Vista General de Formularios Lite
Ten en cuenta que esta función ha quedado obsoleta y puede ser relevante sólo para algunos planes Beekeeper heredados.
Forms Lite te permite crear 1 formulario para empezar a digitalizar los procesos habituales en el lugar de trabajo.
Los empleados de primera línea pueden enviar la información directamente al gerente correspondiente, eliminando la necesidad de soluciones basadas en papel. Los gestores pueden entonces procesar la información ya digitalizada con facilidad.
Una vez creado el formulario, puede añadirse a los accesos directos o compartirse como enlace en streams, chats o campañas.
Cada formulario se puede enviar a un Stream, a un Chat, a una dirección de correo electrónico como archivo PDF o a un Webhook. Si deseas enlazar a otros destinos externos, por ejemplo, hojas de Google, puedes utilizar Zapier para hacerlo.
Al rellenar un formulario, el proceso puede detenerse y reanudarse más tarde, ya que el progreso se almacena automáticamente en el dispositivo del usuario.
Como muchas de las listas de comprobación en papel que nuestros clientes quieren digitalizar contienen imágenes o instrucciones escritas, hemos introducido la posibilidad de adjuntarlas al formulario digitalizado. Los administradores pueden adjuntar instrucciones como PDF o imágenes (jpeg o png) a sus formularios.
Puedes crear más de 1 formulario actualizando a la función completa de Formularios. Si estás interesado, ponte en contacto con tu Customer Success Manager o utiliza el siguiente enlace para enviar tu solicitud.
¿Cómo crear un formulario?
- Ve al Dashboard y haga clic en el Cuadro de herramientas, luego en Formularios
- Haz clic en 'Crear nuevo'.
- Selecciona Nuevo formulario o una de nuestras plantillas disponibles.
- Da un título a tu formulario
- Introduce la primera pregunta, la descripción de la pregunta y selecciona el tipo
-
Para añadir más preguntas, campos de información, imágenes o un campo de fecha, haz clic en el botón '+'. Las imágenes tienen un tamaño máximo de 10 MB.
Ten en cuenta que algunas opciones sólo están disponibles en planes de suscripción superiores.
- También puedes adjuntar instrucciones como PDF e imágenes (jpeg y png) a un campo de formulario.
- Haz clic en 'Guardar formulario' y, a continuación, en 'Compartir', debajo de 'Título del formulario'.
-
Puedes compartir un formulario de varias formas, como generando un código QR, copiando un enlace, compartiéndolo en una stream o chat, o creando un acceso directo. A continuación se ofrecen más detalles.
- Compartir un enlace. Para copiar un enlace al formulario, haz clic en la opción 'Compartir un enlace'. Aparecerá una confirmación en la esquina superior derecha, indicando que el enlace se ha copiado correctamente en el portapapeles.
- Imprimir código QR. Para imprimir un código QR, selecciona la opción 'Imprimir código QR'. A continuación, haz clic en 'Descargar código QR' para guardar el código QR generado. Además, existe la opción de rellenar previamente el formulario con información y generar el código QR correspondiente.
- Compartir en stream / Compartir en chat. Opta por 'Compartir en stream' o 'Compartir en chat' seleccionando la opción correspondiente y enviando la información requerida. Asegúrate de proporcionar todos los datos necesarios, como los nombres del stream o del chat, antes de confirmar la acción.
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Crear un acceso directo. Genera un acceso directo haciendo clic en la opción 'Crear un acceso directo'. Sigue las instrucciones para enviar la información requerida. Esta función permite acceder rápidamente al formulario a través del acceso directo creado.
- Se requiere 'Sección', crea una si aún no hay secciones creadas.
- Si no se proporciona un icono personalizado, se utilizará el predeterminado.
- Sólo los administradores globales pueden crear accesos directos.
- Compartir un enlace. Para copiar un enlace al formulario, haz clic en la opción 'Compartir un enlace'. Aparecerá una confirmación en la esquina superior derecha, indicando que el enlace se ha copiado correctamente en el portapapeles.
- Dependiendo de a dónde deba enviarse el formulario enviado, puedes configurarlo en 'Notificaciones' en la pestaña 'Configuración'. El formulario cumplimentado puede enviarse en formato PDF a un chat, un stream, una dirección de correo electrónico o compartirse con terceros mediante un Webhook.
Ten en cuenta que algunas opciones sólo están disponibles en planes de suscripción superiores.
Permisos de creación y edición de formularios
Hemos introducido muchas posibilidades para colaborar en los formularios:
- Los administradores de grupo, ubicación y globales pueden crear formularios;
- Una vez que hayas creado un formulario, también podrás añadir otros administradores (de grupo, de ubicación y globales) que puedan gestionar el formulario contigo; los llamamos editores.
