Gestión de turnos en los Workflow

Los siguientes bloques compatibles con Turnos están disponibles en Workflows:

¿Cómo funcionan los desencadenador y las acciones en los Workflows?

Desencadenador «Turno abierto reclamado»

El desencadenador «Turno abierto reclamado» permite iniciar un workflow cada vez que un empleado reclama un turno sin usuario asignado. Puede ser muy útil para garantizar que los turnos abiertos se cubran adecuadamente.

Como ejemplo, configuremos un workflow en el que un empleado reclama un turno abierto y se crea una tarea de aprobación para que un gerente verifique si el empleado es elegible para reclamar el turno.

1. Añade un desencadenador «Turno abierto reclamado»: este desencadenador no requiere ninguna entrada. En los siguientes pasos, tendrás acceso a todos los detalles de un turno abierto reclamado como variables mágicas.
2. Añade la acción «Obtener datos del perfil de usuario»: basándote en el ID de usuario del paso anterior, obtén el campo de perfil de un empleado que reclama el turno.
3. Añade el nodo de ramificación «Enviar solicitud y dividir según el estado de autorización»: simplemente asigna una tarea a la persona responsable de la programación. Si se trata del gerente de los empleados, obtén el ID de usuario del gerente del paso anterior. Rellena todo el contenido necesario para la aprobación. Considera la posibilidad de especificar una fecha de caducidad anterior a la hora de inicio del turno.
4. Bifurcación en «Rechazado»: por defecto, los turnos abiertos se asignan a un empleado, sin necesidad de la aprobación del gerente. Lo que puede hacer en Workflow es reflejar ese comportamiento predeterminado y rechazar dicha solicitud. La aprobación no cambia nada en la solicitud de los empleados.
5. Añadir la acción «Actualizar un turno»: cuando el responsable decide rechazar una solicitud de turno abierto, actualizar el turno que ha activado este Workflow eliminando al asignado del mismo. Gracias a ello, el turno se volverá a añadir al conjunto de «turnos abiertos».

Ejemplo de un workflow con un desencadenador «Turno abierto reclamado» y una acción «Actualizar un turno».

Nuevo turno abierto añadido

El desencadenador «Nuevo turno abierto añadido» permite iniciar un workflow cada vez que se añade un turno sin usuario asignado a un horario o un turno existente se convierte en un turno abierto (se elimina el asignado de un turno). Consideremos un ejemplo de workflow en el que desea informar a los empleados sobre una nueva oportunidad de trabajo enviándoles una campaña.

1. Añade un desencadenador «Nuevo turno abierto añadido»: este desencadenador no requiere ninguna entrada. En los siguientes pasos, tendrás acceso a todos los detalles de este turno abierto como variables mágicas.
2. Añade la acción «Enviar una campaña»: al configurar la campaña, asegúrate de enviársela a personas que puedan reclamar un turno abierto. El grupo destinatario de una campaña debe coincidir con los miembros del horario (ubicaciones y grupos añadidos a un horario).

Ten en cuenta la situación específica del cliente. Si una carga de programación contiene varios turnos abiertos, cada uno de ellos activará este Workflow, lo que podría enviar spam a todos los miembros de la con campañas.
 

Acción de Añadir un Turno

La acción «Añadir un turno» permite añadir un nuevo turno a un horario. Consideremos un Workflow en el que los envíos de formularios se convierten en turnos. De esta manera, cada vez que necesites realizar cambios ad hoc en un horario, no tendrás que pasar por todo el proceso de carga del horario utilizando el complemento de Excel de Beekeeper o la plantilla de turnos. 

1. Crea un formulario que recopile toda la información necesaria para un turno.
2. Añade el desencadenante «Formulario enviado» y selecciona un formulario definido en el primer paso.
3. Añade la acción «Añadir un turno»: crea un turno basado en el envío del formulario. Utiliza variables mágicas o valores fijos.

Echa un vistazo a las observaciones generales sobre la creación de turnos en Beekeeper a continuación.

Creación de turnos en Beekeeper: observaciones generales

Para crear un turno en Beekeeper, necesitas al menos:

• ID del horario (se puede asignar en los Workflow)
• fecha del turno
• título del turno
• ID de usuario (aunque es opcional, si no se proporciona, se añadirá un turno abierto al horario)

Los turnos pueden contener mucha más información que puede ser útil para los gerentes y los empleados. Considere ampliar el formulario o el Workflow para añadir esta información a un turno:

• horas de inicio y finalización: si no se proporcionan, se creará un turno de día completo
• icono o color: resalta visualmente los turnos de cierto tipo
• etiquetas: añade contexto a un turno
• ubicación: una etiqueta que indica dónde tiene lugar un turno
• tipo: información adicional personalizable sobre el turno que suele utilizarse para reflejar la hora del día en que tiene lugar el turno sin necesidad de especificar las horas exactas de inicio y fin, por ejemplo: mañana, tarde, noche.
• descripción de un turno: texto que describe los detalles de un turno.
• ID de los Responsables: aunque no es visible en la vista de calendario de turnos, puedes añadir información sobre el gerente al crear un turno. Esto puede ser útil para ponerse en contacto con ellos en caso de que se produzcan cambios en los turnos que gestionan.

