Vista General de Documentos Lite
Ten en cuenta que esta función ha sido obsoleta y puede ser relevante sólo para algunos planes Beekeeper heredados.
Documentos Lite permite a los administradores compartir cinco documentos importantes con equipos, departamentos o ubicaciones específicos, a los que los usuarios finales pueden acceder en la pestaña 'Más' en el móvil o en el Cuadro de herramientas en la web. Los documentos pueden cargarse manualmente o sincronizarse desde SharePoint con la integración de SharePoint.
Todos los clientes tienen acceso a Documents Lite, que permite cargar hasta 5 archivos. Si deseas acceder a la biblioteca de documentos completa, que te permite cargar más de 5 archivos y aumentar considerablemente la capacidad de almacenamiento, ponte en contacto con tu Customer Success Manager o con success@beekeeper.io.
Si deseas desactivar Documents Lite, consulta este artículo.
Cómo empezar a utilizar Documents Lite
- Si no puedes ver la pestaña 'Cuadro de herramientas' en el Dashboard, pide a tu Customer Success Manager que la active, o utiliza el enlace siguiente para enviar su solicitud.
- Ve al Dashboard, haz clic en 'Cuadro de herramientas' y, a continuación, en 'Biblioteca de documentos'.
- Si aún no has añadido ninguna carpeta o documento, verás esta pantalla y podrás seleccionar 'Crear nueva carpeta' o 'Cargar documento'.
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Haz clic en 'Crear nueva carpeta'
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Nombra tu carpeta y selecciona las Ubicaciones y Grupos que deben tener acceso a ella
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Si deseas que los administradores de uno o varios de estos grupos o ubicaciones puedan editar la carpeta, activa la opción 'Los administradores pueden editarlo'
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Guarda haciendo clic en 'Crear nueva carpeta'
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Es posible añadir subcarpetas debajo de cada carpeta principal. Sin embargo, la configuración de acceso y edición de las subcarpetas es actualmente la misma que la de la carpeta principal.
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Para crear más carpetas o añadir documentos, archivos o vídeos, haz clic en el botón '+ Crear nuevo'
- Para compartir un enlace a un archivo o carpeta, haz clic en el icono de engranaje situado junto al archivo o carpeta y pulsa 'Copiar enlace'
Cómo cargar documentos:
- Haz clic en 'Crear nuevo' y seleccione los archivos que deseas cargar desde tu ordenador, o arrástralos y suéltalos en la ventana de carga
- Comprueba los indicadores para ver el progreso de carga de cada archivo. Puedes eliminar archivos de la ventana de carga haciendo clic en el icono de la papelera situada a la derecha del elemento que deseas eliminar
- Cambia el nombre de los archivos directamente en la ventana de carga
- Haz clic en 'Añadir más archivos' para subir más archivos
- Confirma la carga haciendo clic en 'Cargar todo'
Sólo se pueden establecer derechos de acceso y edición en el nivel superior. Todas las subcarpetas y archivos por debajo de ese nivel heredan la configuración de acceso y edición de su carpeta principal.
Integración:
Hay un montón de opciones para integrar SharePoint con Beekeeper. Una de ellas es la integración de Marketplace con la biblioteca de documentos. Puede encontrar más información en este artículo.
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