jours pendant lesquels vous souhaitez retarder l’action suivante. Laissez cette section vide si vous ne souhaitez pas retarder l’action suivante de plusieurs jours.
- Heures à ajouter – entrez le nombre d’heures pendant lesquelles vous souhaitez retarder l’action suivante. Laissez cette section vide si vous ne souhaitez pas retarder l’action suivante de plusieurs heures.
- Minutes à ajouter – entrez le nombre de minutes pendant lesquelles vous souhaitez retarder l’action suivante. Laissez cette section vide si vous ne souhaitez pas retarder l’action suivante de plusieurs minutes.
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- Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
- Sélectionnez une action, ici « Calculer la date et l’heure », et cliquez sur « Ajouter ».
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Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
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Date référencée – saisissez la date à laquelle vous souhaitez ajouter un certain nombre de jours/heures/minutes/ Laissez cette section vide si vous souhaitez utiliser la date de ce jour.
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Jours à ajouter – entrez le nombre de jours que vous souhaitez ajouter à la date référencée. Laissez cette section vide si vous ne souhaitez pas retarder l’action suivante de plusieurs jours.
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Heures à ajouter – entrez le nombre d’heures que vous souhaitez ajouter à la date référencée. Laissez cette section vide si vous ne souhaitez pas retarder l’action suivante de plusieurs heures.
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Minutes à ajouter – entrez le nombre de minutes que vous souhaitez ajouter à la date référencée. Laissez cette section vide si vous ne souhaitez pas retarder l’action suivante de plusieurs minutes.
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- Sélectionnez une action, ici « Créer une tâche et attendre qu’elle soit terminée », et cliquez sur « Ajouter ».
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Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
- Attribuée à – vous pouvez sélectionner l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer la tâche ou utiliser une variable magique pour référencer un utilisateur des étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous souhaitons attribuer la tâche à l’utilisateur qui s’est connecté et nous le/la sélectionnerons à l’aide d’une Variable magique.
- Intitulé/Description de la tâche – Nommez et décrivez la tâche. Saisissez un texte statique ou utilisez les Variables magiques pour référencer les données provenant d’étapes précédentes (nom du formulaire, date et heure de soumission, etc.).
- Date butoir – Vous pouvez ensuite mettre à jour ce champ à l’aide du volet des Variables magiques à gauche.
- Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
- Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message dans le chat », et cliquez sur « Ajouter ».
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Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
- Envoyer à – Dans cet exemple, nous voulons envoyer le message de chat à l’employé RH afin de confirmer l’achèvement de la tâche. Nous sélectionnerons donc l’utilisateur devant recevoir ce message de chat.
- Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat.
- Pièce(s) jointe(s) – vous pouvez joindre un formulaire converti au format PDF, à condition qu’à l’une des étapes précédentes vous ayez sélectionné un déclencheur ou une action contenant un formulaire. Cet exemple ne contenant pas de formulaire, nous allons ignorer ce champ.
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Validez et enregistrez le workflow.
Maintenant que le workflow est prêt, vous pouvez vérifier et valider/enregistrer le déclencheur et la ou les actions associées. Si une information manque ou n’est pas correcte, vous ne pourrez pas enregistrer le workflow. Une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et des actions qui lui sont associées lorsqu’ils ont été correctement mis à jour.
- Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
À l’inverse, une croix rouge s’affiche à côté du déclencheur ou des actions qui lui sont associées lorsqu’ils comportent une erreur.
24. Quand une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et de toutes les actions, vous pouvez enregistrer le workflow.
25. Le workflow peut maintenant être activé.
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