Los 10 mejores ejemplos de uso de Workflows

Beekeeper es una potente plataforma que puede agilizar muchos procesos esenciales del lugar de trabajo. Este artículo destaca diez ejemplos de uso clave que demuestran cómo puede aprovechar los Workflows y formularios de Beekeeper para mejorar la comunicación, la eficiencia y la colaboración dentro de su organización. Al digitalizar estos procesos, puede garantizar una recopilación de datos coherente, tiempos de respuesta más rápidos y una mejor visibilidad.

A continuación resumimos brevemente cada ejemplo de uso y cómo puedes configurarlo utilizando los Workflows y formularios de Beekeeper:

1. Solicitud de Ausencia

• Visión general: Los empleados pueden enviar fácilmente solicitudes de tiempo libre, como días de vacaciones, permisos parentales o días personales, directamente a través de Beekeeper.
• Configuración: Crea un Workflow con un formulario que incluya campos para el tipo de ausencia, fechas de inicio y fin y comentarios opcionales. Dirige la solicitud al gestor adecuado para su aprobación. Utiliza las acciones del Workflow para proporcionar mensajes de chat y tareas relevantes para el departamento de RRHH.

2. Certificado médico

• Resumen: Los empleados pueden enviar copias digitales de los certificados médicos para las bajas por enfermedad, garantizando una documentación y un registro adecuados.
• Configuración: Diseña un formulario con un campo de carga de archivos para el certificado que incluya campos para el nombre del empleado y las fechas de ausencia. Configura el Workflow para enviar el certificado presentado al personal de RRHH pertinente y un chat-confirmación de que el documento se ha proporcionado al compañero adecuado.

3. Informe de incidentes

• Descripción general: Los empleados pueden informar rápidamente de daños y defectos en infraestructuras, equipos y vehículos, garantizando una actuación rápida y una documentación adecuada.
• Configuración: Crea un formulario completo que incluya campos para introducir el número de máquina, infraestructura o vehículo, cargar una foto del daño y proporcionar una descripción detallada del problema. Dirige automáticamente los envíos al personal de reparación responsable y envía una confirmación al empleado informante.
• Incluye campos opcionales para fotos o vídeos. Envía el informe a los responsables de seguridad y a los directivos pertinentes para su revisión. Genera tareas automáticas para los responsables de seguridad como llamada a la acción.

4. Informe sobre Incidentes Personales

• Descripción general: Los empleados pueden informar rápidamente de incidentes, accidentes o casi accidentes en el lugar de trabajo, proporcionando información crucial para la seguridad y el cumplimiento.
• Configuración:  Elabora un formulario completo con campos para la fecha, la hora, el lugar, la descripción del incidente, las personas implicadas y los testigos. Incluye campos opcionales para fotos o vídeos. Envía el informe a los responsables de seguridad y a los directivos pertinentes para su revisión. Genera tareas automáticas para los responsables de seguridad como llamada a la acción.

5. Comentarios e ideas de mejora

• Visión general: Fomentar una cultura de mejora continua proporcionando un canal para que los empleados compartan sus opiniones, sugerencias e ideas innovadoras.
• Configuración: Diseña un formulario sencillo con campos de texto abiertos para que los empleados describan sus comentarios o ideas. Puedes categorizar las opiniones con menús desplegables (por ejemplo, mejora de procesos, sugerencia de productos, entorno de trabajo). Dirige los comentarios a los departamentos pertinentes o a un equipo de mejora especializado. Para asegurarte de que esas mejoras se procesan, crea tareas y procesos de aprobación y confirmaciones adicionales una vez que se haya implementado una mejora.

6. Pedidos de material y solicitudes de reposición

• Resumen: Agiliza el proceso de pedido de nuevos materiales o de solicitud de reposición de artículos dañados o agotados.
• Configuración: Crea un formulario con campos para el nombre del artículo, la cantidad, la unidad, el motivo del pedido/reemplazo y la ubicación. Incluye opciones para adjuntar fotos si es necesario. Envía la solicitud al equipo de aprovisionamiento o mantenimiento adecuado para su tramitación. También puedes generar confirmaciones una vez que el material haya sido pedido y esté listo para ser utilizado.

7. Datos de los empleados

• Resumen: Aunque no se trata de una solicitud directa presentada por el empleado, los workflows y los formularios pueden ser utilizados internamente por RRHH para gestionar y actualizar los datos de los empleados de manera eficiente.
• Configuración: Crea Workflows internos con formularios para actualizar información de contacto, contactos de emergencia u otros detalles relevantes del empleado. Implementa pasos de aprobación y garantiza la integridad de los datos mediante reglas de validación.

8. Registro de eventos

• Visión general: Simplifica el proceso de registro para eventos de empresa, sesiones de formación o talleres.
• Configuración: Diseña un formulario de inscripción con campos para el nombre del empleado, departamento, sesión de formación preferida, restricciones dietéticas y cualquier requisito especial. Utiliza Workflows para realizar el seguimiento de las inscripciones, enviar correos electrónicos de confirmación y gestionar las listas de asistencia.
• Sugerencia: El registro de eventos ahora también está disponible con la funcionalidad de eventos. ¡Échale un ojo!

9. Incorporación de empleados

• Visión general: Crea una experiencia de incorporación estructurada y atractiva para los nuevos empleados digitalizando los pasos clave y el intercambio de información.
• Configuración: Desarrolla Workflows que guíen a los nuevos empleados a través de tareas esenciales, como completar formularios de RRHH, acceder a materiales de formación y presentarse al equipo. Utiliza formularios para recopilar la información necesaria y realizar un seguimiento del progreso, junto con las tareas generadas para días específicos para proporcionar visibilidad y un proceso de incorporación fluido.

10. Bienvenido a Beekeeper

• Visión general: Proporcionar una introducción acogedora e informativa a la plataforma Beekeeper para los nuevos usuarios.
• Configuración: Crea un Workflow desencadenado para los nuevos usuarios que les presente información clave sobre las características de Beekeeper, tareas para navegar por la plataforma, como subir una foto de perfil o escribir su primer mensaje de chat, y dónde encontrar ayuda. Esto puede incluir enlaces a tutoriales, preguntas frecuentes e información de contacto para asistencia.

Al implementar estos ejemplos de uso con Workflows y formularios bien diseñados, tu organización puede mejorar significativamente la comunicación, mejorar la eficiencia operativa y empoderar a tus empleados. Anima a tus equipos a explorar estas posibilidades y adaptarlas a tus necesidades específicas.