- Si alguien tiene acceso a gestionar el formulario contigo, significa que puede ver el formulario en el panel de control, realizar cambios en él, ver las exportaciones de Excel descargadas y mucho más.
Así es como puedes añadir editores al formulario que has creado:
- Seleccione el formulario deseado en el Dashboard y ve a la pestaña 'Configuración'.
- Haz clic en el campo Editores.
- Escribe los nombres o elígelos en el menú desplegable y haga clic en 'Guardar'. También es posible incluir grupos si muchas personas están autorizadas a modificar el formulario.
Permisos de respuesta
Puedes establecer que 'Todos', o que grupos o individuos o ubicaciones de personas puedan responder al formulario y rellenarlo. De este modo, sólo los usuarios que cumplan los requisitos podrán ver el formulario que les corresponda. Los respondedores del formulario pueden configurarse en consecuencia en la pestaña 'Configuración', en el campo 'Usuarios que han respondido'.
Permisos de acceso a los espectadores
Puede establecer que 'todo el mundo, o que grupos o individuos o ubicaciones de personas puedan ver el formulario enviado.
Esto es importante para muchos de los casos de uso de nuestros clientes; por ejemplo, si un formulario sobre problemas de mantenimiento se envía a un stream de 'Equipo de mantenimiento' con mayoría de no administradores, estos informes no serían muy procesables si estos miembros del equipo no pudieran ver el informe de mantenimiento. Los derechos de acceso de los visualizadores pueden configurarse en la pestaña Configuración, en el campo Visualizadores.
Cómo conectar un formulario con Zapier
Los formularios Beekeeper pueden utilizar Webhooks para desencadenar eventos cuando se envía un formulario. Esta funcionalidad puede ser cualquier cosa, desde introducir los datos del formulario en una hoja de cálculo, o enviar un correo electrónico a una persona específica. Explora las posibilidades de Zapier aquí.
Conectar un webhook para esta funcionalidad es bastante sencillo.
- Dentro de Zapier, crea un evento de activación Catch Hook con Webhooks by Zapier. Siguiendo el asistente de configuración, copia la URL de Personalizada Webhook en tu portapapeles.
- En Beekeeper, selecciona el campo Webhook en la pestaña 'Configuración', en la parte inferior de la página.
- Pega la URL del Webhook personalizado copiada en el cuadro de diálogo y pulsa Guardar.
- Visita este artículo del centro de ayuda para completar la configuración.
¿Cómo puedo ver los datos enviados en una Worker Bee?
Puedes ver los datos enviados en el enlace de envío configurado en el paso 10 o añadir los datos directamente a una Worker Bee para enviarlos a un Stream o a un chat. Para ello
- Crea un Stream de prueba.
- Crea una Worker Bee y escribe {{data}} en el texto de la Worker Bee. Haz que la salida vaya a tu Stream de prueba.
- Rellena el formulario. Los IDs de los campos de formulario recién creados serán aleatorios. El resultado tendrá este aspecto:
Para configurar una Worker Bee muy bien, ve al texto de la Worker Bee y:
- Añade el marcador de posición {{mention_actor}} para etiquetar el remitente.
- Añade el marcador de posición {{submission_link}} para obtener el enlace a la presentación.
- Añade {{data_fieldID_value}} y sustituye fieldID por la cadena larga de números y letras. Repite esta operación para todos los campos que desees mostrar en tu Worker Bee. En el ejemplo anterior, tendrías que escribir {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_value}} en el texto de la Worker Bee para obtener la respuesta 'Phone', 'Email' o {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_value}} para obtener 'This is a Test'.
- Añade {{data_fieldID_label}} para obtener la pregunta del formulario. Repite este proceso para todos los campos que desees mostrar en su Worker Bee. En el ejemplo anterior, tendrías que escribir {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_label}} en el texto de la Worker Bee para obtener la pregunta 'Opción Múltiple' o {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_label}} para obtener la pregunta 'Texto Largo'.
- Cambia el Stream de prueba por tu Stream, el lugar real al que deseas que vayan los envíos de formularios.
-
Guarda y activa la Worker Bee.
-
Rellena el formulario 🎉
¿Cómo se exportan los envíos de formularios a Excel?
Para exportar los envíos de formularios a Excel
- Ve a tu lista de formularios
- Haz clic en el icono de engranaje situado junto al formulario del que desea obtener los envíos
- Haz clic en 'Exportar resultados'
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