Beekeeper es una potente plataforma que puede agilizar muchos procesos esenciales del lugar de trabajo. Este artículo destaca diez ejemplos de uso clave que demuestran cómo puede aprovechar los Workflows y formularios de Beekeeper para mejorar la comunicación, la eficiencia y la colaboración dentro de su organización. Al digitalizar estos procesos, puede garantizar una recopilación de datos coherente, tiempos de respuesta más rápidos y una mejor visibilidad.
A continuación resumimos brevemente cada ejemplo de uso y cómo puedes configurarlo utilizando los Workflows y formularios de Beekeeper:
1. Solicitud de Ausencia
- Visión general: Los empleados pueden enviar fácilmente solicitudes de tiempo libre, como días de vacaciones, permisos parentales o días personales, directamente a través de Beekeeper.
- Configuración: Crea un Workflow con un formulario que incluya campos para el tipo de ausencia, fechas de inicio y fin y comentarios opcionales. Dirige la solicitud al gestor adecuado para su aprobación. Utiliza las acciones del Workflow para proporcionar mensajes de chat y tareas relevantes para el departamento de RRHH.
2. Certificado médico
- Resumen: Los empleados pueden enviar copias digitales de los certificados médicos para las bajas por enfermedad, garantizando una documentación y un registro adecuados.
- Configuración: Diseña un formulario con un campo de carga de archivos para el certificado que incluya campos para el nombre del empleado y las fechas de ausencia. Configura el Workflow para enviar el certificado presentado al personal de RRHH pertinente y un chat-confirmación de que el documento se ha proporcionado al compañero adecuado.
3. Informe de incidentes
- Descripción general: Los empleados pueden informar rápidamente de daños y defectos en infraestructuras, equipos y vehículos, garantizando una actuación rápida y una documentación adecuada.
- Configuración: Crea un formulario completo que incluya campos para introducir el número de máquina, infraestructura o vehículo, cargar una foto del daño y proporcionar una descripción detallada del problema. Dirige automáticamente los envíos al personal de reparación responsable y envía una confirmación al empleado informante.
- Incluye campos opcionales para fotos o vídeos. Envía el informe a los responsables de seguridad y a los directivos pertinentes para su revisión. Genera tareas automáticas para los responsables de seguridad como llamada a la acción.
4. Informe sobre Incidentes Personales
- Descripción general: Los empleados pueden informar rápidamente de incidentes, accidentes o casi accidentes en el lugar de trabajo, proporcionando información crucial para la seguridad y el cumplimiento.
- Configuración: Elabora un formulario completo con campos para la fecha, la hora, el lugar, la descripción del incidente, las personas implicadas y los testigos. Incluye campos opcionales para fotos o vídeos. Envía el informe a los responsables de seguridad y a los directivos pertinentes para su revisión. Genera tareas automáticas para los responsables de seguridad como llamada a la acción.
5. Comentarios e ideas de mejora
- Visión general: Fomentar una cultura de mejora continua proporcionando un canal para que los empleados compartan sus opiniones, sugerencias e ideas innovadoras.
- Configuración: Diseña un formulario sencillo con campos de texto abiertos para que los empleados describan sus comentarios o ideas. Puedes categorizar las opiniones con menús desplegables (por ejemplo, mejora de procesos, sugerencia de productos, entorno de trabajo). Dirige los comentarios a los departamentos pertinentes o a un equipo de mejora especializado. Para asegurarte de que esas mejoras se procesan, crea tareas y procesos de aprobación y confirmaciones adicionales una vez que se haya implementado una mejora.
6. Pedidos de material y solicitudes de reposición
- Resumen: Agiliza el proceso de pedido de nuevos materiales o de solicitud de reposición de artículos dañados o agotados.
- Configuración: Crea un formulario con campos para el nombre del artículo, la cantidad, la unidad, el motivo del pedido/reemplazo y la ubicación. Incluye opciones para adjuntar fotos si es necesario. Envía la solicitud al equipo de aprovisionamiento o mantenimiento adecuado para su tramitación. También puedes generar confirmaciones una vez que el material haya sido pedido y esté listo para ser utilizado.
7. Datos de los empleados
- Resumen: Aunque no se trata de una solicitud directa presentada por el empleado, los workflows y los formularios pueden ser utilizados internamente por RRHH para gestionar y actualizar los datos de los empleados de manera eficiente.
- Configuración: Crea Workflows internos con formularios para actualizar información de contacto, contactos de emergencia u otros detalles relevantes del empleado. Implementa pasos de aprobación y garantiza la integridad de los datos mediante reglas de validación.
8. Registro de eventos
- Visión general: Simplifica el proceso de registro para eventos de empresa, sesiones de formación o talleres.
- Configuración: Diseña un formulario de inscripción con campos para el nombre del empleado, departamento, sesión de formación preferida, restricciones dietéticas y cualquier requisito especial. Utiliza Workflows para realizar el seguimiento de las inscripciones, enviar correos electrónicos de confirmación y gestionar las listas de asistencia.
- Sugerencia: El registro de eventos ahora también está disponible con la funcionalidad de eventos. ¡Échale un ojo!
9. Incorporación de empleados
- Visión general: Crea una experiencia de incorporación estructurada y atractiva para los nuevos empleados digitalizando los pasos clave y el intercambio de información.
- Configuración: Desarrolla Workflows que guíen a los nuevos empleados a través de tareas esenciales, como completar formularios de RRHH, acceder a materiales de formación y presentarse al equipo. Utiliza formularios para recopilar la información necesaria y realizar un seguimiento del progreso, junto con las tareas generadas para días específicos para proporcionar visibilidad y un proceso de incorporación fluido.
10. Bienvenido a Beekeeper
- Visión general: Proporcionar una introducción acogedora e informativa a la plataforma Beekeeper para los nuevos usuarios.
- Configuración: Crea un Workflow desencadenado para los nuevos usuarios que les presente información clave sobre las características de Beekeeper, tareas para navegar por la plataforma, como subir una foto de perfil o escribir su primer mensaje de chat, y dónde encontrar ayuda. Esto puede incluir enlaces a tutoriales, preguntas frecuentes e información de contacto para asistencia.
Al implementar estos ejemplos de uso con Workflows y formularios bien diseñados, tu organización puede mejorar significativamente la comunicación, mejorar la eficiencia operativa y empoderar a tus empleados. Anima a tus equipos a explorar estas posibilidades y adaptarlas a tus necesidades específicas.
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