Eventos

La función de Eventos en Beekeeper facilita planear, compartir, y hacer seguimiento de los eventos de tu empresa—ya sea una sesión de formación, una reunión de todos los empleados, o una celebración de equipo. Los Administradores Globales pueden crear y gestionar eventos, mientras que los empleados pueden ver y responder a las invitaciones. Esta función está disponible tanto en Web como Móvil para un acceso sin dificultades.

Crear un Evento

1. Navega hasta la sección de Eventos en el Cuadro de Herramientas.
2. Haz clic en + Añadir Evento.
3. Ingresa los detalles del evento:
   • Nombre del Evento
   • Fecha/Hora de Comienzo y Fin
   • Lugar del Evento (opcional)
4. Haz clic en Guardar y Continuar para proceder. Nota: El evento no será visible inmediatamente. Los administradores deben invitar a los asistentes antes de que aparezca para los usuarios.

Editar un Evento

Los administradores pueden editar los detalles del evento en cualquier momento. Ten en cuenta los siguientes requisitos:

• Título: Máximo 255 caracteres.
• Lugar: 255 caracteres como máximo.
• Descripción: Admite el subconjunto disponible en los controles de la parte superior.
• Carga de fotos: Sigue los mismos requisitos que Añadir streams. Para más detalles, consulta nuestro artículo Añadir streams.

Invitar Participantes

Después de crear un evento, puedes invitar usuarios específicos o grupos:

1. Haz clic en Editar Público.
2. Elige Todo el mundo, ubicaciones específicas, grupos o individuos.
3. Confirma tu selección.

Las personas recién añadidas recibirán automáticamente una invitación instantánea a través del chat con el título y el enlace del evento.

Al dirigirse a todos los usuarios para su evento, tendrá una de las siguientes opciones:

• Los clientes con unidades organizativas pueden enviar invitaciones a todos los usuarios seleccionando Global en el cuadro de ubicación.
• Los clientes sin unidades organizativas pueden crear un grupo que coincida con sus necesidades.

Por favor, ten en cuenta que las invitaciones a los eventos son enviadas en inglés. Si un usuario desea leerlas en algún otro idioma, deben hacer clic en el botón de traducir.

Ver la Asistencia del Evento

Los administradores pueden realizar un seguimiento de las respuestas de confirmación en tiempo real:

1. Abre el evento.
2. Haz clic en Respuestas para ver los asistentes confirmados y rechazados.

Permisos

Los administradores globales pueden:

• Editar los detalles del evento en cualquier momento.
• Copiar el enlace del evento para compartirlo a través de otros canales.
• Seguir las respuestas (Confirmado, Rechazado) de los invitados.

Los usuarios invitados a un evento pueden:

• Ver los detalles del evento en la Web y en el móvil.
• Confirmar su asistencia o no.

Notificaciones y Recordatorios

Beekeeper garantiza que los asistentes se mantengan informados mediante notificaciones push automatizadas:

• Recordatorios del evento (para asistentes confirmados):
  
  • 24 horas antes del comienzo del evento
• Recordatorios de confirmación de asistencia (para quienes no hayan respondido):
  
  • 2 semanas antes del comienzo del evento

Automatizaciones

Con la función Workflows, los administradores pueden automatizar acciones basadas en respuestas a eventos. Los desencadenantes basados en eventos 'Evento aceptado' y 'Evento rechazado' permiten crear flujos automatizados. Por ejemplo:

• Enviar un formulario de seguimiento a los asistentes que aceptaron, para recoger restricciones o preferencias dietéticas.
• Notificar al equipo de RR.HH. cuando un empleado rechaza una sesión de formación obligatoria.
• Enviar una encuesta después del evento para recoger opiniones y mejorar futuros eventos.
• Notificar a los directivos cuando sus subordinados directos confirman su asistencia a un acto obligatorio de la empresa.

Esta automatización ayuda a agilizar la gestión de eventos y garantiza que todas las acciones necesarias se tomen de forma proactiva.

Husos Horarios

Los eventos en Beekeeper respetan las zonas horarias, pero ten en cuenta:

• Si un usuario crea un evento en la zona horaria A y otro usuario en una zona horaria B edita el título del evento o el lugar, la nueva zona horaria B se guarda y se utilizará en las invitaciones.
• Esto puede dar lugar a cambios inesperados de zona horaria para los asistentes. Para evitarlo, asegúrate de que se mantiene la coherencia horaria al editar los eventos.

Preguntas Frecuentes

¿Quién puede crear eventos? Sólo los administradores globales pueden crear y gestionar eventos.

¿Pueden los empleados crear sus propios eventos? No, pero pueden ver y confirmar su asistencia a los eventos a los que han sido invitados.

¿Dónde puedo ver el estado de mi confirmación de asistencia? Consulta la sección Eventos de tu aplicación Beekeeper.

¿Por qué no veo algunas funciones? Es posible que algunas funciones no estén disponibles en tu plan actual. Si te faltan funciones, ponte en contacto con tu Account Manager para obtener más información sobre la actualización.