Fechas de los turnos, horas de inicio y finalización

Hay algunas advertencias importantes sobre cómo funcionan las fechas y las horas de inicio y finalización de los turnos. La forma en que recopiles esa información afectará a la complejidad del Workflow y al resultado final.

Los nodos de acción «Añadir un turno» y «Actualizar un turno» permiten especificar la fecha y la hora de inicio o finalización de un turno, donde solo se requiere la fecha.

Es un enfoque diferente al de nuestra API, donde se requieren tanto la fecha como la hora de inicio y finalización. El enfoque con fecha dividida, hora de inicio y hora de finalización facilita el tratamiento de situaciones reales en las que:

• las horas de inicio y finalización son irrelevantes, porque los empleados siempre trabajan las mismas horas, por lo que solo necesitan información sobre cuándo trabajan. Al proporcionar solo la fecha, crearemos un turno de día completo en Beekeeper;
• al proporcionar la hora de inicio y la hora de finalización, garantizamos la flexibilidad que necesitan los gerentes de primera línea y los empleados para distribuir adecuadamente el personal a lo largo del día. Al proporcionar esta información, crearemos un turno con una hora de inicio y una hora de finalización específicas.

Nota: Si proporcionas las horas de inicio y finalización en los Workflow, y la hora de finalización es anterior a la hora de inicio, este turno será un turno nocturno. Comienza a la hora de inicio y finaliza a la hora de finalización del día siguiente.

Si recopilas información sobre un turno a partir de un formulario, considera si pregunta por la hora de finalización o la duración del turno. Si optas por la duración, deberás realizar cálculos en Workflow para convertir la duración en una hora de finalización real con el formato HH:MM.

Actualizar un turno Acción

Utiliza Workflow para actualizar turnos ya existentes. Para ello, necesitarás un par de identificadores:

• Usuario del turno: identificador de un usuario asignado a un turno.
• Identificador del turno: identificador de un turno al que está asignado un usuario.

Puedes actualizar campos de turno como:

• Usuario: si deseas cambiar el asignado de un usuario o dejar el turno abierto eliminando un asignado.
• Inicio: fecha y hora de inicio de un turno.
• Fin: fecha y hora de fin de un turno.
• Título.
• Descripción.
• Ubicación.

• Tipo.
   
  
  

Este nodo permite actualizar o borrar el valor de un único atributo de turno. Si desea actualizar más de un atributo de un turno, deberá añadir varios nodos «Actualizar un turno».

No todos los atributos de turno son obligatorios (por ejemplo, un turno sin asignado es un turno abierto). Si deseas borrar el valor de un campo que es obligatorio, el workflow fallará (por ejemplo, borrar el título).

Ten en cuenta las limitaciones de cada tipo de atributo, por ejemplo, la longitud del título no puede superar los 80 caracteres.

A modo de ejemplo, configuremos un Workflow en el que un empleado solicita un turno abierto y se crea una tarea de aprobación para que un responsable verifique si el empleado es apto para solicitar el turno.

1. Añade un desencadenador «Turno abierto reclamado»: este desencadenador no requiere ninguna entrada. En los siguientes pasos, tendrás acceso a todos los detalles de un turno abierto solicitado como variables mágicas.
2. Añade la acción «Obtener datos del perfil de usuario»: basándote en el ID de usuario del paso anterior, obtén el campo de perfil de un empleado que solicita el turno.
3. Añade el nodo de ramificación «Enviar solicitud y dividir según el estado de autorización»: simplemente asigna una tarea a la persona responsable de la programación. Si se trata del gerente de los empleados, obtén el ID de usuario del gerente del paso anterior. Rellena todo el contenido necesario para la aprobación. Considera la posibilidad de especificar una fecha de vencimiento anterior a la hora de inicio del turno.
4. Ramifica «Rechazado»: por defecto, los turnos abiertos se asignan a un empleado sin necesidad de la aprobación de los gerentes. Lo que puedes hacer en Workflow es reflejar ese comportamiento predeterminado y rechazar dicha solicitud. La aprobación no cambia nada en la solicitud de los empleados.
5. Añade la acción «Actualizar un turno»: cuando el gerente decide rechazar una solicitud de turno abierto, actualiza el turno que ha activado este Workflow eliminando al asignado del mismo. Gracias a ello, el turno se volverá a añadir al grupo de «turnos abiertos».